出張伺い書の目的など抑えるべき項目の紹介・例文や書き方とは？経費の見積など

企業に所属している方の中には、出張を多く経験されている方もいるでしょう。今から勤める企業や異動した部署が出張を多く命じるような部署である…というパターンも少なくありません。そんな出張における文書の中には出張伺い書というものがあります。

出張伺い書を提出することが、出張するために必要とされている企業も少なくないため、正しい出張伺い書の作り方を知っておく必要があります。出張伺い書について考えます。

出張伺い書とは？

出張伺い書（読み方はしゅっちょううかがいしょ）とは、出張に伺う際に作成する書類のことを言います。サラリーマンなどが出張する際にどこに、どんな目的で出張するのか…ということをこと細かに記載したものになります。

ただその場所に出張にいきます…というものではなく、しっかりと必要経費や出張日、さらにはスケジュールなども記載した書類となります。出張は遊びにいくわけではありません。

出張伺い書をしっかりと明記することで、会社側がどれだけの費用がかかるのか、そして経費はどこまでなら出すことができるかを判断します。

交通費はもちろん、宿泊費、クライアントの接待額など、そういった部分を見積もりとして作成することが求められるので注意してください。

出張伺い書を作成する際、誰がどこに何日出張に出かけるか…ということは基本なので記載としては当然です。口約束レベルの書類の場合は会社での評判も下がってしまいますし、査定にも響いてくる可能性があります。

しっかりとした内容や理由、さらには項目を作成することが出張伺い書では求められるので注意してください。

各企業によって出張伺い書の項目は変わってきますが、一般的なのは出張先と出張日でしょう。出張する目的や趣旨、さらに行動スケジュール、概算された出張費用です。

わかりやすく記載されていることが上手な出張伺い書の作成方法となります。出張伺い書の作成のポイントとしてはその出張に目的と得られる利益を頭部分に持ってくると上司の評価が高くなります。

1円単位で明細をつくるのも見る側が大変ですので、要点をしっかりとまとめる形で出張伺い書を作成することが求められるのではないでしょうか。

張伺い書を作成する場合、一般的にどのように書いたらよいかわからない、という方もいるでしょう。例文を見ながら出張伺い書の出張伺い書方法を見ていきたいと思います。

出張伺い書自体は社内でやり取りするものですので、外部に提出する資料ではありません。社内規定に基づいて作成されることから、あまり物々しい感じで作成する必要はないでしょう。

左上部分には出張伺い書を提出する人間を書きます。○○課○○課長などそういった方の名前を記載してください。右上には出張伺い書を作成した日付と、自分の部署と氏名を記載します。誰が提出しているのかしっかりと記載することで信頼を得ることができます。

出張伺い書といっても、その言葉だけを堂々と記載してはよくわかりません。おすすめは、出張にいくことについてのタイトルを出すことです。

「○○県○○食品研修会への酸化について」という形です。（伺い）というコメントを記入することで相手が理解できるので安心して出張伺い書ということがわかるでしょう。

下記に要領で開催される研修会に参加したく、お伺いいたします…というように、出張伺い書らしい文言をつけてください。その研修会が行なわれる日時、さらに場所、研修内容などもわかる範囲で記載していきましょう。

もし余白があればその下部分に研修会に参加することによるメリットなどを記載するとよいでしょう。「自社商品における新開発のアイデア、異業種と交流することによる新規開発に発展が見込まれる」など、そういったメリットについて出張伺い書でアプローチするとわかりやすいかもしれません。

費用や主催者の名前、会のタイトルなどもプラスするとわかりやすいのでオススメです。宿泊の場合、宿泊先のホテルや旅館、費用などもしっかりと記載するようにしましょう。

出張伺い書を作成する際、いちからエクセルで作成するという方法もあります。場合によっては時間がなかったり必要項目がわからない…ということも考えられます。出張伺い書のテンプレートがインターネット上に無料で存在しており、ダウンロードすることが可能です。

基本的には、エクセルテンプレートですのでアレンジも可能ですし、安心して利用することができます。もし、出張伺い書の書き方に悩んでいるのであれば、出張伺い書のテンプレートを利用もおすすめします。

出張伺い書を作成する際、判断する側の上司などが見やすく、そしてメリットがあることを記載してあることが大切です。面倒くさがらず、テンプレートなどを上手に利用して出張伺い書を作成できるように努力してみてはいかがでしょうか。