病気やケガでの休職通知書・書き方や義務と注意点とは？休職中の給与はどうなる？
何らかの都合で勤めている会社を長期間休む場合、電話連絡など口頭ではなく休職通知書を提出する必要があります。心身になんらかの症状が出た時、医師からの判断にて会社を長期間休暇する時などは特に休職通知書が必要でしょう。
休職通知書について、休職通知書の書き方、休職通知書の注意点、休職通知書の種類などをまとめていきます。休職通知書を作成したいと考えてる方はチェックしてみてください。
休職通知書とは？
休職通知書とは、客観的に見て就業できる状態ではない社員に対して会社側から休職を通知する書類のことです。従業員の健康上の理由など、子育てや介護などの何らかの理由により働くことが、不可能と会社側が判断した場合に、就業規則などの規定により休職を通知することができます。
休職通知書の書き方
怪我さらには心身的な問題で長期間の休暇が必要になった場合、会社側はその対象者に休職通知書を提出する必要があります。自らが出す場合、医師の判断があった場合などさまざまなシチュエーションがあるのですが、それらを行き違いになるとトラブルに発展することがあります。
産業医の判断によって当該社員には長期休暇が必要であると判断された場合、それを放置していくるとトラブルが起こる可能性が高まります。自らが休みたいということ、そして医師の判断があることを確認してから休職通知書を書き、提出するようにしてください。
休職通知書が必要な事柄
一般的な原因は、病気やケガです。特に近年、問題となるのは、癌や鬱病です。
癌を患った場合
医療技術の進歩によって、ガンが進行している従業員も就労可能な状態になっている例が増えてきています。従業員に働く意思がある限り、会社はその意思を最大限に尊重しなければなりません。働くことが、生きる意欲に繋がる場合もありますので、ガン患者だからといって仕事量を減らしたりする気遣いは、かえって本人の気力を削ぐ形になってしまう場合があります。
ガン患者は、常に体調が急変する危険性がありますので、会社で働いてもらうことに躊躇する会社の事情もよく理解できます。しかし、休職制度の採用も合わせて、ガンを患ってしまったからといって安易に解雇しないように気を付けましょう。
鬱病や精神疾患の場合
鬱病など精神を損なった従業員の休職や復職については、会社が十分なケアを行う必要があります。鬱病の治癒には、数ヵ月から数年の期間を要する場合があり、会社も粘り強く、治癒を待つべきだと考えられます。鬱病は、定時の仕事で毎日の生活習慣が整うことによって、復調しやすくなることも多いのです。
精神を損なった従業員のケアで特に重要なのは、復職させるタイミングです。タイミングを間違ってまた休職になるリスクがあるのです。仕事内容に精神を損なう原因があった場合、労災認定されて会社の責任を問われる可能性が出てきます。精神を損なった従業員の言動に違和感があったり、急に連絡が取れなくなるなどの異変があれば、ご家族と連携を取り、病院の受診通知を出すようにしていきましょう。
裁判に巻き込まれる事もある
民事事件の被告として裁判に巻き込まれる場合がありますし、犯罪の容疑を掛けられて逮捕・勾留されることもあります。こうした司法手続きへの対応で仕事に就けない場合がありえますので、その場合は休職手続きを採りましょう。
「裁判沙汰」という言葉があるとおり、日本では裁判に巻き込まれている時点で、「面倒なことになっている」「何かやったに違いない」と色眼鏡でみられがちです。しかし、証拠に基づいて最終的な判断を出すのは裁判所です。刑事手続きなら有罪が確定するまで無愛が推定されていますので、本人が罪を認めていない以上は、休職で裁判の行方を見守るべきです。
休職通知書のテンプレート
休職通知書のテンプレートがあるのでそちらを確認してみましょう。
テンプレートの基本
休職通知書というタイトルを見やすいフォントと大きな文字で記載します。そして、その該当者に届くように「○○殿」という欄を必ずつけてください。
例文
「貴殿は業務外の傷病により、○○年○○日よりすでに○○ヶ月の欠勤状態にあります」という感じでその社員がどの程度の休暇を取っているのか記載します。
「医師の診断書によれば、なお○○ヶ月の療養を要することが必要であると判断されました」と、あと何ヶ月休養する必要があるのかを記載し、「よって、当社就業規則第○○条に基づき、貴殿を今後○○ヶ月の間、休職することとなりましたので…」という感じで通知しましょう。
