構成が整ったビジネス文書の依頼文を作成しよう！ポイントや例文と書き方も解説！
ビジネス文書を作成する際、シチュエーションに応じた内容で書かれていることが大切です。ビジネス文書は知人や友人にSNSで送るようなカジュアルなものではなく、しっかりと内容がわかりやすく、構成が整っているものでないとなりません。
ビジネス文書の中でも作成する機会が多い、「依頼」の書き方について解説します。ビジネス文書で依頼文を書く機会のある方は参考にしてください。
ビジネス文書での依頼の書き方ポイント
ビジネス文書で依頼をする際、どのように記載すれば悩んでしまう方もいるでしょう。本来、回りくどい言い方をせずにシンプルに伝えることが重要ですが、それではビジネス文書とはしては稚拙なものになってしまいます。
まずビジネス文書の書き方で押さえておくべきポイントをまとめました。それぞれ解説していきたいと思います。
唐突に伝えるのは避ける
打ち合わせの場所を変更して自社に来れないか、といった依頼をする時に、「〇〇です。明日の打ち合わせ、場所を変更した自社にお越しいただけないでしょうか？」と、唐突に伝えるのは少しビジネスパーソンとしてマナーがなっていないように感じてしまいます。
誠実さを感じられる文
ビジネス文書で依頼文を作成する際、まずはシンプルであることが重要です。詳しくは後述しますが、依頼文がどこに記載されているのかわからない。そんな文書を作成してしまうと、相手がそのまま依頼を見逃してしまうことがあるからです。
シンプル過ぎたり、唐突過ぎるものは上記で解説した通りマナー違反になる可能性があります。謙遜しながらもシンプルにまとめてある。こういった部分を意識する必要があります。
理由と依頼の文章例
ビジネス文書のようにすると、「打ち合わせ場所〇〇のご変更のお願い」といった件名をつけ、「先日は大変お世話になりました。大変申し訳ございません。来週の打ち合わせの件でございますが、前後に急な来客対応が発生いたしまして、外出することが難しい状況でございます。
大変お忙しいところ申し訳ないのですが、自社へ来訪いただくことは可能でしょうか？」といった形で、理由と依頼、相手への謙遜を込めたような内容で作成するとよいでしょう。
相手に経緯を持つ文
ビジネス文書で依頼をする際、基本的にはどんな内容であっても相手の都合で決まります。相手が依頼文に対してあまりよい気分でないと判断した場合、どうにかして断りたい…といった流れになってしまう可能性もゼロではないのです。
しっかりと相手には敬意を持った形で依頼文を作成しなければ相手に気持ちが伝わないので注意が必要になります。
依頼文の前に一言添える
あまり回りくどい内容もいけません。そこでおすすめなのが、依頼文の前に一言添えるといった書き方です。上記で一例を出しましたが、「大変お忙しいところも申し訳ないのですが…」など、それがあるとないとで相手の態度が大きく変化します。
話の流れから唐突に依頼をし、さらにその文章の内容から依頼を絶対に受けるといったニュアンスにしてはなりません。相手との関係性も悪くなる可能性があるので、あくまでこういったワンクッションをおけるような書き方でビジネス文書を作成できるように努めてください。
文頭に添える一言の文例
「ご多用のところ恐れ入りますが」とか「大変お手数ではございますが」、「誠に勝手ではございますが…」など、そういった一言を添えて依頼するようにしましょう。
回りくど過ぎる文書はNG
ビジネス文書で依頼文を作成する上で注意したいのが、回りくどくなってしまうことです。前述したようにシンプルな内容で作成されていることが重要ですが、たしかにあまりに簡素な内容だと相手が依頼を断りたくなる気持ちになってしまう部分もあるでしょう。
あまりに回りくどい内容はあまり好まれないため、シンプルなレベルで押さえておくことをおすすめします。
シンプルであることが基本
Aといった案件をBという個人事業主に依頼するとします。予算が足りずにいつもより単価が下がってしまうこと条件をのんでくれるか、そういった局面で依頼文を作成する際は、いつも素晴らしい納品物を送信してくれてありがたい、今回のプロジェクトが決まった背景には…など、話を膨らまし過ぎて最終的に依頼したいが、今回は予算があまりにも少なく〇〇万円しか支払うことができない…といったニュアンスで伝えたとしましょう。
依頼される側にとってはあまりに長い文章で回りくどく、結局安くてもいいからやってくれるよね？といった意味合いに、捉えられてしまう恐れがあるのです。あくまでシンプルさは忘れないように、ビジネス文書における依頼文は作成したいところです。
ビジネス文書における依頼文の例文
簡単にビジネス文書での依頼文の例文を紹介していきます。あくまで例文ですが、シチュエーションに合わせてアレンジなどをしてみてください。
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件名 〇〇のご依頼
〇〇様 いつも大変お世話になっております。〇〇の〇〇です 先日のプロジェクトでのご協力誠にありがとうございました。
早速ではございますが、次回プロジェクトが動き出しておりまして、今回より〇〇様には打ち合わせの段階から参加いただきたいと考えております。
〇〇様の貢献度は高く、また鋭い視点からの意見を取り入れたく、誠に勝手ながら私が〇〇様を推薦いたしました。
大変お忙しい時期だとは思いますが、ぜひご検討だけでもお願いいただけませんでしょうか。別途、予算感などはご相談できればと考えておます。ご連絡お待ちしております。
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など、こういった形で依頼文を作成するとよいでしょう。相手も持ち上げ、そして丁寧に依頼。相手への選択肢も与えるといった部分もポイントです。
ビジネス文書の依頼文の書き方を覚えておこう
ビジネス文書の依頼文を作成する上で大切なことは、丁寧さとシンプルさです。相手の気分を損ねず、しっかりとその依頼を受け取ってもらえるような文章を作成するために努力してみましょう。
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