稟議書を最速で承認してもらう書き方や注意点を徹底解説・具体的な内容数値を記載
稟議書という言葉を聞いたことはあるが、どのような書類なのか、書き方がわからないという方はたくさんいらっしゃるかと思います。
稟議書は、主に会社や官公署へ提出するための書類で、なにか新しいものを購入したり契約する際や、お客様と会食をしたりする際に使われ、複数人の承認が必要なので、スムーズに承認してもらうためには、稟議書について少し学んでおく必要があります。
稟議書について、稟議書をスムーズに通すにはどうすればいいのか？書き方や注意点をそれぞれ解説していきます！
稟議書について
稟議書についてここで詳しく解説していきます。
稟議書とは？
稟議書は、会社のお金を使う際や、クライアントと契約を結ぶなど、会社の承認が必要な場合に、その内容を上層部へ確認してもらい承認を得るために作成します。
PCの台数を増やしたい場合や、自分の部署に派遣社員を一時的に採用したい場合など、自分一人で決定できない事柄は、本来、会議などで話し合われるのですが、スケジュール調整などの手間を省くため、上層部の方々に稟議書で観覧してもらうという仕組みになっています。
稟議書の役割
稟議書は、会議の手間を省くためでもあるのですが、他にも
- 複数人の関係へ情報を共有するため
- 稟議の内容を把握・検討しやすくするため
などの役割もあります。関連部署との連携も速やかに進めることができ、改善ポイントや意見などを参考にすることもできます。
稟議書の必要事項について
稟議書は、会社で用意されていることが多いのですが、ここでは、一般的に書かれている稟議書の必要事項についてそれぞれ解説していきます。
表題
表題は一目見てわかるようになにについての稟議書なのかを記載しましょう。【〇〇についての稟議書】など…
申請内容
- 承認してもらいたいことの内容
- 申請理由
- メリット・デメリット
の順番で、結論をはじめに記載しましょう。
費用（予算）
予算額を記載し、見積書がある場合、添付しておきましょう。また、予算化されている場合も、その旨を記載しておきましょう。
添付資料
添付資料がある場合、添付資料があることを伝えるために、備考欄などに【添付資料あり】などと記載しておきましょう。A４用紙一枚におさまるように心がけましょう。
会社で決められているフォーマットがない場合、無料でダウンロードすることのできるひな形サイトを利用することもおすすめです。ひな形を作る時間をカットできて、内容に集中することができます。
稟議書の承認を得るためのポイントについて
稟議書は承認をいただくために提出する書類なので、承認者へ承認してもらえるように、内容を具体的にわかりやすく記載しなければいけません。稟議書の承認をスムーズに得るために幾つかポイントがありますので、それぞれ解説していきます！
情報収集を行い記載する
稟議書は、上層部へ提案を承認してもらうために、説得する書類です。上層部を説得するためには、証拠や根拠を具体的に説明しなければいけません。メリットやデメリット、また承認者が知りたいと思われる情報を考え、収集し、それぞれの証拠や根拠を詳しく記載しましょう。
結論をはじめに記載する
結論からはじめに記載すると、短時間で内容を把握することができます。
1.申請内容
2.申請の理由
3.効果（メリットやデメリットなども）
4.費用
の順番で記載することをおすすめします。
具体的な内容数値を記載する
「業務を1日短縮することが可能」「コストを5％カットできる」というような具体的数値を記載することも大切です。
だらだらとした文章はNG
だらだらとした文章は、結果何を伝えたいのかを理解できるまでに時間がかかり、読みにくいので、短時間で理解できるような短い文章にすることが大きなポイントとなります。
簡潔に書こうと、必要な情報をカットしてしまうと、内容が薄くなってしまい差し戻されてしまうので、注意が必要です。
伝えたい情報がたくさんある場合は整理をして、不必要な内容はカットし、必要な情報は箇条書きで記載するとわかりやすい文面になります。
デメリットのカバーについて記載する
読者は、メリットよりもデメリットについて知りたがっています。デメリットをどのようにカバーするのかも知りたいのでデメリットがある場合、あらかじめ、デメリットをカバーするためにどのような対策を行わなければいけないのかを考えて記載する必要があります。
事前に稟議書の内容を発信しておく
稟議書を出す前に、このような内容の稟議書を提出するということを回覧する方へ（決裁権者や承認者など）、事前に発信することで、「言っていた通りの内容だな」と、読者も頭に内容が入りやすくなります。
稟議書の注意点について
稟議書を提出するにあたり、注意しておく点が２つあるので、それぞれ解説いたします。
通るまでの期間は余裕を持つ
承認者が出張などで、すぐに確認できず、承認を予定していた日にちより遅くなってしまったという事態を防ぐためにも、スケジュールは余裕を持って組み、早めに稟議書を作成して、申請することが大切です。
承認者の不在情報などは、秘書などへ聞き把握しておくといいでしょう。
再提出になってしまった場合
再提出になってしまった場合、なぜ再提出になったのかをきちんと確認しておく必要があります。再提出でよくある指摘が
- 内容が長くて読みにくい
- 何が伝えたいのかわからない
- メリットのカバーについて根拠がない
- メリットがない
- 理由がいまいちわからない
などです。稟議書の作成ポイントでお話ししているのですが、これらに関しては、あらかじめ情報収集をして、根拠なども集めて記載しておかなければ、100％再提出になると考えておきましょう。
稟議書を最速で承認してもらうには
稟議書を最速で承認してもらうためには
- あらかじめ稟議書の内容を知らせておく
- 稟議書の内容は結論から記載する
- メリット・デメリットを記載し、デメリットに関しては、デメリットをカバーすることができるのか、その根拠も一緒に記載しておく
- 必要な情報を簡潔に記載する
以上の４点が重要となってきます。稟議書を提出する場合は、スケジュールを長めに設定して、できるだけ早く提出できるように心がけましょう。
