減給通知書の書き方とは？処分の理由や処分の限度など注意点やポイントのまとめ

社員を何らかの社内違反をおかしたり、何らかの理由で減給させることがあります。口頭で減給と伝えるのではなく正式に「減給通知書」を提出することが一般的です。減給通知書は頻繁に作成するものではないため、なかなか減給通知書を扱ったことがないという方もいるでしょう。

減給通知書とは、減給通知書の書き方やテンプレートについて考えていきます。

減給通知書とは？

減給通知書とは一体何なのでしょうか。減給通知書とは就業規則違反をおかしてしまった社員などに対し、懲罰規定に沿った処分を下すために提出する書類となります。

減給通知書を提出する場合、社会的規範に則していない行為を行なっているか否かというよりは、各企業における懲戒規定や、会社の秩序を乱すなどを起こした社員に対して各企業が判断を下して提出されます。

相手の取引先に損失を与えたという社員がいたとしても、当該社員が所属している企業の懲戒規定に違反していなければ減給通知書を提出する必要もない、ということになります。

減給通知書を作成する際、もっとも注意しなければいけないのがその減額理由や金額です。前述したように、企業の懲罰規定によって減額されるのですが、その減額金額などは法律で定められています。

あまりにも許せない…ということで給料を9割カットするということをした場合、相手が裁判を起こすということもあり得ます。減給通知書を作成する際は、減額の限度や法律を知っておくことが大切です。

減給通知書を提出する時、まず限度額は「労働基準法第91条」の規定も基づいて行なわなければなりません。法律によると1回の減給処分は1日分の給与の半額ということになっているため、注意が必要です。

各企業の就業規則が半額以下である…と定められている場合はそれ以下で対応をすることができます。あくまでそういった規則がなく減額になる可能性がある…とだけ明記されている場合、それ以下に減給してしまうと危険なので注意してください。

1ヶ月に2回以上の減給処分をした場合は、1日分の給与額の半額分×減給処分回数が減給限度額となります。1ヶ月の減給額は社内規定で定められていても月給額の9割以下ということは認められていないので、そちらも注意しておきます。

減給通知書を作成する際、減給額には注意します。それらの規則に問題がなかったとしたら、どういった部分を注意して作成すべきでしょうか。

減給内容と処分の理由です。処分を受けた社員が納得できる減給内容でないと、トラブルを発生させてしまう恐れがあります。相手が納得できるような、しっかりとした減給通知書を作成することが求められます。

減給通知書の減給内容です。いつからの給与がいつまで減額されるのか、というところを明確に伝えられるように作成します。○年○月分?○年○月分まで…など、ハッキリとどの期間が減給対象になるのかを伝えることが重要です。

その期間基本給から何割を減給するのか、どこから減給するのかをハッキリと記載するようにしてください。後々、減給期間が短くなった…ということであれば受け入れてもらえるでしょうが、伸ばすとなった場合にトラブルになりやすい部分ですので注意しましょう。

減給通知書を作成する際、もっともセンシティブになってくるのが減給通知書の処分理由です。就業規則の沿って処分をすることが決断されたという旨をしっかりと記載します。

相手の行なった行為だけが処分理由として掲載すると、それがなぜこういった減給理由になっているのか、というトラブルに発展します。

減給通知書の処分理由は就業規則に沿ったものである、ということをハッキリと伝えるような努力をしてください。

減給通知書を作成する際、すでに会社内で減給通知書のひな形などが存在していればよいでしょうが、自作する必要がある場合もあります。時間がかかったり肝心な項目を忘れてしまうなどミスが出てしまうかもしれません。

減給通知書、懲戒該当理由など、そういった基本的な項目さえあればよいのですが、できればテンプレートを利用するというのもありでしょう。

インターネットでは無料で減給通知書のテンプレートがダウンロードでき、さまざまな様式が用意されています。自社に合ったものを選び、空欄にしっかりと記入することで正式な減給通知書として利用することができます。

減給通知書は場合によってはトラブルに発展しやすい注意すべき書類です。しっかりと就業規則や法律に沿った内容で作成するよう、担当者は何度も確認しながら作成することをおすすめします。