内示書の書き方や記入方法と法的効力は？発注書との違いとは？人事内示書を解説
仕事の中で、内示書を制作する担当になった…という方もいるかもしれません。内示書は、正確に作らないとさまざまなトラブルに発展してしまう可能性がある書類です。作成を依頼された場合はしっかりと細かな部分まで把握して利用する必要性があるのではないでしょうか。
内示書の書き方のさまざまなパターンについてお伝えしていきます。内示書を利用する予定がある方はぜひチェックしてみてください。
内示書とは？
内示書とは何なのか、把握しておくところからスタートしましょう。内示とは非公式の事例のようなものであり、それを文書にしたものです。異動などが決まった時にその日に急に言われるのではなく、その前に内示書という形で知らされるような場合に使われています。
内示書を受け取った側は、その内示の内容通りに動くことが求められるため、断ることができないと考えられています。人事異動の内示の場合は、正式な辞令を出す前に前もって本人に知らせることです。
一般的には、内示というと人事異動の内示を想像する人が多いですが、人事の内示のほかにも、内示発注など、正式な受発注の前に非公式に「発注しますよ」と前もって知らせる書類も存在します。
内示書の種類
内示書には、大きく分けて2種類の内示書が存在しています。社内における人事異動に関する非公式な通達が「人事内示書」と呼ばれています。会社間の契約においても、取引相手が決定した場合や、契約数が決定した場合、公式に発注する前の内示発注として知らせる場合は、「発注内示書」と呼ばれています。
人事内示書とは
人事内示書とは、人事内示書には、転勤や部署異動などに関するものもあれば、新入社員候補者に対して「合格」の意味で出される「内定通知書」もあります。
人事内示書は、異動や昇格、転勤を本人に伝えるもので、オフィシャルでみんなが知る「辞令発令日」より前に先に本人に知らされます。
転勤を伴う人事内示書とその他の内示書では、一般的には知らせる時期が異なります。転勤を伴う人事異動の場合は、通常の内示より少し前に内示がでたり、内示より前に内々示が出たりします。これは準備など受けるか受けないかを選択できる場合があるからです。
内示発注とは
内示発注とは、正式発注の前に、契約予定の発注内容を知らせることです。内示発注書を受けた会社としては、「受注見込み」として納品の準備をすることができます。正式な発注書を待っていたら、納期までに納品が間に合わない場合などに「内示発注書」をもらい、多少の変更があることを前提に手配を依頼することができます。
内示書の効力は？
内示書で度々トラブルになりがちなのが、断るか否かのポイントです。内示書は断ることは難しいとされており、効力がかなり強いものと考えられています。仮に、内示書について異議申立てがある場合、期間が許すのであれば人事と交渉することは安濃です。内示書に記載されている内示については、ほとんどが辞令という力を持っていると考えていいでしょう。
辞令と同じレベルの法的効力を持っていることから、覆すことは難しく、逆に部長の昇進内示があった場合はほとんどが守られると考えられます。発注内示書に関しても法的効力はあります。発注内示書を受けて商品を手配して相手がキャンセルを入れてきた場合は、賠償金などを請求できるぐらいの法的効力があります。
内示書は非公式だが重要
内示書は会社的には、非公式のお知らせであり、書類としても非公式のものとみなされていますが、会社を通して出される書類であるため、取引などにおいては、法的に考えても非常に重要な書類となります。内示書を作成する場合は、相手に対してどのように伝えるかを内容をしっかり考えて記載してお知らせしなければなりません。
人事における内示書の場合は、非公式であるがゆえに他人に話すことは禁物です。転勤を愚痴りたい気持ちや昇格を喜びたい気持ちや早く引継ぎをしたい気持ちはわかりますが、そこはしっかりとこらえて、正式な辞令が出る日まで口外はしないようにしましょう。
内示発注書は契約書と同じ
取引先などに対して、先に行われる内示発注書については、契約内容の相違が無いように書類で行われる補助的な書類として扱われるため、口頭で内示発注を受けたとしても契約書類として扱われます。そのため、内示発注した会社としては契約を履行する法的義務を負うことになり、万が一契約が不履行になった場合は、損害賠償等を支払う義務も生じることになります。
