結婚式や葬儀の受付にある芳名帳（ゲストブック）役割や受付を頼まれた時の対応
結婚式や葬儀で使う芳名帳の記入を受付係とし頼まれる事があります。大人になるとさまざまな書類を作成することになります。社内的なことなど、法的な効力がないものであっても正しく作成する必要があるため、品位や育ちなどそういった部分が注目されることもあるでしょう。
芳名帳とはいったい、どんな役割を持っている書類なのでしょうか。芳名帳とは、そして芳名帳のテンプレートや注意点、結婚式やお葬式での対応について考えます。
芳名帳とは何？
芳名帳とは、何らかの会に出席者に名前や住所を記入してもらうための書類です。芳名帳は、相手で自分の名前を記載するのではなく、参加した方に記入してもらうことが重要です。
一般的には、会場の受付におかれているなど、参加者が一目でわかるような置き方をすることが重要になっていきます。芳名帳は会葬者名簿の役割を担っていることから、しっかりと記載漏れがないように相手に書いてもらう気遣いが必要になってくるでしょう。
芳名帳の役割とは？
結婚式やお葬式の当日に会場の受付で来て頂いた方に名前や住所を書いてもらう帳面のことです。芳名帳の主な役割は、来て頂いた方に名前を書いてもらうことで出席の確認を取ることです。
式が終わった後は、お礼の品などを送る際の住所録としても使用することができます。芳名帳は式場で用意してくれることもありますが、新郎新婦が自分で準備するケースの方が多いようです。
芳名帳を使う機会
芳名帳を日常的に利用している、という方は少ないかもしれません。芳名帳にはさまざまな種類があるため、自身がどのような芳名帳を作成するかをしっかりと理解しておく必要性があるでしょう。芳名帳というと葬儀が一般的ですがさまざまなシチュエーションで利用することになります。
結婚式には、家族や親族、友人だけではなくさまざまな方がいらっしゃいうます。芳名帳を使って名前や住所をしっかりと記載することが必要になっていきます。基本的に、結婚式における芳名帳を作成する場合は受付で記帳してもらう必要があります。
結婚式とお葬式の芳名帳の違い
結婚式での芳名帳とお葬式での芳名帳は当たり前ですけど違います。決定的な違いと言えば華やかさです。昔であれば結婚式もお葬式も芳名帳といえばシンプルに出席者の名前、住所を書くというものでしたが、近年は、結婚式の在り方が変わって芳名帳もオリジナルのおしゃれな芳名帳を新郎新婦が作成していることも珍しくありません。
現在では、結婚式で使われる芳名帳は、華やかさがあるといえるでしょう。お葬式で使われる芳名帳は、昔と変わらず、シンプルな芳名帳となっています。
葬儀における芳名帳の場合
芳名帳を葬儀や香典帳として利用する場合は参列した方の名前と住所を記載する目的で作成されます。ひとつ、重要になってくることが通夜・葬儀の両方で記入してもらうことが大切です。葬儀の場合は芳名帳だけでなく香典長を用意するケースもあります。芳名帳とは違い、香典帳はお香典に記載されている名前を記載することになります。
芳名帳とは違って香典帳の場合は、会を主催した側がその後に会計をすることを目的に利用されているものなので会場に必ず記載する必要性はありません。
葬儀での芳名帳の書き方
芳名帳を作成する場合、どのような書き方がよいのでしょうか。芳名帳を作成する際は、テンプレートなどを利用するとよいのですが、もし参列する場合はどのように書いたらよいか悩んでしまいます。自分が芳名帳を作成するとしたら参列者になった時に書きやすいような形で作成することが重要になってくるでしょう。
葬儀に個人で参列する場合
個人で葬儀に参列する場合の芳名帳の書き方は下記のようにします。文字を書くのが苦手な方もいるかもしれませんが、落ち着いて丁寧に書けば問題ありません。雑に書いて相手がわからないような字を書くのはＮＧです。
参列者が多い葬儀の場合は、複数の芳名帳が用意されている場合がありますので、空いてる芳名帳を選んで書くようにしましょう。受付の方が「こちらに書いてください」と促してくれますので、そちらに書くようにしましょう。
並んでいる人がいてもあわてる必要はありませんので、読みやすい字で書くように心がけましょう。住所は、郵便番号から全て丁寧に書きましょう。できれば電話番号も書いておくと良いでしょう。名前を書く場合にも正しい漢字で正確に書くようにしましょう。
