返却確認書とは？物品の貸出証明・貸与品の返却証明に使える！書き方のポイント
返却確認書を初めて聞いたという方もいることでしょう。返却確認書を上手に使えば、物品の返却に関するトラブルを防ぐことができます。物品の返却には何かとトラブルがあることが多いですから、後々のトラブルを避けるためにも、返却確認書の書き方や上手な使い方を知っておいた方がよいでしょう。
返却確認書に関することをまとめてみたので、返却確認書を運用する際の参考にしてみてください。
返却確認書とは？上手な使い方や書き方など解説！
返却確認書とはどういった書類なのか、また、どう使えばよいかについて解説していきます。
返却確認書とは？
ある件について双方で確認した事実を、後日のために証拠として残す場合に作成する書類のことです。そして、返却確認書とは、借用した物品がきちんと返却したことを確認するための書類です。
物品を返却した際に返却確認書を書いておけば、返却したことの証明となり、物品の貸し借りでよく起きる「返した！」、「返してもらってない！」というトラブルを防ぐことができます。返却確認書にサイン・捺印するのは物品を返した側ではなく、物品を返してもらった側です。
返却確認書が必要な理由は？
返却確認書が必要な理由は、返却確認書に物品を受け取った方のサインがあれば、借りた物品を返した際に、まだ返してもらっていないとか、貸した数と返ってきた数が合わないといったトラブルがあっても、確かに借りた物品を返したことが証明できるということです。
物の貸し借りでは、返した・まだ返していないなどのトラブルが起こりやすいです。また、返したことは確認できていても、貸したときより物品の数が減っていたり、状態が劣化していたりすることでトラブルになることがあります。返却確認書は、そうしたトラブルを起こさないための予防策としてとても重宝されています。
鍵や高価なものなど、借りたいと思っている方が多い物品を借りて返却した場合は、返却確認書で対応した証拠を残しておいた方がよいでしょう。
返却確認書の上手な使い方は？
返却確認書の上手な使い方についてみていきましょう。
使い方① 返却されたかどうかの確認
ベビーシッターとかお手伝いされている方などの仕事で家の鍵を預かっていた人が辞める場合を例にみていきます。返却確認書は、預かっていた鍵を確かに返却したことの証明書類として使うことができますし、留守番サービスや福祉サービスなどで、一時的に鍵を借りていた場合でも返却確認書があればいつ鍵が返却されたかを明確にできます。
会社を退職する際に、返却しなければならないものを返却しないと後々のトラブルの原因になりますよね。返却確認書は、そうした退職時に返却しなければならないものの確認や証明をする書類にもなります。
使い方② 返却時の状態を記録
物品のなかには、使用しているうちに破損してきたり、汚れが出てきたりするものもあります。物品の返却時に、その物品の返却時の状態を書くようにしておけば、物品の今の状態がすぐに確認できます。
いつから破損しているのか、誰に貸した後から破損があったかも確認できるので、貸した物品を壊した方が「借りた時にはもう壊れていた」、「返したときには壊れていなかった」と言っていても、返却確認書を証拠として破損箇所の修理代の請求ができます。
使い方③ いつ返却されたのかを明確化
返却確認書があれば、返却されたかどうかの確認ができます。物品を借りようと思ったのに、ほかの人に借りられていて借りることができなかったということがよくありますが、貸した物品が返却された際は、必ず返却確認書を書くようにしておきましょう。
返却確認書の有無で、借りたい物品がすでに返却されているか、まだ貸し出し中なのかが分かるようになります。
返却確認書に受領書は必要？
確認書に似た書類に受領書があります。受領書は確認書と同じで、商品や金銭の受け渡しの際に確かに受け取ったことを証明するために発行する書類です。
受領書は物品を受け取った側のみが、返却確認書は物品を借りていた側と物品を返してもらった側が、双方で確認した事実を証拠として残すために作成する書類なので、全く同じ書類ではありません。しかし、基本的なことは同じなので、返却確認書として作成していれば受領書は必要ありません。
返却確認書の書き方を紹介！
返却確認書は、物品の貸し借りをしていなければ必要のない書類です。そのため、返却確認書が必要となった場合に、どんなことを記載事項としたらよいのか分からないという方も多いでしょう。ここでは、そのような方のために返却確認書の書き方について解説していきます。
返却確認書は自由に作成が可能？
返却確認書は、必ずこうしたことを記載しなければならないという決まりはありません。
必ずこのサイズの用紙でなければならないという決まりもありませんが、今は、ほとんどの書類がA4サイズで作成されているので、自分で返却確認書を作成する場合はA4サイズの用紙に作成した方がよいでしょう。
返却確認書に必要な記載内容とは？
返却確認書の記載事項に決まりはありませんが、返却確認書を作成するのであれば下記の項目は必須です。
▼返却確認書を作成した日
▼返却者の氏名
▼返却者の住所
▼返却者の連絡先（電話番号）
▼借りた物品の名称
▼借りた物品の数
▼物品の借用日
▼物品の返却日
▼物品の受領者の氏名
▼物品の受領者の住所
物品に破損の可能性がある場合や、テントやキャンプ用品などの屋外で使う物品であるのなら、
▼借用時の物品の状態
▼返却時の物品の状態
を記載しておくことをおすすめします。
さまざまな用途に使える物品である場合は、「物品の使用目的」。借用に料金が必要な物品で、返却が遅れた場合に延滞料金が発生する場合は、「延滞料金の有・無」もあった方がよいでしょう。
物品の受領者の捺印がないと、返却確認書を確かに物品が返却されたことを証明する書類として使えなくなってしまう可能性がありますから、物品の受領者が捺印する欄も必ず記載しておきましょう。
返却確認書のフォーマット
ワードやエクセルなどを使えば、返却確認書を自分で作成することもできますが、記載事項にミスがあったら心配という方は、返却確認書の雛形（テンプレート）を無料提供しているウェブサイトからダウンロードしてもよいでしょう。
インターネットで検索すれば、返却確認書のテンプレートを提供しているウェブサイトがいくつか見つかるはずです。手軽で扱いやすい返却確認書の様式（フォーマット）を掲載していますので、是非ご活用ください。
返却確認書を証明書として利用する
返却確認書は物品を貸した方ではなく、返した方が借りていた物品を返したことを証明するための書類です。そのため、鍵のような重要物や高価な物品の貸し借りをするのなら、物品を返したときは、必ず返却した相手に返却確認書を書いてもらいましょう。
あまり借りる方がいない物品だと、返してだいぶ時間が経過したころに、まだ返ってきていないとか、返してもらった物品が破損している、傷が付いているといった連絡がある可能性があります。そのため、書いてもらった返却確認書は、しばらくの間はすぐに取り出せる場所に保管しておくことが大事です。
返却確認書は物品を貸し借りするのに、必ず作成しなればならない書類ではありませんが、できることなら作成することをおすすめします。
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