会社を休む際、正しい連絡方法や連絡を入れるタイミング・当日連絡の仕方について
どれだけ体調に気を使っている方でも、体調不良を起こしてしまいます。どうしても会社を休まなければいけない状況だけど、「連絡を入れるのが億劫」「どう言えば良いのかわからない」「正しい連絡方法が分からない」という方も中にはたくさんいらっしゃるかと思います。
会社を休む際のビジネスマナーについて、正しい連絡方法やタイミングなどをご紹介いたします。
会社を休む際のビジネスマナーとは？
会社を休むと、他の方に迷惑がかかることもあります。業種によっては、本来休みの方にシフトを変わっていただかなければいけない状況になることも。
ビジネスマナーがしっかりとできていれば、気持ちよくお休みをいただく事もできるでしょう。ビジネスマナーは自分の身を守るためにもしっかりと学んでおきましょう。
会社を休む際の基本的なビジネスマナーについて
会社を休む際の基本的なビジネスマナーについてご紹介いたします。最低限のマナーですので、しっかりと覚えておきましょう。
連絡方法は「電話」が基本マナー
会社を休む際は、基本的には電話で連絡するのがマナーとされています。相手に声を聞いてもらうとこで自分の体調を分かってもらえる他、仕事の調整などもスムーズに行うことができます。
いち早くお休みを頂きたいということを伝えるためには、特別な事情が無い限りは電話で連絡をするようにしましょう。
連絡をするタイミングのマナー
会社に連絡するタイミングは、就業時間の10分～15分前がベストだと言われています。シフトを交代してもらわなければいけないようなお仕事の場合は分かり次第すぐに連絡を入れましょう。
連絡は上司にするのが基本的なマナー
連絡は基本的に直属の上司に入れるのがマナーとされています。上司が不在であれば、その次の立場にある方へ連絡を入れましょう。この場合は、もう一度自分から改めてかけなおし、直属の上司へ直接伝えられるように心がけましょう。
会社で休みの連絡を入れる人が決まっていることもあるので、その場合は決められているルールに従いましょう。
会社を休む際に伝えるべき内容について
会社を休む連絡を入れる際に、上司へ伝えなければいけない内容をご紹介いたします。伝えなければいけない事は、抜けがないようしっかりと伝えましょう。
仕事の予定や進歩などを伝える
あなたがその日にしなければいけなかった仕事がある場合、対応していただかなければいけないこともあります。特に、商談がある場合や、本日中に終わらせなければいけない仕事がある場合、その対応をどうするべきか、上司と相談をしましょう。
復帰できそうな日を伝える
体調不良の場合は、いま現状どのような状態なのか、いつ頃仕事に復帰できそうなのかについて伝えておきましょう。復帰できそうな日は、余裕を持って伝えることがベストです。
身内の不幸の場合もいつ頃まで休みが必要なのかについて伝えるようにしましょう。いつ復帰できるか分からない状況な場合、「分かり次第ご連絡入れます」と一言伝えておきましょう。
会社を休む際の注意点について
会社を休む場合、以下のようなことはマナー違反となりますので、注意してください。
メール・SNSでの連絡はNG
基本的に休みの連絡はすぐに報告することのできる電話がマナーです。風邪などで声が全く出ない状況であれば仕方ありませんが、その場合はメールやSNSでの連絡になってしまった理由を添えておき、声が回復してきた時点で電話を入れるようにしましょう。（※会社でメールやSNSでの連絡を推奨されている場合は、それに従いましょう。）
嘘の理由はNG
その場ではうまく嘘を付けていたとしても、後々嘘が発覚してしまう恐れもあります。休む事より、嘘をついて発覚したときのほうがあなたの信用が下がってしまいます。嘘は絶対に付かないようにしましょう。
「休みます」と断言するのはNG
休む理由によりますが、基本的に「休みたいです」と言って「NO」と言う会社はありません。こちらは休みをいただく側なので、「休みます」と断言してしまうのはNGです。
かならず「休みをいただきたいです」「休みをいただいてもいいですか？」など、休みをいただいてもいいかどうかを伺うようにしましょう。
会社を休む際の電話の例文について
会社を休む際の電話の内容では、必ず以下の事項を伝える内容にしましょう。
1. 休んでも大丈夫か尋ねる
2. 休む理由を伝える（具体的に）
3. どのくらいの休みが必要かを伝える
4. 代理が必要な場合は伝える
5. 休みの間に連絡が可能かどうかを伝える
会社を休む際の電話の例文は以下のとおりです。
体調不良で休む際の電話の例文について
あなた：おはようございます。〇〇（名前）です。申し訳ありませんが今朝から体調を崩していまして、本日お休みをいただくことは可能でしょうか？
上司：そうですか。病院には行きましたか？
あなた：このあと病院で診てもらいます。
上司：わかりました。お大事に。明日以降のことについては分かり次第連絡をください。
あなた：ありがとうございます。本日の□□の案件について、〇〇さんに代理を頼みたいと思っているのですが、もう出社されていますか？
上司：いえ、まだ出社されていません。
あなた：では、また時間を開けて〇〇さんに連絡をいれるようにいたします。
身内の不幸で休む場合の電話の例文について
あなた：おはようございます。〇〇（名前）です。実は母親が他界しまして、葬儀参列のために忌引休暇を頂きたく連絡をいたしました。
上司：大丈夫ですか？忌引休暇の件もちろん大丈夫です。
あなた：ありがとうございます。その後の日程についてはまたメールで連絡をします。
上司：わかりました。連絡お待ちしております。
あなた：ありがとうございます。休暇中なにかございましたら、電話・メールどちらでも構いませんので連絡ください。急な事で申し訳ありませんが、よろしくおねがいします。
身内の事情で休む場合の電話の例文について
あなた：おはようございます。〇〇（名前）です。実は子供が今朝から発熱していまして、今も熱が続いている状態です。これから病院に連れて行こうと思っているのですが、本日お休みをいただくことはできますか？
上司：大変ですね。休んでいただいて構いません。
あなた：ありがとうございます。あす以降の出勤については診察後に連絡させてください。本日予定していた案件は〇〇さんにお願いする予定ですので、このあと連絡をいれておきます。もしなにかありましたらすぐに連絡ください。できる限り対応します。
上司：わかりました。お大事に。
あなた：ありがとうございます
基本的なマナーをおさらい
会社を休むという連絡を入れるのは少し気が引けるという方もいらっしゃるかとは思いますが、無断欠勤は絶対にNGです。なにか特別な理由が無い限り、必ず連絡を入れるようにしましょう。
基本的なマナーをおさらいすると
- 休みをいただきたい場合は、会社の就業時間10分前～15分前に連絡を入れるのが基本
- 基本的には直属の上司に連絡を入れる
- 休みの連絡は、基本的に電話で伝える
- 理由を具体的に伝える
- 嘘の理由は絶対にNG
基本的なマナーを紹介いたしましたが、会社でマナーが決められている場合は、それに従いましょう。
