休暇届の作り方や必要項目についてと休暇届や欠勤届の違い・理由は「私事のため」

会社に勤めている場合、会社カレンダーで休日になっていない日にお休みを貰う際に「休暇届」を提出する事を義務付けている会社が一般出来です。休暇理由欄でどのように書こうか悩んでしまう方も多々いらっしゃるかと思います。

休暇届の書き方や、注意点についてをご紹介いたします。企業側の場合、今使用している休暇届の管理がしにくい、もっと幅広く活用したいと感じている方へ、休暇届を幅広く活用できるような休暇届を作る為には、どのような項目が必要なのかについてもご紹介いたします。

休暇届とは？

会社へ勤めている方が、会社が指定している休日以外にお休みを取る際に、会社へ提出し報告するための書類です。

休暇届の目的について

会社側は、お休みを取った方が本来しなければいけない仕事を、代わりに担ってくれる方を探さなければいけません。事前に休暇届を受理していれば、当日までに代わりの人員を見つけ、穴埋めをする事ができるため休暇届を提出する事を義務付けている会社がほとんどです。

従業員は、お休みを取る場合、事前に休暇届を提出して報告しなければ会社側へ迷惑をかける事になってしまいます。

有給休暇には休暇届は必要ない

有給休暇は、労働者の権利です。会社側は申請されれば、よほどのことがない限り承諾しなければいけませんし、労働者側は、理由がある、無い、関係なく休暇を頂く事ができます。本来は有給休暇に休暇届は必要なく、休暇届の提出が必要としていても、会社側は理由を記載する事を強要できません。（強要している場合は違法になります。）

休暇届と欠勤届の違いについて

休暇届と欠勤届は、どちらも会社を休む際に提出する書類という点では同じです。大きな違いは、休暇届は、有給休暇を使用した休暇の場合に提出します。反対に、欠勤届の場合は、有給休暇を消化してしまった後の休暇や、有給休暇がない場合（無給）に欠勤届を提出します。

欠勤届は欠勤した分だけの賃金が引かれるだけではなく、昇給昇進などの査定にも影響する事があります。有給休暇の取得は、計画的に行う事をおすすめします。

休暇届の注意点について

休暇届を提出する前に、注意点について確認しておきましょう。

休暇届を出す前に一報しておく

休暇届を急に提出するより、休暇を頂く旨を上司へ口頭で伝えていれば、お休みを取りやすくなります。休みを取りづらい場合などは、あらかじめ上司へ伝えておいてから、休暇届を提出する事をおすすめします。

休暇届の提出期間

できれば1ヵ月前までに提出していると、会社側もOKを出しやすいです。遅くても、2.3週間前までには提出しておくことが一般ルールです。前もって伝える事が困難な、緊急性がある内容（葬儀や病気など）の場合は例外ですが、休暇届には、日程や時間などをわかる範囲で正しく入力しなければいけません。

理由の記載について

有給休暇には理由を記入する必要がありません。「私事都合」など、簡単な文章でも問題ありません。有給が無く、お休みをいただく場合でも、本来理由は必要ありませんが、無記入のまま提出するのは提出しづらいという方でも「私事都合」と書いても問題ありません。

結婚式やお葬式などの場合はそのまま「結婚式に参加するため」「葬儀に参列するため」などと書きましょう。

休暇理由が病気やケガの場合の診断書

休みを頂く理由が病気やケガの場合、診断書は必要になるのでしょうか？診断書の有無は会社の規定によってそれぞれ異なるため、診断書が必要と言われた場合は発行してもらわなければいけません。診断書の提出を促される例としては

• 長期的の休暇
• 伝染病（コロナウイルスやインフルエンザなど）
• 傷病手当の申請を行う場合

などです。風邪などの場合、診断書を求められることはほぼありません。

嘘の理由は処分対象

「家でゲームをしたいから有給を使って休みを取る」場合、上司へ休暇の理由を聞かれた際に、「私事」や「家庭の事情」などと答えるのには問題ありませんが嘘の理由「風邪」や「けが」「誰かが亡くなった」などと嘘をつき休みを取ったことが知られてしまった場合、何らかの処分の対象となる可能性があります。

理由を伝える義務はないので、休む理由について聞かれた場合は「私事」と伝えておきましょう。

休暇を断られた時の対処法について

務めている会社によっては、休暇を取る事が難しく、なかなか自由に休みを取らせてくれないという会社もあります。断られた場合、休暇を貰えない詳しい理由と、いつなら休暇の取得が可能かを確認する事が大切です。

休暇が取れない理由で一番多いのが、期限が迫っている業務がある、業務を代わりにできる人を用意できないなどの理由です。この場合、いつなら休みを取れるのか、どうすれば休みを取れるのかなどについて上司と相談しておきましょう。

有給休暇の拒否はパワハラになる

有給休暇の申請を拒否した場合、パワハラになるケースがあります。パワハラは、成立すると慰謝料を払わなければいけない可能性もあるため、注意が必要です。

休暇届の作り方、必要項目について

• 表題は「休暇届」や「休暇願」などとしておく。
• 休暇期間は〇年〇月〇日～〇年〇月〇日のように西暦、もしくは和暦から記入できるようにしておく。
• 休暇理由
• 連絡先：住所、電話番号
• その他（備考欄）

「有給休暇」「生理休暇」「慶弔休暇」「産前産後休暇」「特別休暇」など、休暇の種類にチェックをして一目見て何の休暇なのかを確認しやすくする、休暇期間の合計を記入するようにするなどとすれば、より分かりやすい休暇届となります。

「私事のため」

休暇届で多い「理由」についての記載ですが、本来は理由を伝えなくてもいいという事がわかりました。無記入では提出しづらいという方もいらっしゃいます。そのような場合は「私事のため」などざっくりと記入して提出しましょう。

企業側は有給休暇を取る理由などはできるだけ聞かないように心がけましょう。あまりにもしつこく問いただしてしまうなどの行為は「パワハラ」と言われかねませんので、気を付けましょう。