内定通知書を発行する方法や返信時の注意点とポイントは？入社承諾書はいつ送る？
内定通知書は、企業が応募者へ「内定が決まりましたよ」という旨をお知らせする大切な書類です。内定が決定した場合企業は、正確に内定通知書を作成しなければいけません。就活をしている方は、この通知書が届くととてもうれしい物です。ですが、内定通知書を貰ったらゴールという訳ではありません。
会社へ入社する日までに準備しておかないといけない物や書類提出など、準備を本格的に進めていかなければなりません。
内定通知書の返信の際のポイントや注意点、さらに企業向け内定通知書の作り方などをご紹介いたしますので、是非参考にしてください。
内定通知書について
採用試験を合格し、入社する事を許可されたというお知らせをする際に、送られてくる書類が、内定通知書です。ほとんどの会社はこの内定通知書を発行されるのですが、法律的に義務付けられているわけではありませんので、発行しないという会社も存在します。
内定通知書の内容は？
- 雇用条件の確認
- 入社日
- 入社までに用意する物
- 内定取消事由
これらの4点が記載されています。どれも大切な内容となっています、きちんと確認しておきましょう。そして、特に注意して確認しておく項目は「内定取消事由」です。内定取消事由は必ず記載されている事ではありませんが、もし記載されている場合はとくに注意して確認しておきましょう。
内定取消事由とは？
内定取消事由とは、簡単に説明すると、会社が決定している決まりについて、入社日までに用意できない場合は内定を取り消ししますよという事項です。
- 入社日までに指定の免許・資格の取得をする
- 入社日までに、学校を卒業する
- 音信不通になった場合
- 経歴の詐称
など、取消事由の内容はほとんどの場合、面接の際にも説明をされる内容となります。
内定を取消にする際の注意点
企業は、内定取消を決定する際は整理解雇をかならず守らなければなりません。整理解雇のルールを無視し内定取消をした場合は、不当解雇となりトラブルに発展してしまうので、注意しておきましょう。
内定通知書の書き方について
【内定通知書の記載内容】
入社日に必要な物
入社日に必要な物がある場合（印鑑やボールペンなど）を記載しておきましょう。
同封の書類
同封している書類内容を読みやすく箇条書きにして記載します。
書類の提出期限
提出期限のある書類の場合は、提出期限を記載しましょう。
連絡先の記載
内定通知書に書かれている内容について、入社に関してなど、不明な点がある場合に対応する部署の連絡先や担当の名前を記載しておきましょう。
内定取消事由
内定取消事由がある場合は、その内容を詳しく記載しておきましょう。内定取消事由がある場合、後のトラブルを防ぐためにも必ず面接時に一度説明しておきましょう。
内定通知は書類通知以外でも可能
内定通知書は、法的に義務付けられていないので、どのような通知方法になっても構いませんので、電話での通知や、メールのみの通知でも構いませんが、入社日や必要書類など説明しておくべき事は必ず説明しておきましょう。
多くの応募者は内定通知書を必要としています。後のトラブルを防ぐためにも内定通知書は発行しておくべき書類です。
内定通知書を送るタイミング
面接に合格し、入社許可が出たタイミングでまず電話やメールなどで採用決定したという旨を伝えましょう。そのあとに、内定通知書を郵送で送付します。電話やメールはせずに内定通知書のみを送る企業もありますが、それだと応募者は不安になってしまいます。
提出期限のある書類を送付する場合は、最低でも提出期限より1ヶ月前に応募者の手元に到着するように郵送しましょう。
内定通知書の返送について
内定通知書が郵送されてきたら、入社承諾書が同封されています。入社承諾書は会社と応募者の間で雇用関係が成立しましたという証になりますので、内定通知書が届き次第すぐに記入し郵送の手配をしましょう。
入社承諾書の返送時のポイントについて
お礼状を同封する
入社承諾書のほかに、お礼状を同封しましょう。お礼状の内容は、採用の感謝の気持ちやこれからの意気込みなどを書いておきましょう。
お礼状の書き方ポイント
- 冒頭語・末語
冒頭語と末語には、「拝啓」「敬具」を使用しましょう。
- あいさつ文
あいさつ文は、季語を使用しましょう。
お礼の文章
季節のあいさつ文の後に「内定をいただきまして、誠にありがとうございました。」文章の最後に「書面にて取り急ぎ御礼を申し上げます。」と、お礼文は2つ入れる事をおすすめします。
今後の目標を書く
「一日でも早く貴社に貢献ができるように…」と今後の抱負を簡単に書いておきましょう。
お礼状はPC？手書き？用紙は？
お礼状は、感謝の気持ちを書く手紙なので、気持ちが伝わりやすい手書きが好ましいです。
お礼状に使用する用紙については
色
白が好ましいです。
縦書きと横書き
ビジネスシーンでは、目上の方に手紙を渡す際、縦書きがマナーとされていますので、できれば縦書きの用紙を選ぶようにしましょう。用紙は、罫線が入っているもので構いません。
用紙サイズ
お礼の文章はあまり長く書くものではないのでB５の用紙で十分です。
内定通知書に関してよくある質問
辞退する場合
何らかの場合で辞退する場合は、辞退する旨を会社へ連絡しなければいけません。連絡方法としては、辞退するという事をいち早く連絡できる電話で申し出ましょう。入社日直前に申し出ると、法的に問題が発生する場合があります。最低でも入社2週間前には申し出るようにしましょう。
内定通知書を紛失した場合
内定通知書のみを紛失してしまった場合はそれほど大きな問題にはなりませんが、入社承諾書を一緒に紛失してしまった場合、企業に連絡をし、再発行を依頼しなければいけません。再発行は可能ですが、大切な書類を無くしてしまったという事実を会社へ報告しなければいけない形になってしまうので、大切な書類はきちんと管理をしておきましょう。
内定通知書を貰えない場合
冒頭でも説明した通り、内定通知書を発行していない会社も存在します。電話や直接の内定報告となりますが、後に「内定報告した覚えはない」などと言われてしまった場合、書類などが無ければ、証拠として提出できるものがありません。
トラブルを未然に防ぐためにも、できれば内定通知書の発行をお願いする事をおすすめします。
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