内示として法的義務が生じる例としては、会社間の内示発注が唯一のものとなるため、注意が必要になります。同じ内示書だからと言って、会社からの非公式というものではなく、公式の書類であるということを覚えておかなければなりません。また、前述のように口頭での内示発注も契約として成立するため、これについても注意が必要です。
内示書に印紙は必要なのか
発注内示書には必要になってくるでしょう。契約書に準じる内容が記載されている内示書であれば、印紙は必要になると考えられます。前述のように発注内示書は法的義務が生じるためほぼほぼ契約書と同じだと考えられます。
必ずしも金額を書き込んだ内示書が契約書に準じるということではないと思いますが、記載していないよりは記載しているほうが契約書に準じる割合が高くなります。また、トラブルも防止できるようになります。
内示書の書き方について
内示書は、非公式の文書ということです。内示書を書く際、その会社によってのテンプレートやひな形が存在するため、一口に内示書の完全な書き方というものは存在していません。記載すべきこと、項目など必要最低限のことを書いて埋めていくという意味ではある程度ひな形を作っておいてもよいでしょう。
内示書の書き方の頭は内示書という大きなタイトルで始めます。一体、どんな内容の書類なのかを明記せずにそのまま出してしまうと、法的効力についても弱くなってしまう恐れがあるからです。締めの部分では「以上」という言葉で締めくくるとよいでしょう。省略することもありますが、丁寧に記載することが大切です。
内示書は、見積書などでも利用されることから、必要最低限のことをしっかりと記載する使い方を覚えておきましょう。
内示書の例文
内示書を利用する際、ある程度例文をしっかりと作っておく必要性があるでしょう。人事異動における内示書の例文を見ていきましょう。
「内示書」とはじめに書き出し、「〇〇〇〇殿」という流れで相手の名前を出し、「〇〇部〇〇課への異動を発令します」という伝えるべき目的をしっかりと記載しましょう。
伝言があるのであれば、「○○日までに○○部 部長の○○に連絡をしておいてください。以上」というように締めてください。内示書は私的な文章を入れたり、何らかの余地があることなどを記載するものではありません。
公的文書レベルの効力があるものが内示書なので、それを受けた側はしっかりと記載してある文書に則って動くということを考えておくべきでしょう。
内示書の効力は本当はない？
内示書は、辞令レベルの効力を持っているとお伝えしました。基本的に、会社から出されたものであればそれに従うのは普通であり、そこで拒否してトラブルを起こすということは会社を辞めてもらう…というような内容に発展していってしまいます。
内定の内示書であったり転職、人事異動といった内示書が届いても、その人間の意志を全てコントロールできるという効力があるわけではありません。取り消されることもありますし、逆に取り消すことも場合によっては可能となります。
意に添えないということで会社を辞めたとしても、それについて賠償請求がなされるわけでもないのです。注意すべきは内示書に記載してあることを守らないなると、会社内での信用について傷ついてしまうことがあります。
内示書の取り消し権利を主張することで、会社側から厄介な社員と見なされ動きにくくなることは当然でしょう。そこだけは、注意すべきではないでしょうか。
内示書のテンプレート
内示書は、その会社によってさまざまなテンプレートが用意されているはずです。いちからエクセルやワードで作成をしてもいいですが、内示書は効力を持っているためできればシチュエーションに応じたテンプレートを利用した方が得策でしょう。テンプレートを利用する際は、さまざまな文字が先に入っていることからそれを消さずに残しておくのはミス文書になってしまいます。あくまでベースとして記載し、「ほぼ確定した発注」などもはっきりさせるような内容で制作しましょう。
内示書は正確に！
内示書は、非公式な文書ですがとても力を持っている文書のひとつです。正しく、正確に記載できるようにテンプレートなどを上手につかって仕上げるようにしてください。
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