配送依頼書に必要な商品項目や注意点を例文を使って説明・テンプレートもおすすめ
自社の商品、または倉庫にある商品など、運送業者に配送をお願いすることがあるでしょう。口頭だったり適当なメールのやり取りではなく配送依頼書を作成する必要があります。そもそも、配送依頼書を作成していない…という方もいたり、これから初めて作成するという方もいるでしょう。
配送依頼書の書き方やテンプレートについて考えます。
配送依頼書とは？
配送依頼書とは、その名の通り配送を依頼する際に必要になる書類です。さまざまな項目がありますが、基本的には誰がどこに何を何個配送するのか…ということを伝えるための公的文書となります。
これが届いていないとか、頼んだのに入っていなかったなど、そういったトラブルを双方でなくすための文書と考えられるため、内容としては正確にしっかりと記載したいことろです。
配送依頼書の注意点
配送依頼書の注意点は、まず日付や誰、そしてどの運送業者に依頼をしているのかなど、そういった部分を書き損じるところです。個数なども間違えると大きなトラブルに発展することがあるので要注意です。配送依頼書は発注書にもなるので保存期間などにも注意すべきです。法人における発注書の保存期間は基本的には法改正後は一律7年間とされています。
配送依頼書とは変わってきますが個人事業主などで確定申告の際に作成した書類の保存期間は5年間とされています。配送依頼書も保存することがあると思います。そういった場合は、忘れずにしっかりとその保存期間に留意して取り扱うことを目的としてください。
配送依頼書の書き方
配送依頼書の書き方について考えていきましょう。度の様な様式で配送依頼書を作成すればよいかわからないと、トラブルに発展してしまう可能性もあります。まず、配送依頼書であることをしっかりと記載します。
メールでもフォームを作成することができますが、紙やファックスでのやり取りも少なくありません。そして、運送業者に向けて記載することやファックスが必要であればその対応する番号を記載してください。
依頼主の氏名、そして引取先の氏名、さらに届け先の住所、請求先、荷物の情報などがこと細かに記載できるように書きましょう。
備考欄を記載しておくと何かがあった際、伝えやすいので二度手間になりません。書き損じがないよう、入念にチェックしてから提出することをおすすめします。
配送依頼書の例文
配送依頼書として作成された例文を参考に作成していきましょう。中央の上部分には配送依頼書ということがわかるような文言を配します。左上部分には○○物流御中というかたちでどこに配送依頼書を出すのか宛先を記載してください。
配送依頼書というタイトルの右下には作成日や依頼者名、電話番号、ファックス番号、担当者名を記載できる欄を作成するとよいでしょう。納品日や納品先、納品概要なども記載できる欄を作成します。わかりやすくするためには納品先住所、電話番号を記載できるように作成すると丁寧です。
ファックス番号、出庫、集荷日を記載する欄もあるのでそちらも細かく欄として作成してあげると丁寧です。請求書が着払なのか元払なのかを選べる欄を作成することも重要になってきます。出庫、立替請求書先なども記載すると安心して相手が記載できますのでおすすめです。
配送依頼書の商品項目は？
配送依頼書で重要になってくるのが、どんな商品を何個配送するのか…というものです。まず、品名や規格、入数、合数、個数などがわかるように欄として作成することをおすすめします。
温度帯もわかるとなおよいでしょう。冷凍やチルドかなど、どういった状態で作成するかを理解できるように作成すると丁寧です。配送依頼書は基本的には物流会社側が作成するものですので、下部に○○物流担当者○○が受注を承りました…というような文言をしっかりと入れておくことをおすすめします。
配送依頼書のテンプレート
配送依頼書は、どういった書き方で作成すればよいかわからない、という方も少なからずいるかもしれません。そういった場合、配送依頼書をテンプレートとして作成するのがよいでしょう。
インターネットや物流会社のホームページで配送依頼書のテンプレートがダウンロード可能です。エクセルタイプもあるので自社の配送依頼書の体裁に合わせて作成する、ということもできます。配送依頼書の作成を手短かにするためには重要なので、ぜひ配送依頼書を作成してみることをおすすめします。
配送依頼書は正確に
配送依頼書は、実際の商品を届けたり、手に取ったり、正確さが求められる文書です。曖昧な数字ではなく配送依頼書を正確に作成できるように努力しましょう。
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