故人と仲良くなかったとしてもしっかりと丁寧に相手にわかるような字で書くようにしましょう。
葬儀に会社の関係者として参列する場合
会社の関係者として葬儀に参列する場合の芳名帳の書き方の注意点は、下記の通りです。故人との関係が、会社関係であり、葬儀に参列した場合など、会社の代表として葬儀に参列する場合は会社名を、会社関係ではあるが個人的に葬儀に参列する場合は個人名を書くようにします。
住所は会社の所在地を書くのが一般的です。本社や支社などがある場合は、自分がどこの所属の立場で参列しているかを考えて住所を書くようにしましょう。
名前に関しては、会社関係の場合で参列している時は、会社名を書き、その横、あるいは後ろに所属先と自分の名前を書くようにしましょう。「●●●株式会社 営業部 ●●●●」と芳名帳に書くようにします。
受付を頼まれた場合①
芳名帳を作成し、受付にどのようなコメントをしておくべきなのかを考えていきましょう。芳名帳は、葬儀などに参列した方に記載をしてもらうものです。会社などの代表者として訪れる方もいるでしょう。
会社名と会社住所、そして代表者の名前を記載することを促してあげましょう。上司の代理としてやってきた場合は会社の名前や会社の住所。さらに上司の名前に代理とつけて自らの名前を記載するようにしましょう。
受付を頼まれた場合②
受付を頼まれたときには芳名帳はどのようにして扱えばよいのでしょうか。基本的には施行する葬儀社が準備なども含めて用意してくれることが、一般的ですが、総合すると次のようになります。
準備の段階で特に注意が必要なのは、何種類かのペンを用意しておくことです。大きな会場や多くの参列者が予想される葬儀の場合は、芳名帳は数冊準備しておくことが重要です。
一度に多くの方に芳名帳に記帳してもらえるため、弔問客を待たせることがなくなります。複数の芳名帳を用意していれば、書くスペースが埋まってしまったなどの事態にもならないし、受付作業に余裕ができます。
最近では芳名帳をカードにして受付前の記帳用のテーブルなどに用意しておき、お香典を受付に渡す前に芳名帳のカードに必要事項を記入してもらう方法も一般化しています。受付で預かったカードをまとめ、最終的に一冊の芳名帳にするのです。
芳名帳を自作する場合
芳名帳は、基本的にインターネットやロフトなどそういった場所で販売されています。自作する必要もなく、手軽に手に入れることができるのでおすすめです。
どうしても購入する時間がなかったり、さまざまな問題があって芳名帳を購入できないという方もいらっしゃるでしょう。そういった方の場合、芳名帳を自作で作るというやり方もあります。
芳名帳のおすすめの形状
2つ穴のリング状のものを利用するとめくりやすく便利です。台紙などを用意したらその台紙に穴をあけてリングに通してファイル状にすると便利でしょう。芳名帳には決まりなどはありません。表紙を自分なりにアレンジするなど、自由に作ってオシャレな雰囲気にしてもよいでしょう。
芳名帳のテンプレート
芳名帳をエクセルで作るという手段もありますが、今はインターネットでサンプル、テンプレートが無料で用意されています。芳名帳のテンプレートを利用し、アレンジするという方法もあるでしょう。この場合は台紙をしっかりと用意したり、ファイリングできる用意をする必要があります。
芳名帳を作成する場合、しっかりと書きやすい状態で作成することが重要視されます。テンプレートなどを上手に利用し、誰でも手軽に作れるような感じにしておくことが重要になってくるでしょう。
結婚式用の芳名帳
結婚式で使う芳名帳は、新郎新婦がそれぞれ工夫を凝らしたデザインで作成する場合が多いです。新郎新婦で決めた結婚式のテーマに沿った芳名帳を自作で作成したり、イラストを付け加えたりする場合もあります。
芳名帳をオリジナルで作成したい新郎新婦の方は、インターネット上にある芳名帳のテンプレートを使うことをおすすめします。自分たちが欲しいデザインの芳名帳のテンプレートを検索することで、様々なサイトからダウンロードすることができます。
様々なデザインの中から一番気に入ったデザインの芳名帳を選ぶことで、自分達の結婚式のテーマに沿った芳名帳を使うことができます。字体もおしゃれな字体を選んだりして自分達の好みの芳名帳を作成してみて下さい。
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