わかりやすい備品管理台帳とは？項目のポイントをおさえて見える化し管理する方法

会社の備品を管理するお仕事は、主に総務が担当するお仕事ですが、備品の管理は曖昧になりがちです。また、忙しい際は備品の管理が後回しになってしまいがちなのも事実です。備品の管理を円滑に行う為備品管理台帳です。

備品管理台帳は、現在の在庫やリース品の終了日などが見るだけで簡単に把握する事のできる便利な台帳です。備品管理台帳について、書き方や備品管理のポイントなどを解説いたします。

備品管理台帳とは？

備品管理台帳とは、備品の在庫を記録し、管理しておくための台帳です。

会社のオフィスには、机や椅子、文房具、機材などの様々な備品が常備されています。備品が無くなりそうな場合は、その都度購入をしなければいけません。

印刷機やパソコンをリースしている場合、それらのリース更新日や終了日を管理して、更新の有無を確認しなければいけません。これらを目視で管理する事は大変ですが、備品管理台帳を作成して管理しておくことで、一段と管理しやすくなります。

備品管理の目的とは？

備品管理は以下のようなメリットがあるため、行われています。

業務効率化のため

オフィスにある備品は、社内で共有して使われている事が多く、備品の置き場が分からない場合、探し回らなければいけません。備品管理をして、社内へ共有しておけば必要な備品がすぐに見つかり、探す時間の無駄を省くことが出来ます。

備品管理で、備品の故障の有無を管理していれば、「備品を探して使おうと思ったら故障していた！」と業務がストップしてしまう事も防げます。

出費を最小限に抑える

備品の在庫を管理しておくことで、備品の残量を把握する事ができるため、少なくなったら買い足すという事が可能となります。備品管理ができていない会社では、備品の在庫がまだある事に気づかず、購入して、備品の在庫を大量に抱えてしまっているという事は珍しくありません。

無駄な出費を抑えるためにも、備品管理はとても重要だという事が言えます。

棚卸を円滑に行う

会社で所有している備品は棚卸の際に個数を確認して記録しておかなければいけません。常に備品管理を行っている場合、棚卸の際に短時間で終わらせる事が可能になります。

備品管理を上手に行うポイント

備品管理は、ただ単に備品を数えて管理しておくだけでは、全く意味がありません。備品管理を上手に行い、業務を円滑に進めるためには、備品管理台帳を作成し、以下のポイントをおさえておきましょう。

カテゴリー分けをする

社内にある備品をすべてまとめて管理をすると、抜けがあったり、混乱してしまいます。「筆記用具」「機材」「プリンターインク」「プリンター用紙」など、備品をカテゴリーで分けて管理しておくことで管理がしやすくなります。

不要な備品は処分する

何年も使っていない備品は、不要とみなし処分する事も大切です。長期間放置しておくとホコリがかぶり掃除をする手間ができてしまいます。不要な物を処分する事で、場所が空き新たにモノを置く事ができます。

使用頻度を管理する

使用頻度を管理すれば、頻繁に使用する備品は手の届きやすい場所へ保管して、使用頻度が少ない備品は奥にしまっておくという工夫もできます。上記でお話した不要な備品の選別もしやすくなります。

定期的に状態をチェックする

定期的に備品の管理をしておくことで、備品の故障をいち早く発見・修理する事ができる他、紛失や盗難防止にも役立ちます。高額な備品を紛失・盗難に遭ってしまった場合、大きな損失になってしまいますので、高額な備品は特に定期的にチェックする事が大切です。

保管場所（置き場）を決める

頻繁に使用する備品は、保管場所を定位置にしておくことで、探す手間を省く事ができます。保管場所の棚などに、ラベリングをしておくことで、誰でも必要な備品をすぐに見つける事ができます。

フロー化する

購入から納品、管理までの流れをフロー化する事で、効率的に備品を管理する事ができます。

一般的には

見積り→話し合い→発注→納品→検収→固定資産台帳記入→現物管理

というような流れになります。

備品管理台帳の書き方について

備品管理台帳の書き方、必要な項目についてご紹介します。

Excelで管理する方法

備品管理台帳は、一般的にはExcelで管理されている事が多いです。Excelは、管理のしやすい他、コストもそれほどかからない為、おすすめです。Excelで管理する場合、無料でダウンロードする事のできるひな形サイトのひな形を使用すると、表を作る手間が省け、必要な項目や不要な項目は簡単にご自身で変更する事が可能です。

備品管理システムを導入する方法

システムを導入しているという会社も存在します。備品管理システムは、備品管理を円滑に行う為に必要な機能が揃っているため、簡単に管理する事ができます。システム導入の際にコストがかかる点がデメリットとなります。

手書きで管理する方法

用紙などに簡単に表を作成して、管理する方法もありますが、現代ではあまり使用されていないようです。手書きでの作成は手間がかかるため、あまりおすすめはできません。

備品管理台帳に必要な項目

備品管理台帳には、決められている項目が無いのですが、以下の項目を作成しておくと、管理のしやすい備品管理台帳が出来上がります。

▼最終更新年月日

▼担当者名

▼備品名

▼型番

▼区分（カテゴリー）

▼個数

▼購入日

▼購入先

▼保管場所

▼備考

これらの項目を定期的に確認し、記録しておきましょう。

備品管理台帳のメリット・デメリット

備品管理台帳を作成する事によって生じるメリットは

◆業務の円滑化

◆備品を探す無駄な時間が省ける

◆無駄なコストをカットする事ができる

◆棚卸の円滑化

などのメリットがあります。

反対にデメリットは、Excelや紙で管理する場合、表を作成する手間がかかり、システム導入の場合は、コストがかかるという点ですが、Excelの場合、無料でダウウンロードできるひな形サイトを利用する事によって、デメリットをカバーする事ができます。