必ず書類がいつ作成されたのか、そして誰が出したのかも把握できるようにしてください。このように言葉で記載してもわかりにくいと思いますので、休職通知書のテンプレートを参考に作成してみましょう。
就業規則を確認する
一番重要なのが、会社の就業規則を確認する作業です。従業員が誰が見ても働ける状況にない時にどのような措置を取るか就業規則に記載しているかを確認しましょう。休職通知書を出してその間の給料などはどうすれば良いかこれについても通常は、就業規則で取り決めているはずですので、確認することが重要です。
もし、就業規則を取り決めていない場合は早急に就業規則を定めましょう。
休職通知書で休職中の給与
休職中の従業員は、労働を会社に対して提供していませんが、そもそも休職期間中は労働の義務を負っていません。会社が特別に休職期間中にも、特別な手当てを支給する場合があります。
休職が始まってしばらくの期間は満額の給料分の手当てが支給される場合、休職が長期間にわたると、手当てが徐々に減額されたり、支給されなくなったりする場合があります。
休職期間中の従業員の取り扱いについては、前述したように従業員にとって一方的に不利なルールを定めない限り、会社が就業規則で自由に定められます。
手当てが支給されない場合
休職中に手当てが支給されない場合は保険協会や保険組合に申請することで、健康保険から「傷病手当金」が支給されることがありますので、休職中の方は確認してみましょう。
手当てが出ないからといって、休職中に有給休暇を取得することはできません。有給休暇の取得は、その従業員に労働義務が課されていることが大前提だからです。
休職通知書のフォーマット
前述した休職通知書は、かなりシンプルなものでした。より詳しいことは、人事などの方で処理するので休暇が必要な該当者は安心して休みなさい、という旨にも感じられる内容でしょう。
休職通知書のフォーマットによっては細かな部分まで通知することもできるのでそういったものを使うという手段もあります。休職に関する説明書（休職発令・承認書）として書類を通知する場合です。
基本的には、主治医などからの指示によって休職を通知する…という旨は一緒なのですが、その休職中の対応について細かく定められたフォーマットに必要事項を記入するというパターンです。
「休職期間：年月日～年月日」といったように休職する期間をしっかりと明記してあげると安心でしょう。また、休職中の給付についても詳しく記載してみましょう。
「療養に専念できるよう健康保険法に基づき…」という記載内容につづき、「最初に受給した日から賃金の約1分の2が最長○○ヶ月支給されます。」などわかりやすく期間を示してください。
休暇する方も、いつまでいくら賃金が支払われるのかわかるので安心でしょう。
休職通知書の義務と注意点
休職通知書は、主治医の指示があった場合に提出することが義務づけられています。ただし、休職制度というのは会社によって判断が違ってくるため、法律上の定めという意味では存在していません。
休暇が必要となる対象者がいつ休みに入り、そこで給与を支払うか否か…という部分は会社都合によるところになるため注意が必要です。
休職通知は相手から休職願を提出されたことではじめて通知できる…という場合もあります。ただ、休職願を提出してきたからといって会社側も休職通知書を提出するとなると、そこの判断ラインが曖昧になりトラブルが起きてしまう可能性があります。
社会保険料の負担や住民税、傷病手当金など休職者にはさまざまな問題が降り掛かってくるため、トラブルを避けるためにも徹底した休職通知書における社内ルールを作成しておくことが求められるのではないでしょうか。
休職通知書兼同意書
休職をする際に提出される休職願を受けとったら、休職通知書兼同意書を会社側は提出することになります。休職者は、休職通知書兼同意書という同意書も同時に受けて取っていることで安心して休暇に入ることができます。前述したように、事細かな部分を記載できるフォーマットやひな形、テンプレートなどを使うことでトラブル回避ができるので利用してみましょう。
社労士など、こういった方に相談しながら休職通知書兼同意書を作成しておくことをおすすめします。
休職通知書は詳しく
休職通知書を作成する場合、できるだけ細かい部分まで内容を埋める必要があります。休職者が復職しやすいよう、安心できる内容の休職通知書を作成できるように努力してみてはいかがでしょうか。
関連記事
