社内や取引先に提出する「提案書」見やすい＆わかりやすい提案書の書き方ポイント

提案書は、アイディアや意見などをまとめた文書のことで、主に企業の社内や取引先へ提出するために作成され、ビジネスシーンではよく使われる提案書になります。

提案書について必要項目や作成時のポイント 注意点などをまとめています。

提案書について

提案書について、そもそも提案書とはどんな書類なのか、どのような目的で作られるかなどを解説していきます。

提案書とは？

提案書とは、主に企業の取引先（顧客）に対して提出書類で、取引先へ新しいアイディアや意見を具体的に記載した書類を提案書と言います。多くの場合は、現状の問題点や課題点などを解決するような提案をする際に、提案書が使われます。

企画書との違い

一見企画書と同じように思いますが、企画書は、アイディアや今後取り組みたいことなどを、具体的に細かく記載して提出する書類です。大きな違いは、

• 提案書は、取引先（顧客）へ提出する書類
• 企画書は、上司（社内）へ提出する書類

になります。取引先へ提案書を提出して、OKがでたら、上司へ企画書を作成するという流れが主です。

提案書の必要項目とは？

提案書には、いくつか最低限必要な項目があるので、それぞれ解説していきます。

表題

表題は、「提案書」のみでつけるのではなく、何についての提案書かがわかるように、〇〇提案書とすることをおすすめします。

提出先企業情報

提出先の、企業と、担当者、部署などがわかれば、部署名などの記載をしておきましょう。

自社の情報

自社の会社名、住所、担当者氏名、部署があれば、部署名、連絡先（電話番号やFAX番号など）を記載しましょう。

現在の問題点

現在の問題点を簡潔に記載しましょう。

提案内容

提案内容は、2つ以上ある場合、箇条書きにして記載するとわかりやすい提案書となります。

提案理由

なぜ、今回このような提案に至ったのかを、具体的に記載しましょう。

効果

提案した内容を実地した場合、将来どのような効果がみられるのかを具体的に記載しましょう。

提案内容、理由、効果に関しては、相手に伝わりやすいよう、わかりやすい内容で記載することを心がけましょう。

無料ダウンロードが可能なひな形サイト

完璧な提案書を作成するには、たくさんの時間が必要になります。少しでも内容に集中できるように、無料でダウンロードできるひな形サイトなどを利用して、ひな形作成の時間を省くこともできます。

ダウンロードは簡単で、ダウンロード後は不必要な項目や、追加したい項目を簡単に追加 消去することができます。

わかりやすい提案書のポイント

提案書の内容は、相手に伝えたいことをしっかりと伝えるために、わかりやすく作成しなければいけません。どのような作り方をすれば、わかりやすい提案書になるのでしょう？

問題点を洗い出す

提案書を提出して、理解してもらうためには、説得力のある説明が必要となります。現状の問題点について、根拠のある情報やデータを用意しなければいけません。

メモに書き出す

提案書を作成する前に、企業へ何を伝えなければいけないのか、箇条書きにしてメモに書き出しましょう。

CTPTを意識して作成する

CTPTとは

C＝コンセプト（提案の背景 目的）

T＝ターゲット（誰に対してのものなのか）

P＝プロセス（提案をどのようにして実行するのか）

T＝ツール（提案を実行するには、何が必要なのか）

この４つの要素を揃えて記載すると、目的や実現性が相手へ伝わりやすい内容となります。

これらの内容をだらだらと書いてしまうと、要は何を伝えたいのかがわかりにくい文章になってしまうので、大切な事を簡潔にして記載することを意識して作成しましょう。

メリットをつたえる

提案を通すにあたって、企業へメリットがなければ意味がありません。提案を通過したら、企業へどのようなメリットが生じるのかを記載しましょう。

予算やスケジュールを明確に

提案書が採用されて、実行する場合、提案内容が完了するには、どのくらいの期間が必要なのか、予算はどのくらいかかるのかを記載しておくと、比較しやすくわかりやすい提案書になります。

注意しておく点について

提案書を作成するにあたって、注意しておくべき点がいくつかありますので、解説していきます。

提案内容は明確に裏付けも重要

提案の内容が不明瞭だと、提案書を作成する意味がありません。提案の内容には、伝えたいことを確実に相手へ伝わるようにコンセプトを明瞭に伝えましょう。

提案書の内容で「おそらく提出先は、このような疑問が出てきそうだな」という内容がある場合、その疑問点に答えられるようにあらかじめ裏付けもしておくことが大切です。

提案内容は、具体的で実現性が伴った内容にすることが重要です。

実現のできる内容にする

実現することが難しい内容を、採用する企業はありません。実現できるような提案をするようにしましょう。また、実現するには具体的に

• どのように
• 何が必要なのか

などを明瞭に記載することが大切です。

考えられる問題について記載

提案書を実行するにあたって、起こりうる問題がある場合は、記載しておくことで、考えられるトラブルを未然に防ぐことも可能です。

「そこまで想定して考えられれている提案書」という印象も残るので、採用されやすい環境を作ることもできます。

提案書を作成するには

提案書を企業に採用してもらうためには

• いかに情報収集ができているか
• 必要な情報が記載できているか
• 提案書の内容で、裏付けがきちんとできているか
• 相手に伝わるような内容でまとめられているか

がとても重要となります。提案書を作成するためには、それなりの情報収集が必要となります。その内容をうまく企業へ伝えられるようにまとめには、時間もかかります。

提案書を作成する際には、時間に余裕を持たせることも重要です。