例文あり「鍵借用書」の様式や書き方は？細かな注意事項で貸し借りのトラブル回避
不動産関係の仕事をしていたり、何らかのシチュエーションで公共施設の鍵を借りることになった。口頭での約束ではなく鍵借用書を作成することが求められる場合があります。鍵借用書があれば、さまざまなトラブルを防ぐ事ができる上に借りている方も安心して利用することができるでしょう。
鍵借用書とは、その書き方などについて考えていきます。
鍵借用書とは？
鍵借用書とはいったいどんな書類なのでしょうか。鍵借用書とは、その名の通り、鍵を借りたした…という形における借用書です。不動産関係であったり、公共施設などにおいて鍵借用書は管理主が提出を求める、というパターンが一般的でしょう。
鍵借用書は、かたちだけ…というかたちで作成される事が多いですが、仮に鍵が無くなったとか紛失したなど、そういった時には強い効力を持ちます。曖昧な内容ではなく、正しく細かな項目まで埋めて作成することが大切になってくるのではないでしょうか。
借用書について
鍵借用書を作成する前に、借用書の効力についてを知っておくとよいでしょう。鍵借用書も借用書のひとつであり、借用書としてはしっかりと効力を持ちます。自分の回りには悪い人はいないだろうし、トラブルも起きるとは思えない、ということで曖昧な内容で作成してしまうとトラブルに発展します。
借用書は効力があるという事を理解した上で作成することをおすすめします。借用書というものについて理解を深めておく必要性があるでしょう。
借用書の基本
借用書とは、企業間というよりは個人間で何らかの貸借りを行なった際に作成される文書となります。基本的にはお金が多いですが、それはどんな物であっても作成は可能。子ども同士がゲームの貸借りをする際、親がその借用書を作成し、相手側に不備があった際は効力を持つほどの文書になります。
お金を貸した側であれば貸主ですが、鍵借用書の場合はその鍵を管理している人が保管することになります。借りた方が保管する形ではないので注意した方がよいでしょう。
鍵借用書の形式は？
鍵借用書を作成する際に形式について考える方もいるかもしれません。鍵借用書に効力があると知ると、どうしても正しい形式で作成しなければいけない…と身構えてしまうところもしかし、鍵借用書や借用書自体に形式は存在していません。
鍵借用書を作成する際は自らがよいと思って形式で作成することも可能なのです。基本的にビジネス目的であったり、不特定多数が借りるような公共の施設の場合はある程度の形式や様式にこだわるべきです。
飲食店などで鍵を貸借りする…という時に鍵借用書を作成するのであれば、ノートなどに記載するだけでも効力はあるようです。
借用書に必要な項目とは
鍵借用書を作成する際、どのような項目があればよいのか悩んでしまう方も多いことでしょう。形式がないからといって、適当に名前だけを記載するのではあまりに頼りない文書となってしまう恐れがあります。
一般的な借用書でも対応できるような項目を追加するという流れです。こういった項目を入れておくだけでも、鍵借用書がしっかりと効力を持つ文書として認められるのでおすすめです。
鍵借用書の書き方
タイトル
鍵借用書には表題を入れる必要性があるでしょう。その文書のタイトルとなる部分ですので、できるだけ目立つように大きな文字であることが望ましいと思われます。鍵借用書と記載してもよいですが、念書だったり覚書というタイトルでも問題ありません。鍵借用書ということがわかれば表題もそこまで考えなくてもよいでしょう。
宛名
宛名は、鍵を貸す側の名前となります。できれば住所や連絡先も記入できる欄があると安心ではないでしょうか。
その他
借りた日付、借りた鍵のNo.なども入れておくと安心です。貸した側の担当者の名前や住所などがおすすめです。
印
相手に印を押してもらうような欄を造りたいところですが、場合によっては持っていない場合もあります。拇印でもよいとされているので応用してみましょう。
最後に
「上記○○を確かに借用しました」といった文言が記載できる欄もあると安心です。
鍵借用書の例文について
実際の鍵借用書を見ながら例文をみていきましょう。鍵借用書には、さまざまな種類がありますが、その中でももっとも一般的なものを例に挙げています。
左上に差出人の名前を記載してください。右上部分に鍵借用書を提出する日付を記載します。その下部に、借りる側の名前と住所、会社だったらその責任者を記載します。印という部分も作っておくとよいでしょう。
表題として鍵借用書をいう文字を記載します。本文には、「下記のとおり鍵の借用 を承諾いただきたくお願い申し上げます」といったような文言を入れて始めます。
その後、鍵の管理は責任を持っておこなうとか、不要となった場合は迅速に返却する…という文言もあると便利です。さらに、鍵借用書で重要になってくるのは、相手が合鍵を作らないと誓約をする文言です。
鍵借用書でもっとも注意したいのが合鍵が作成された時、それについての注意点が記載されていなかった…などです。トラブルを避けるためにも、鍵借用書にその文言は入れておきましょう。
鍵借用書の細かな部分
鍵借用書を作成する際、基本的には上記のことがあれば問題ありません。どの期間、どの場所で、どんな鍵を使用しているのか…という事を明確にしておかないとトラブルになりかねません。
鍵借用書には使用期間とし令和○年○月○日といった流れで日付を記載してください。借りた日、そして返還する日をしっかりと記載してもらいます。
使用場所は、不動産であれば、その建物の名称と部屋番号となります。使用者の名前と使用目的も重要になります。鍵の明細ですが、場所と鍵番号、そして本数を記載できる欄を作成しておきます。後のトラブルを回避するためにも、本数とNo.は必ず記入してもらうようにします。
トラブルを最低限防ぐためには、それらの下部に注意事項という欄を作成し、いくつか注意事項を記載してください。トラブル防止に役立ちます。
鍵借用書のテンプレート
鍵借用書には特に形式が存在していない、とお伝えしました。注意しなければいけないのはトラブルを防止するための文言などの追加です。
初めて鍵借用書を作成する際など、どういった文言を盛り込めばよいのか不安になったり、時間がかかって結果的に適当または口約束で一定期間対応することなったりします。
トラブルを避けるためにも、鍵借用書はテンプレートを利用すると便利です。インターネット上には鍵借用書のテンプレートが数多く存在しており、ワードやエクセルといった形で作成することが可能です。
ワードやエクセルといったかたちであれば、自分の好きなようにアレンジを行なうことができます。鍵借用書のテンプレートを上手に使うことで、手軽に手早く鍵借用書を作成することができます。
トラブルの防止をできるか考える
鍵借用書を作成する際、もっとも重要視すべきはトラブルを防止できるか、です。鍵は、借りた相手が何らかの建物に入ることができるアイテムです。そこで何が行なわれているとか、さまざまなトラブルがあった際に鍵借用書は強い効力を持ちます。
鍵借用書のテンプレートなどを上手に利用しながら、鍵借用書を作成する努力をしてみてはいかがでしょうか。
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