内定承諾書の辞退をする時の注意点や添え状の書き方とトラブル回避の方法について

就職活動をはじめ、採用面接などを行なった企業から内定通知書などが送られてくることがあるでしょう。それをもらって喜んでおわり…というわけにはいかず、企業側から内定承諾書の提出を求められることがあります。

企業側も内定承諾書を作成することになるため、はじめて内定承諾書を作成する担当になることもあるでしょう。内定承諾書について、書き方、テンプレートについて考えます。

内定承諾書とは？

内定通知書が送られてきてから　企業側に求められるものですので、その名の通り内定を承諾しました…という意志を表明するための文書となります。

もう少し深い言い方で伝えるとなると、入社を誓約する…というかたちの文書になり、内定をすることを約束します…というような効力を持っている文書となります。

一般的には、企業側が内定承諾書を内定通知書と同封して郵送してくることがほとんどですが、例外もあったりするので注意しましょう。

書類を提出する前に

内定承諾書を受け取った側は、内定承諾書を作成する前に注意すべきことが数点あります。内定承諾書は誓約書であることから、入社をしていない状態であったとしても法的拘束力が生じてしまう文書となります。

内定承諾書を出したら絶対に断ることはできない…というものではなく、民法において2週間以内であれば解約できるなどの規定は存在しています。企業側とすれば貴重な人材が入社してくれる…ということでいろいろな準備をしていますので、法的拘束力云々というよりはマナーとして考えた方がよいのではないでしょうか。

トラブルを避けるためには？

ペナルティの可能性

内定承諾書を提出した後、トラブルになりやすいのが辞退です。内定承諾書を提出した後で「やはり気が変わりました」といったかたちで伝えると、相手からさまざまなペナルティが乗せられてくる可能性があります。違約金などはないでしょうが、相手企業のやり方となりますので絶対にあり得ない…ということは言い切ることはできません。

トラブルの事例

注意すべきがグループ会社だったなどそういった場合です。グループ会社にて内定承諾書を出した後、断った場合はその会社に再入社というのは難しくなります。

別会社に今後転職や入社するとなった時、内定承諾書でトラブルを起こしていた…ということがわかればそれはトラブルの種になることはいうまでもありません。

入社の意思を固める

内定承諾書でトラブルを回避するためには真剣に入社意志があることを固めてから提出した方がよいでしょう。基本的には、複数社に内定承諾書を出してしまう…ということは決して行なうべきものではないので注意してください。

内定承諾書を確認する場合

内定承諾書を快く返信する場合、どういった項目が記載されているのかを確認します。あまりにも自分に不利なことが記載されていたり、入社後にトラブルになりそうなことなどが記載されていないか確認してみましょう。

大切なのは労働時間であったり業務内要、賃金、残業代、転職などそういった部分です。転職活動を行なっていた時に提示されていた内容と相違がないか、こちらに不利益が生じるような内容でないかを確認しておきます。

内定承諾書を提出するのであればあまり提出期限がギリギリにならないよう、できるだけ早めに返信をすると印象が良いいでしょう。

添え状について

内定承諾書を返信する場合、添え状をつけることが求められます。基本的には、内定承諾書のみを返送すれば問題ないのですが、ビジネスマナーとして内定承諾書には添え状をつけて返信するのがマナーだといわれています。添え状というのは、基本的に書類の表紙を意味している文書です。

どんな内容の書類を送ったか…というものになります。特に法的に定められている様式などはありませんので、基本に忠実に作成すれば失礼にはなりません。

内定承諾書の添え状の項目としては誰が、何を、何のために送付したのか…という事を明確にします。日付に宛名、さらに自身の名前や住所、県名、同封書類などを記します。内容は内定承諾書なので、「内定承諾書 1通」という形で送付するだけで問題ないでしょう。

本文をしっかりと記載するのであれば「時下、貴社におかれましてはますますご清栄…」という形の定型文からはじめて、「つきましては、内定承諾書をお送り致します」という文章を加えておけばよい印象を与えることができるのではないでしょうか。

内定承諾書の書き方は？

内定承諾書を受け取る側ではなく、作成をする場合もあるでしょう。自身が内定承諾書を作成して企業側に提出する…というシチュエーションもあるかもしれません。そういった場合、ある程度は書き方などを知っておくと安心です。

内定承諾書には決まった法的拘束のある様式などが定められているわけではなく、どんな項目を作成すればよいかわからない、という方もいるかもしれません。ここからは、内定承諾書の項目について考えます。

内定承諾書の書き方と項目

内定承諾書を作成する時には左上に会社名と代表取締役の名前を記します。どの会社に届けるのかをしっかりと記載しましょう。

中央上部分には内定承諾書というタイトルをしっかりと大きく、わかりやすく記載してください。この文書が、内定承諾書である…ということが人目で分かるように作成することが大切です。

本文としては、内定承諾書を受け取った側が作成するという文書ですので、会社側からのコメントではなく提出する方がコメントしているように記載するのが一般的です。「この度、私は貴社に採用が内定されましたので、○○大学を卒業の上は…」という形で文章を作成してください。

貴社へ就職することを快諾します…ということを伝えましょう。また、内定承諾書は会社側から送付されるものです。そのため、企業側が記載すべき重要な項目があるので確認しておきましょう。

条件提示について

内定承諾書には、内定取消となる場合の注意事項も記載しなければなりません。内定承諾書には以下の何らかに触れた場合は内定を取り消されることも快諾する…という一文を入れます。

基本的には、「内定者が単位取得不足などで大学を卒業できない」とか「内定者に犯罪行為があった場合」といった内容です。これらに該当したら、内定は取り消すという部分も記載するべきですので注意してください。

内定承諾書のテンプレート

内定承諾書を作成する際、ひな形などが残っておりそれらを埋めればおわりかもしれません。どうしてもそういったものがなく、自作でいちから作成しなけれなならない…という場合もあるでしょう。

個人の判断で内定承諾書を作成してしまうと、場合によってはミスが起こったりトラブルに発展してしまうことも考えられます。トラブルを避けるためにも、内定承諾書のテンプレートを利用するという手段がおすすめです。

インターネット上には、内定承諾書のテンプレートが数多く存在しており、それをダウンロードすることで手早く、内定承諾書を安心して作成する事が可能です。エクセルやワードといった様式で内定承諾書のテンプレートがあるため、自分の都合のよいようにアレンジをすることも可能でしょう。

テンプレートを上手に利用するのもひとつの手段ですのでぜひチェックしてみてはいかはでしょうか。