不動産や工事関係で利用する鍵引渡書とは？項目を細かく分けて記載する事が大切

不動産関係はもちろん、さまざまなシチュエーションで鍵を借りることがあるでしょう。一般的に知人や友人であれば口約束なるかもしれませんが、ビジネスや公的なやり取りだった場合はそういうわけにはいきません。

法的にもしっかりと効力のある書類を作成する必要があります。重要になってくる書類が鍵引渡書です。鍵引渡書について考えていきます。

鍵引渡書とは？

鍵引渡書とは、その名の通り鍵を引き渡した時に発行される書類です。これは借主側が発行するものではなく、鍵を引き渡す側が作成するものです。しっかりとその引き渡しの旨を記載してある書類を作成し、トラブルに発展しないような書き方で作成する必要性があるのです。

鍵引渡書の書き方は？

鍵引渡書を作成する場合、どのような書き方が一般的なのでしょうか。簡単に考えられるのが鍵を引き渡し側が誰にいつ、そしてどんな理由で引き渡したのかを記載するパターンです。鍵を引き渡した側は誰にいつ引き渡したか証明しなければわかりません。逆に、借りた側も鍵引渡書をもらっておけば自分がいつ誰に鍵を借りたのかをハッキリと把握できます。

ビジネス目的で借りる場合もありますし、一体いつ誰に借りたのか理解ができないこともあります。大量に鍵を借りなければならない場合は必須ともいえるでしょう。書き方としては、前述したような形となっていることを重要視してから作成するようにしましょう。

鍵引渡書の簡単な例文

鍵引渡書を作成する際、簡単に作るためには例文を参考にするとよいでしょう。鍵引渡書は、様式がいろいろと存在していますが基本的には決まりはありません。

公的な文書ではありますが、法律で定められているものではありませんので気軽に利用しましょう。ポップ過ぎるものなどは受け取る側が困惑してしまいます。常識の範囲の様式で鍵引渡書を作成することを心掛けてください。

鍵引渡書の流れと項目

鍵引渡書を作成していきましょう。用紙の頭部分に目立つように鍵引渡書ということを記載します。小さい文字ではなく、できるだけ大きな文字の方が受け取る側にとっても有り難いので大きめに記載してあげましょう。

次は工事番号です。鍵引渡書を工事で使う場合ですので、どんな工事で作成すべきかを記載することが求められます。

工事名と工事の施工主を記載する欄を作ります。工事現場などで鍵引渡書を作成する場合、その多くはほかのものと一緒に記載されることがあります。工事用具を誰が借りたのか、鍵引渡書は誰が貸して誰に渡したのか…などです。記載するためには、さらに詳しく鍵についての項目を作成する必要があります。

鍵引渡書の細かな項目

鍵引渡書に記載すべきは、前述している基本的なもので構いませんが、まったく同じ鍵を返してもらうためには確認のためには鍵の詳細も細かく分類しておくとよいでしょう。「鍵」ということだけであれば、悪意ある相手の場合は間違ったものを渡して連絡が取れなくなってしまうこともあります。

鍵の名称

鍵引渡書には鍵の名称の項目を作ります。どんな鍵なのかがわかるように記載できるようにします。

鍵の番号

鍵には、それぞれに番号が振られているはずですので、控えておくことでミスマッチを防ぐことが可能です。

鍵の製造会社

鍵は、全て同じメーカーではなくそれぞれにメーカーが違っています。大抵は、鍵に大きく記載されているのでそれが一致しているかを確認することができます。

鍵の個数と備考

鍵を何本貸したかの個数作成は重要ですが、備考欄にしっかりとその鍵についての細かな部分を書きます。欠けているとか汚れている…などです。

鍵引渡書を渡した相手が何らかの理由で欠損した場合にそれが相手側なのか、コチラ側の過失なのかを判断できます。

鍵引渡書のテンプレート

鍵引渡書はエクセルやワードなどで気軽に作成することができます。完全に固まった様式があるわけではありませんし、貸主側に重要な情報として項目を追加していけば問題ないでしょう。本来は記載すべき項目を忘れてしまったりする場合もあるでしょう。

おすすめしたいのが鍵引渡書のテンプレート。インターネットで数多くの鍵引渡書のテンプレートを無料でダウンロードできます。もともも追加されている項目に沿って鍵引渡書を作成することで、正確に時間短縮が可能ですのでおすすめです。

鍵引渡書は重要な書類

鍵引渡書は、とても重要な書類です。貸主とのトラブルを起こさないためにも、細かなところに注意して鍵引渡書を作成するように心掛けましょう。