工事の近隣挨拶や案内文をどう書けばいい？塗装や改築工事の書き方と例文を作成

工事関係者であれば、何らかの工事を開始する際の案内文を作成する機会があるかもしれません。工事をする際、そのまま放置してしまうのは明らかにクレームなどの対象になることから、しっかりと工事関連するインフォメーションを作成し、送信しなければなりません。

工事の案内文の書き方はどのように作成すればよいのでしょうか。ここでは、工事の案内文の書き方や例文を解説していきます。

工事案内文の出し方は？

工事の案内を作成する際、基本的にその工事を行う周辺の近隣住民に配布することになります。公共工事であれば別件ですが、それでも掲示板であったり、近隣住民のポストに投函するなど、直接配布する必要があるでしょう。

工事の案内文の配布の仕方について解説していきたいと思います。

工事案内文は手元に届く様に

工事案内文を出す場合、基本的にどこかに貼付けていたり、近隣住民が何らかの方法でアクセスしなければならない、といった配り方は避けましょう。

住民によっては、自宅になかなか帰宅しない方もいますし、老若男女が住んでいることからインターネットにアクセスしない、地域の掲示板などは見ない…といった形で、工事案内文を配布したことが周知されない可能性があるからです。

工事案内文は挨拶と同時に出す

集合住宅であったり、大規模マンションなどが多い場合は管理人に配布してもらうことを促すなど、必ず近隣住民全員に行き渡っているようなことが重要になります。留守にしている方もいますし、その人が捕まえられるまで通い続けるといった必要はありません。

直接自宅に説明をしにきたことを伝えつつ、案内文を投函するような形にしてください。

事案内文を出すタイミングは？

工事案内文を出すタイミングは、その工事の内容によっても変わってきます。外壁工事の場合、あまりに早い段階で出す必要はありませんが、解体工事や建設工事など大規模工事がスタートする場合はやや早めの方が安心です。

一般的な工事であれば、工事開始の3週間から1ヶ月前に出しておくと安心ですが、場合によっては1週間くらい前でも問題ありません。

挨拶文以外に粗品を用意する？

挨拶文を渡す際はそれだけでなく簡単な粗品なども渡しておくことがマナーです。食品は賞味期限などもあったり、直接口に入れるものであることからトラブルのもとですので、タオルや洗剤などが無難でしょう。

工事の案内文というと、それだけがしっかりと作成されていればよいと思われますが、実際にはそれを作成した上での行動が見極められることを忘れないようにしたいところです。

工事案内文の内容は？

工事案内文は、その工事の内容や開始日、さらにその他の注意点などについてまとめます。祝日にも工事があるのかなどを記載すると丁寧かもしれません。解体工事などの案内文であれば飛散するほこりなどがないための処理など、こういった部分も記載しておくと住民が安心して暮らすことができます。

騒音が発生することに関しての謝罪なども含めておくのがマナーとなるので、一方的な強制施行といった印象を与えないような作成方法になっているか確認してみることをおすすめします。

工事案内文の例文について

ここからは、工事案内文の例文を紹介していきます。あくまで一例であり、工事の内容やご自身のシチュエーションに合わせた形で作成できるようにアレンジしてください。

工事案内文の例文

【日付 工事のお知らせ】

皆様方には、ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。

この度、〇〇におきまして〇〇工事を実施させていただくこととなりました。〇〇工事に際してましては、安全の確保に十分な対策をたてて進めてまいります。

何卒、ご理解のほどよろしくお願いいたします。

　　　記

工事期間〇〇〇〇から〇〇〇〇

工事内容〇〇

作業時間〇〇から〇〇まで

祝祭日について 〇〇〇〇

工事に関するお問合せ

〇〇工事に関するお問合せは、下記にてお受けいたします。

〇〇〇〇 住所〇〇 電話番号〇〇 アドレス〇〇

皆様方には大変ご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご理解とご協力を賜りますよう、宜しくお願い申し上げます。以上

幅広い工事に利用できるものとなっています。細かい部分などはシチュエーションによって違いが出てくると思うので、そちらも注意してチェックしてみてください。

工事案内文の書き方は？

工事案内文を作成する際のポイントについて、解説していきたいと思います。

構成に沿って作成する

工事案内文の書き方は公文書ではないことから、とくに定められている書き方はありません。一般的な案内文と同様に受け取った相手が理解しやすい内容にまとめられていることが基本です。上記の例文からもわかるように、日付と標題、記書きなどでまとめます。

基本的に、案内文の構成としては、「その内容について一目でわかる標題・シンプルな主文・インフォメーション・問合せ先」といったバランスで作成されていることが求められます。この流れにしっかりと則した形で作成されていることを考えた上で作成していきましょう。

簡単な挨拶文を作成する

上記の例文には、冒頭で「皆様方には、ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。」といった言葉が記載されていました。工事の案内文は基本的に簡単な挨拶文を作成するのが定型的と考えられています。

場合によってはこういった挨拶文の後に、「また、平素は当社〇〇につきまして格別のご高配をいただき、誠にありがとうございます…」といった文書も作成することがあるでしょう。

それらシチュエーションに合わせた上で作成されていることをチェックしておいてください。

正しく作成されているか何度もチェック

工事の案内文の書き方は、基本的な案内文とほとんど一緒です。インフォメーションなどが間違っているとトラブルに発展することがあります。

作成後は、必ず第三者にチェックしてもらうような形で作成されているように務めましょう。