支払誓約書の書き方は？「分割金」や「横領時」それぞれの返済請求のポイント解説
支払誓約書とは、債務があることを認める確認書です。誓約書や契約書がない場合でも、支払誓約書の確認欄にサインをもらえば証拠書類となります。この支払誓約書とはどのようなものなのでしょうか。詳しく説明していきます。
支払誓約書の書き方は？分割金や横領時の返済請求のポイントなど解説！
支払誓約書の書き方は、その左下に、○○会社または、○○様御中と明記します。行を変えてから次の手順で書いていきます。詳しくみていきましょう。
支払誓約書とは？
支払誓約書とは、債務があることを認める確認書です。誓約書がない場合や口約束によるものの場合でも、返済時にこの支払誓約書にサインをもらっておけば、証拠書類となります。
支払誓約書の活用方法ですが、未回収の売掛金が増えてきたら支払誓約書を作成してサインをもらいます。支払いをしてもらえます。書き方の3つのポイントは、次のとおりです。
支払誓約書の書き方の3つのポイントは？
支払誓約書の書き方特に決まった形式があるわけではありません。ただし、
1.債務発生時期
2.債務返済請求額
3.確認者欄にサインをもらう
この3点は、必ず明記してください。
支払い契約書は、貴社に対して債務があることを認める確認書になります。誓約書がない場合や口約束によるものの場合でも、返済時にこの支払誓約書にサインをもらっておけば証拠書類となります。
商売上の債務は消滅時効が早いのに対し、令和〇〇年〇〇月○○日までの間に購入した商品代金、○○円分の支払い義務があることを認めます。
次に、当社に対し、貴社は上記金額を、令和〇〇年〇〇月○○日までに支払います。という内容を記載します。行を変えて、令和〇〇年〇〇月○○日と明記し確認者、住所、会社名、印鑑を押します。書き方は、以上のような形式です。
【ポイント①】 債務が発生した時期を記載する
令和〇〇年〇〇月○○日に○○商品を購入とはっきり明記してください。
【ポイント②】 債務の返済請求額を明確に記載する
債務金額、○○円を令和〇〇年〇〇月○○日までに支払います。という内容で明記します。
【ポイント③】 確認者の欄にサインをもらう
確認者、住所、会社名、印鑑をもらうようにします。
分割で返済請求する方法と注意点は？
分割で返済請求する際のフォーマットは特に決まりはありませんが、取引する会社との間で確認する必須事項を満たすことが大切です。これは、会計処理の基本書類になります。税務署の調査が入った際の証拠となる書類として必要になりますので、必ず作成するようにしましょう。
分割金の返済請求で記載すべき項目は？
- 請求書宛先となる会社名
- 取引先が代金を支払う根拠（内容）金額
- 消費税の表示
- 発行日
- 支払方法
- 支払期日
- 発行者
- 振込先（振込の場合）
- 特記事項（通常とは違う特別な条件がある場合）
分割金返済請求時の注意点は？
分割金返済請求時の注意点は通常の請求書と同様に、支払月の請求ごとに作成するのが基本です。2回目以降の請求書は、何回目の請求なのか表示する必要があります。請求額や残高も必ず都度明記します。
請求漏れを防ぐため、必ず、2回目以降も請求書を毎月発行し送付しましょう。送り忘れると、客先の経理から支払をしてもらえない可能性があります。客先との打ち合わせで前もって2回目以降の分割請求書は不要と取引してあれば、発行しなくても問題ありません。
横領時の返済請求で重視すべき4つのポイントは？
横領した本人へ返済請求にかかる支払誓約書を送付しましょう。手順は次のとおりです。
1.客先の経理から情聴取をする前に、横領の証拠を十分収集する必要があります。
2.横領した本人や、身元保証人の財産調査をする。
3.身元保証人の有無を確認する。
4.本人の事情聴取とともに、支払誓約書にサインをもらう。
以上の4点がポイントになります。詳しく説明していきます。
横領や着服に関する証拠を集める
証拠を隠している場合は、原本を確認するようにしましょう。銀行で不正出金している場合は、送金伝票の写しを銀行にもらいましょう。サインや印鑑の偽装などは、とにかく不正となる証拠をたくさん集める必要があります。いつ、いくら、横領や着服をしたのか。また、架空請求や領収書を会社に提出している場合は、原本を確認するようにしましょう。
銀行で不正出金している場合は、送金伝票が提出されていなかったか、サインが偽装されていないかもチェックします。横領した日の本人の行動パターンを確認して出勤状況や、外出の有無、交通費の請求など細かく調べましょう。
本人以外の別の人が行ったことではないかについても、調べる必要があります。とにかく慎重に進めることが重要です。
本人や身元保証人の財産調査を行う
財産の調査を行うのは、金銭の返済請求に横領金額を回収することついて起訴などを起こすことになった場合です。本人や身元保証人の財産に対し、強制執行して回収することができるかどうかの見込みをつけるために必要な生命保険の内容を調査する必要もあります。
生命保険があれば強制解約し、解約返戻金で着服、横領金額を回収することができます。所有不動産の場合は競売にかけて、その代金から着服や横領金額を回収することができます。
身元保証書の取得の有無を確認する
身元保証書の取得の有無を必ず確認します。横領の場合は金額が大きいことが多く、1人で返済することができないことが多いためです。身元保証人にも請求することができれば、回収のスピードと確実性を上げることができます。
期間が過ぎていないかも確認する必要があります。3年・5年といった期間が決まっているため、期間が過ぎている場合は再取得しているかも確認するようにしてください。
内容を証明する前に話し合いによる返済請求を行う
横領の事実を認めたという証拠になりますので、必ず支払誓約書を提出してもらうようにしましょう。この際、いつまでに全額返済できるのかという確認が必須になります。
身元保証書を取得している場合、その期間が過ぎていないかも確認する必要があります。3年・5年といった期間が決まっているため、期間が過ぎている場合は再取得しているかも確認するようにしてください。
横領の事実と金額を認めさせて、証拠として取得するということを第1に考えることが大切です。
支払誓約書に必要な３つの項目
支払誓約書についてご理解いただけたと思います。決まったフォーマットは特になく、次の内容が必要です。
- 「いつの購入年月日」
- 「いつに支払いしてもらう」
- 「了承したかどうか」
合意のもとに会社名・住所・確認者のサイン・印鑑が記されていれば問題ありません。これらの内容が記載されていれば、支払誓約書としての効力はあります。
未収金回収をより確かなものに
支払誓約書とは何か、どうやって書くのか、どのような内容なのかについて説明してきました。税務調査時に必要な重要書類であり、未収金の回収にも重要で、必要なものだということがご理解いただけたのではないでしょうか。
未収金回収をより確かなものにするために、支払誓約書はなくてはならないものですね。
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