社内文書やメールで「年末調整」のお願い・見やすく簡潔にまとめる方法・例文

経理などの部署で働いている方であれば、社員の年末調整に関連する業務を行うことがあるかもしれません。年末調整のお知らせなどを社内文書で提出する機会もあるのではないでしょうか。

社内文書で年末調整のお知らせなどを作成する上でのポイントや文例について解説していきます。

社内文書の年末調整文の作成方法

社内文書で年末調整を作成する上で注意したいののが、用意する書類などの記載のミスです。一般的なお知らせであればインフォメーションを訂正すればよいのですが、年末調整の場合は大きな問題に発展してしまう可能性があります。

年末調整のお知らせを社内文書で作成する場合、しっかりと間違いのないように作成しなければなりません。社内文書で年末調整を作成する上で守りたいことを紹介していきましょう。

シンプルで機械的に作成する

社内文書の中でも案内文であったり、年末調整のお知らせといったものはオリジナルで作成する必要はありません。企業によっては面白おかしく個性を出したものをつくることが求められるかもしれませんが、一般的には余計なことは記載せず、機械的な形で作成されるのが基本です。

年末調整のお知らせを社内文書で作成するとなった場合、コラムのようなオリジナリティに気を取られていると肝心の部分を間違ってしまうことでしょう。

存在するテンプレートを利用

年末調整などのお知らせは企業として必ず毎年作成しているはずなので、テンプレートなどが残っているはずです。

全く新しく設立された新会社であっても、すでにいろいろなテンプレートがインターネット上に存在しているなど、全く何も手がかりなしで白紙から作成することは存在しないでしょう。社内文書で年末調整について作成する場合、まずすでに存在しているテンプレートなどを確認し、それらをもとに作成するように心がけましょう。

チェックリストを必ずつくる

詳しくは後述しますが、年末調整の書類を社内文書などでお知らせする際、必ずチェックリストを利用した上で作成するようにしましょう。社内文書で年末調整の書類を作成するとなった場合、いろいろな提出物などについて記載することがあるからです。

仮に、これら提出物を記載し漏れていた場合、何か大きなトラブルに繋がってしまう恐れがあります。社内で年末調整の文書を作成する際、必ずチェックリストを用いた上で作成できるように考えておきましょう。

日数に余裕を持って作成する

年末調整を社内文書で作成する際、大切な部分としてスケジュールに余裕を持った上で作成されていることです。年末調整のお知らせは、当然年末に近くなって作成されるのですが、あまりにギリギリに作成されると間に合わないだけでなく、ミスが発生しやすくなります。

日々、煩雑な作業に追われているかもしれませんが、数ヶ月前から少しずつ年末調整の文書については作成し始めておくと余裕を持つことができるのではないでしょうか。

第三者に必ず見せること

社内文書で年末調整を作成する上で、作成後に必ず第三者によるチェックをお願いしておくことをおすすめします。年末調整のお知らせなどは、上記でもお伝えしているように間違った中身で提出してしまうと、大きなトラブルに発展します。

チェックリストなどを活用することをおすすめしているのですが、それでも一人が手掛ければミスが発生してしまうこともあるでしょう。第三者に何度か目を通してもらい、チェックが完了した上で送付するような体制を整えておきましょう。

自分だけで完結させるのではなく、人に頼ることも正しく年末調整を作成する上での賢いポイントになることを覚えておきましょう。

社内文書の年末調整のお知らせ文例

社内文書で年末調整をする際の文例について解説していきます。こちらはあくまで文例ですので、ご自身の企業のシチュエーションに合わせた上でアレンジするようにしてください。

社内文書の年末調整文例

———————————————————-

書類番号 日付

〇〇部〇〇課〇〇様

株式会社〇〇人事部〇〇

年末調整に必要な書類提出のお願い

年末調整が近づいてまいりました。年末調整に必要となる該当資料を以下に記しました。期限までに提出いただくよう、よろしくお願いいたします。

【提出資料】

①扶養控除申請書

②生命保険料控除 生命保険料控除証明書（一般用）

③生命保険料控除証明書（個人年金用）

④地震保険料控除 地震保険料控除証明書

⑤住宅取得資金に係る借入金の年末残高等証明書など…　

提出期限 令和○年○月○日まで

年末調整が必要な方　

①1年を通じて勤務している社員

②年の途中で入社し、年末まで勤務する社員

問合せ先〇〇 以上

———————————————————-

提出資料については、企業のテンプレートなどをしっかりと確認してから、チェックリストに合わせて作成するようにしましょう。

簡潔に作成すること

社内文書で年末調整のお知らせなどを作成する際、簡潔にまとめられていることが基本になります。社内文書で年末調整のお知らせに限らず、基本的に社内文書は前文と末文が省略されるように作成されている必要があります。

一部、特殊な社内文書を除き、時候の挨拶であったり、何らかの体調を気遣う末文などを作成しなくても問題ないのです。上記の例文を見るように、基本的に年末調整の時期がやってきた、提出資料はこういったものです…といった形で作成するだけで問題ありません。

見やすくまとめられていること

社内文書で年末調整のお知らせを作成する際、大切なことはしっかりと見やすくまとめられているかといったところです。上記の年末調整の例文では、記書きのように番号を振ってひとつずつ提出資料について記載していました。

この資料の中でどれを用意すればよいか、該当する方も含めて理解できるように箇条書きで作成されていると丁寧な印象を与えます。不明点などについて連絡できるような宛先も作成されていることも重要でしょう。

年末調整はミスなくわかりやく作成する

社内文書で年末調整のお知らせを作成する際、必ずミスのないように作成してください。わかりやすさもポイントです。第三者にも確認しながら、わかりやすい社内文書を作成できるように心がけましょう。