封筒に書類を入れる時の正しい折り方やマナーと書類を郵送する際の注意点について
プライベートで書類や手紙を送ることが少なくなっている現代ですが、ビジネスシーンでは、書類のやり取りは必須となっています。プライベートでは許されても、ビジネスシーンではマイナスイメージにつながってしまう行動ってたくさんありますよね。
その中でも、書類のやりとりについてのマナーは基本中の基本ですがまだまだマナーを知らないという方も多くいらっしゃいます。「封筒の中に入れる書類についてのマナーなんて細かい！」と思われがちですが、会社や自分自身のイメージに繋がる事なので、しっかりと覚えておきたいマナーです。
封筒に書類を入れるときの正しい折り方とマナーについて詳しく解説いたします。
封筒に書類を入れる際の向きや入れ方とは？
ビジネスシーンでは、書類を封筒に入れる「正しい向き」のマナーがあります。たくさんあるビジネスマナーの中でも基本的なマナーで、間違った封入や封かんをしてしまうと、相手にマイナスイメージを与えてしまうこともあるため、社会人になると必ず覚えておきたいビジネスマナーの一つです。
書類を折らずに郵送した方が良い場合もある
- 重要な書類（申請書類や契約書など）
- 図面
- シート状など折りにくい紙質なもの
- 写真
- 本・冊子など折れないもの
上記のような文書など、種類によっては折り目を付けずに郵送したほうが良い書類もあります。特に重要な書類や図面の書類は折り目を付けてしまうと見づらくなってしまったり、正確にコピーができなくなることもありますので、これらの文書を送る際には、クリアファイルに挟んで角2封筒で郵送するようにしましょう。
ビジネス文書で使用する正しい用紙とは？
ビジネス文書では基本的に「A4」用紙で横書きが一般的です。なにか理由が無い限りはA4用紙で作成するように心がけましょう。「1枚の用紙に1つの要件」がマナーとされています。複数用件があっても1枚にまとめずに、用件ごとに用紙を分けるように注意しましょう。
書類の正しい折り方とは？
ビジネス文書は、送り先の方が読みやすいような折り方をするのがマナーとされています。書類を封筒に入れて送ることを想像すると「三つ折り」を想像する方も多いかと思いますが、実は、書類を入れる封筒によって折り方は変わるので注意が必要です。
和封筒であれば、三つ折りにして入れて、洋封筒の場合は「十」のような形になるように、四つ折りにして入れるのが正しい書類の折り方とされていますので覚えておきましょう。それぞれの折り方に関しては以下にて詳しく説明いたします。
封筒に入れる際の折り方のマナーとは？
ビジネスシーンでよく使用される封筒の種類別で、正しい折り方と封筒に入れる際の書類の向きをご紹介いたします。
窓なし封筒の場合の三つ折りについて～和封筒の場合～
一般的に良く使用されている窓なしの封筒の場合、封筒から中身が透けてしまわないように、文書が内側になるように折る事がマナーとされています。三つ折りの折り方は「Z」をイメージしておりましょう。
1.書類の3分の1を上向きに折る
2.上の3分の1を下に重ねるように折る
この方法で折ると、書類の内容が全て内側に行くので、封筒が透けて中身が見えてしまうことはありません。
窓あり封筒の場合の三つ折りについて～和封筒の場合～
次に窓がある封筒の場合の三つ折りの方法です。この場合、書類に書かれている宛名が窓に来るように折らなければいけませんので、宛名を表→書類の下を表に折る3つ折りをしましょう。
1.下3分の1を上に向かって折る
2.上3分の1は裏に向かって折る
この折り形ですと、重要な事が書かれている内容は内側に入るため、透けてしまう可能性も低くなります。
洋封筒の場合の四つ折りについて
洋封筒に書類を入れて郵送する場合は「四つ折り」が基本とされています。書類が縦書き・横書きによって折り方が異なりますので注意しましょう。
～縦書きの場合～
1.内容が書いてある部分を表に左→右に半分に折る
2.下→上へ半分に折る
～横書きの場合～
1.内容が書いてある部分が内側になるように、下→上へ半分に折る
2.右→左へ半分に折る
封筒のサイズによっては、二つ折りや三つ折りで入る場合もあります。無理に四つ折りにしてしまうと不自然になるので、封筒のサイズに合わせて折り方を変えるようにしましょう。
※どちらも折りたたむ際には宛名部分を折らないように注意しましょう。
封筒に入れる際の入れ方のマナーとは？
封筒に入れる際の書類の向きについてご紹介いたします。
角2封筒に書類を入れる場合の向きについて
上下の向きについては、封筒の向きに合わせて上向きに入れるのが基本ですが、表裏に関しては正解がないようです。中には「封筒の表と中身の裏を合わせるのは、凶事の際に使う入れ方だ」とおっしゃる方もいます。
封筒の上部を切って開ける方も多いようなので、封筒の表と書類の表を揃えた方が無難でしょう。
和封筒に書類を入れる場合の向きについて
和封筒に書類を入れる場合は、封筒の裏から見て書類の書き出しが右上に来るように入れるのが正しい向きだとされています。
洋封筒に書類を入れる場合の向きについて
洋封筒に書類を入れる場合の向きは、文章の書き出し部分が表になるように入れ、用紙を折った時に外側にできる折り目部分が下（底）になるように入れましょう。
書類を郵送する際の注意点について
中身が見えると困る書類の郵送について
ビジネスシーンでは重要書類を扱うことも多くあるかと思います。何らかの原因で中身が見えてしまうことを避けたい書類を郵送する場合は、中が透ける心配のない分厚目な封筒を使用する、もしくは追跡ができる「書留」を使用して郵送するようにすると安心ですよ。
折り方を間違えたときの対処法について
三つ折りや四つ折りは、慣れるまで間違えてしまうことも多々あるかと思いますが、何度も折り直しをして折り目を沢山付けてしまうのはマナー違反です。こんなときは、書類を1から作り直しましょう。
このような失敗をしないように、事前に練習をしておくことをおすすめします。
覚えておくと便利
ビジネスマンになると、細かいマナーなどもたくさん勉強する必要がありとても大変ですよね。ビジネスシーンで書類を郵送することは多々ありますので、しっかりと書類の折り方や入れ方については積極的に学んでおきましょう。
