従業員への減給通知書とは？減給の通知方法や限度額の注意点と通知の書き方を解説
減給通知書は、頻繁に作成される書類ではなく、ルールをしっかり把握できている方は少ないのではないでしょうか。減給通知書は作成時に注意しなければいけない点や知っておくべき事がいくつかあります。知らずに過度な減給などをしてしまうと、かえって不利となってしまう場合があります。大きなトラブルを回避するためにも減給通知書について、作成時の注意点やポイントをご紹介いたしますので是非参考にしてください。
減給通知書について
減給通知書とは？
労働者が就業規則や会社のルールを破ってしまい、懲戒処分として減給とする場合や、決められた利益に達成しなかった場合の対応として減給を言い渡す際に使用される書類です。
通知方法について
問題を起こした際などで減給が決定されてしまった際に、事前に口頭で上司から知らされる事がほとんどですが、最終的には、書面で通知する必要のある場合があります。
減給通知は原則、書面通知とされている
就業規則に「懲戒処分は書面で通知とする」などの記載がある場合は、書面にて通知を行わなければなりませんが、その記載がない場合は、口頭で通知する事は可能です。民法上でも懲戒処分の通知方法について書面で通知しなければならないという決まりはありません。
書面通知をすべき理由について
書面通知をすべきとする大きな理由の一つが、会社と雇用者での「言った」「聞いていない」のやり取りを避けるためにも作成しておくことをおすすめします。その他にも書面にする事で、処分内容を明確にすることができ、再発防止のこうかもあります。
減給通知書の注意点や対応について
減給者が弁護士に相談された場合
減給者が弁護士へ相談をした場合、会社側に書面通知の提出を求められます。書面通知を作成していない場合は、ただちに書類を作成しましょう。
通知書の受け取りを拒否された場合
減給者が通知書の受け取りを拒否した場合は、減給に至った原因や通知をしたという事実を履歴に残すためにも、郵送で通知をするようにしましょう。
就業規則に懲戒処分の規則やその通知方法を記載
就業規則に記載がない場合、就業規則に乗っ取り懲戒処分にする事ができなくなってしまいます。労働者を雇う際には、必ず就業規則を作り、通知方法を記載するようにしましょう。この時の、通知方法については上記項目の事から、口頭での通知とするより書面での通知にしておく事をお勧めします。
従業員には弁明の機会を設ける
減給通知書をめぐり裁判となった際に必ず問われる事が、「弁明の機会を与えていたのか」という事です。会社が従業員に対して、弁明の機会を設けず一方的に懲戒処分を行った場合、裁判判決で違法だとされてしまい、懲戒処分が無効となってしまう事があります。
そうならない為にも、減給通知書を通知する前に必ず弁明の機会を設けるようにしましょう。
賞与からの減給について
賞与から減額する場合もありますが、労働基準法上可能であり、この場合でも限度額が設定されています。
- 1つの問題につき平均賃金の2分の1
- 総額賞与額の10分の1が限度額
上記を超えないように注意しましょう。
減給についての注意点
1回の問題につき1日分の給料の半額まで
労働基準法により、減給額に限度があり、それを超えてしまうと懲戒処分無効とされるだけではなく、法律上限度額が超えていると、会社が賠償を命じられてしまう事もあります。
労働基準法で決められている限度額は、1回の問題につき1日分の給料額の半額までが限度額とされています。
就業規則に限度額を記載している場合
就業規則に、就業規則を破った場合の減給限度額について記載がある場合は、就業規則に記載されている限度額を守らなければいけません。正し、就業規則で記載されている限度額も、1日分の給料の半額までとされているので記載する際には注意しましょう。
減給処分は1回の問題に対して1回のみ
減給の期間、1回の問題につき1回のみとなっています。1月に減給を行った場合2月は元のお給料に戻さなくてはいけません。
1ヶ月に何度も減給処分を行う場合
1日分の給料の半額×減給の処分を行った回数を減給の限度額となりますが、1ヶ月の減給額の合計が月の合計給料より10分の1を超えないようにとの決まりがありますので注意しておきましょう。
懲戒処分でない場合
「当初決めていた目標に達しなかった場合は、減給をする」と従業員と会社での合意の元の減給や、役職の降格に基づいての減給の場合は、上記の規定は適用されません。
不当の減給はNG
就業規則を破ってはいないが、それに近いことをした、仕事能力が無いなど不当な理由での減給は、裁判の際に不当減給となり懲戒処分を無効にされてしまうだけではなく、賠償金を課せられてしまう可能性も十分にあります。
減給通知書の書き方について
減給通知書の項目について
減給通知書には決まった書式は無いため、基本的な項目をご紹介いたします。
減給者の基本情報について
- 部署
- 課
- 氏名
を記載しましょう
代表取締役の氏名押印
- 代表取締役の氏名
- 押印
を記載しましょう
表題
表題には「懲戒処分通知書」や「減給の懲戒処分通知書」などを表題として記載しましょう。
懲戒該当理由
懲戒に該当している内容について、どのくらいの期間、どのような違反をし、結果どのような損害を会社に与えたのかなど、重要な部分を記載しましょう。
懲戒該当事項
上記の問題は、就業規則のどれにあたるのかを記載しましょう。
懲戒の程度
減給の場合は、「減給」とし、どのくらいの減給になるのか、どのくらいの期間なのかを記載しましょう。
受取人のサイン
減給通知書を確かに受領したという証に、従業員の署名と押印を貰います。今後のトラブルを避けるためにも「今後、就業規則を厳守いたします」などの文言を付け加えておきましょう。
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