趣意書の書き方・寄付金や部活と社内別に作成時ポイントを簡単なサンプル例文解説
趣意書は、ビジネスシーンはもちろん、部活やイベントなどでも使われる事がある文書です。
趣意書には様々な種類があり、お願いから依頼などいずれも資金援助のお願いをする際に作成される事が主です。内容によっては、賛同が集まるかどうかが決まると言っても過言ではありません。
趣意書の書き方について、上手に書くポイントや注意点などをご紹介いたします。
趣意書とは？
趣意書とは
- 会社設立
- 団体
- 寄付金
- 協力依頼
- 学会開催 など…
これらの行いの趣旨に賛同してもらうために作成する文書で、特に寄付をお願いする場合や、団体の設立の際には、その目的などに共感してもらえるように趣意書を作成し提出しなければ、賛同者を多く持つことが出来ません。
趣意書の書き方について
趣意書の書き方について解説していきます。
趣意書の流れについて
趣意書の内容の流れは以下の通りです。
1.挨拶
2.団体、会社などの紹介
3.目的の趣旨と説明
4.開催場所
趣意書には決まったフォーマットが無いので、記載の順番や無いようにも決まりはありません。基本的には上記の流れで作成されている事が多く、読みやすい流れになっているので、この流れで作成する事をおすすめします。
見出しを作成する
ダラダラとただ文章を書いているような様式になってしまうと、読み手に趣旨が伝わりにくく、読みづらい文書となってしまいます。そうならない為には
- 大見出し
- 小見出し
のように段落やグループに分けて作成すると、読みやすい趣意書になります。
作成する前に全体の流れ
何も考えずに初めから作成してしまうと、作成に時間がかかる他、流れが不自然になってしまう事もあります。趣意書を作成する前に、
1.タイトル
2.必要な項目
をメモなどに箇条書きで書き出しておきましょう。それを元に、趣意書を作成すると、スムーズに作成する事ができます。
趣意書の作成時ポイントについて
趣旨説明は具体的に
字数制限がない場合、趣旨説明は具体的に記載する事が大切です。趣旨が伝わらないと、賛同者を多く集める事ができません。「なぜこの趣意書が提出されているのか」が良く伝わるように、重要な部分はより明確に記載しておきましょう。
資料がある場合は添付する
資金援助や機材などの購入援助をお願いするための趣意書の場合、予算書などの資料を参考として添付しておくのがポイントです。具体的な金額や内容が把握できると、読み手もある程度の状況を把握しやすくなり、検討しやすいです。
添付する書類の作成が遅れてしまう場合は、後日提出する旨を記載しておき、後日提出するようにしましょう。
より丁寧な文書にする
趣意書は簡単に言うと、お願いをするために作成する文書です。そのため、より丁寧な文書にする事がポイントです。「拝啓・敬具」より「謹啓・謹白」「お願いします」より「お願いいたします」や「お願い申し上げます」のように、出来るだけ丁寧な言葉遣いで作成するように心がけましょう。
趣意書の注意点について
趣意書を提出するまでに確認しておきたい注意事項について紹介します。
矛盾点や重複が無いかチェック
論点に矛盾や重複があると、信頼度が低くなる他、読み手の興味を無くしてしまう可能性があります。作成後のチェックの際には、誤字脱字はもちろん、矛盾点や重複が無いかも必ずチェックしておきましょう。
チェックは複数人にしてもらう
最低でもチェックは自分を含め2人以上の方にしてもらう事をおすすめします。自分では気づかなかった誤字脱字、矛盾点や重複などに気づきやすいほか、追加した方が良い内容や、「ここはもっとこうすればいい」など、他の関係者からのアドバイスを頂けることにより、より良い趣意書を作成する事ができます。
趣意書のあいさつ例文
それぞれ用途別であいさつの例文をご紹介いたします。
社内の場合
【例文】
このたび、以下の通りの企画（企画や目的の内容）を行いたいと思っております。つきましては、以下の内容をご確認いただき、それらの趣旨にご賛同いただきますよう、皆さまのご協力をお願いいたします。
1.件名（企画内容）
2.期間
3.目的
4.内容
5.企画についての問い合わせ先
【例文】
このたび、（部署名や氏名など）により以下の内容を企画いたしました。つきましては、内容をご確認いただき、ご理解とご支援のほどよろしくお願いいたします。
1.1件名（企画内容）
2.期間
3.目的
4.内容
5.企画についての問い合わせ先
イベントや部活の場合
謹啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
（現状と趣意書を提出するに至った経緯の説明文、資金援助が必要な点やなぜ必要なのか、その用途などを具体的に記載しましょう。） 謹白
つきましては、○○（内容）のため、下記の通り募集活動を行いたいと存じます。
これら（この）の趣旨にご賛同いただき、活動（事業）が成功しますよう、皆さまのご協力をぜひともお願いいたします。
記
1.募金額
2.募金方法
3.期間
4.問い合わせ先
以上
寄付金募集の場合
謹啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。日ごとから当団体へのご協力、誠にありがとうございます。
さて、（現状と趣意書を提出するに至った経緯の説明文、資金援助が必要な点やなぜ必要なのか、その用途などを具体的に記載しましょう。）
つきましては、誠に恐縮ではございますが、（内容）の趣旨をご理解いただき、（内容）の趣旨にご賛同の上、ご協賛を賜りたく、ここにお願い申し上げます。
なお、ご協賛の内容につきまして、下記のとおりとさせていただきます。何卒よろしくお願いいたします。 謹白
記
1.金額
2.期間
3.納入方法
4.お問い合わせ先
以上
具体的で分かり易く作成
趣意書とは、主に企画や設立の資金援助が必要な際に作成する書類です。それらの負担は、止むお得ないと納得させるためには、より具体的な内容かつ分かりやすく作成しなければいけません。
- 文章だらけの内容よりは、大見出し、小見出しをつけて作成する
- 趣旨説明は具体的に
- 資料がある場合は提出する
という点をポイントに作成し、チェック時はできれば2人以上にチェックしてもらい、誤字脱字、矛盾点、重複点などが無いか入念にチェックしておきましょう。
