休職通知書の必要な書類や休職前の確認事項と傷病手当金の作成と手続きについて
従業員を雇っている会社は、社員から休職を求められる事があります。休職の理由は様々ですが、間違った対応をしてしまうと、パワハラ扱いされてしまう恐れもある為、休職者への対応には注意が必要です。
人事は求職者へ休職通知書を発行し、労務管理上の手続きを行わなければいけません。休職通知書についてあまり良く知らない、労務管理上の手続きって何？と疑問を持っているかたもいらっしゃるかと思います。休職通知書の作り方や注意点、人事が行う手続きについて、ご紹介いたします。
休職通知書とは？
休職通知書とは、従業員が何らかの理由で休職が必要になった場合、休職者本人へ、就業規則にのっとった休職期間や復帰の際の対応についてなどを記載して通知する文書の事です。
休職とは？
休職とは、労働者のなんらかの都合により会社を一定期間休むことを言います。企業からの休職命令が出る事もあります。休職の理由として、多いのは以下の理由です。
- 事故を起こしたことによる休職
- 起訴を起こされたことによる休職
- 出向を命じられたことによる休職
- 留学などの自己都合による休職
- 病気が原因による休職
などがあります。近年では、メンタル面が不調という理由で休職するという事も珍しくはありません。
休職には法的規則はありません
休職には法的規則が無いため、休職の期間の定めや、休職期間中、復職後の対応については、それぞれ企業によって違います。多くの企業では、1年未満の雇用労働者については、休職制度は適用しないとしている所もあります。
自由に決められる点を利用して、あまりにも厳しい規則を決めてしまうと、後に問題になってしまう事もあるので、休職制度を決める際は、慎重に決めるようにしましょう。
企業としての対応を誤るとどうなる？
会社側は休職者が出ると困るという事で、何とかならないかと時間稼ぎをしてみたり、何か嫌味を言ってしまったという対応をしてしまう企業も実際にあります。休職者に対しての対応を誤ってしまうと、企業はとても重大な訴状トラブルに発展するだけではなく、企業イメージも崩れてしまう事があります。
これまで実際に起こった例では
- 休職の判断が遅れ、病状が悪化し会社へ150万円の支払いが命じられた
- 休職期間を誤っていたことが判明し、会社が行った解雇が不当解雇とされ300万ほどの支払いを命じられた
- 休職者を解雇したことが不当解雇と判断されて、会社側に1100万円の支払いが命じられた
小さな出来事といえないほどのトラブルに発展しかねない事態になってしまう前に、企業側は、休職についての対応をしっかり学ばなければいけません。
休職のために必要な書類は？
休職の手続きは、企業によって様々なのですが、一般的に必要とされている書類は
1.診断書
2.休職願
3.長期休務報告書
以上の3点です。それぞれの書類について解説していきます。
診断書について
病気を理由に休職をする場合は、診断書の提出が必要になる場合があります。病気による休務なのか、怠慢による休務なのかを判断するためです。
診断書には会社にとって必要な情報がかかれている事が一般的ですが、念のため休職者には、診断書に必要な項目（療養期間の明記など）を伝えておきましょう。
休職願いについて
会社によっては、休職願いを必要としない場合もありますが、会社の規則で休職願いが必要とされている場合は、作成をしてもらわなければなりません。休職願いの提出のタイミングは、休職に入るタイミングで提出してもらいましょう。
長期休務報告書について
企業の規則に長期休務報告書の提出が定められている場合、部署内で長期休務をしている従業員がいる場合は、上司が人事に対して提出しなければいけない書類です。
長期休務報告書は、人事が従業員らの勤怠や給与管理を行うために使用する文書です。企業によっては、必要ないとされている書類なので、あらかじめ確認しておく必要があります。
休職に入る際に確認しておく事
休職者が休職に入るまでに確認しておかなければいけない事をご紹介します。
休職中の社会保険について
休職期間中、企業に在籍していたとしても無給となり、社会保険の負担は通常通り休職者が負担しなければいけません。社会保険料は企業へ振り込んでもらわなければいけない為、企業の指定日と振込口座を伝え、指定日までに振り込んでもらうよう、約束を交わさなければいけません。
住民税については、会社を経由している場合、本人の徴収に切り替えてもらう事をおすすめします。上記のような休職に関する事項は、「休職確認書」などで通知しておくことをおすすめします。
定期的な連絡をお願いする
休職中の従業員には、1ヶ月に1回など、定期的に現状についての連絡を行うように、伝えておきましょう。
傷病手当金の手続きについて
休職者が、病気やケガなどの理由で会社をやむを得ず休職しなければいけなくなった場合に支給される傷病手当金は、休職者本人が、自身が所属している保険組合へ申請をしなければいけません。傷病手当金は、傷病手当金申請書が必要となる為、人事は、申請書の入手方法を従業員へ伝えてあげましょう。
傷病手当金の支給期間について
傷病手当金は、支給開始日から最長で1年6ヶ月受け取る事が可能です。手当金額は、給与のおよそ6割です。これらは、事前に申請者へ伝えておきましょう。
休職通知書の作り方について
休職通知書の作り方についてご紹介いたします。
休職通知書に必要な項目
休職通知書には必要最低限記載しておきたい項目があります。
- 休職者氏名
- 休職期間（何ヶ月の休職なのか、休職期間は休職開始日から終了日まで記載しましょう。）
- 休職満了日までに復帰できない場合の対処について
- 就職期間中の確認事項
以上の4点は、記載するようにしましょう。
対応は正しく行う
休職を求めている方に対しての対応は、正しく行い、後にトラブルに発展しないよう細心の注意が必要です。会社の規則を正しく従業員へ伝える事も大切です。企業側は休職について、十分に学んでおきましょう。
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