ビジネスシーンで日程調整のマナーとは？メールの書き方と気遣いや注意点をご紹介
ビジネスシーンでは、打ち合わせや会議、商談など様々な方との日程調整が必要になることもあります。日程の調整を間違えると、大きな問題に繋がることもあります。
更に、日程調整のビジネスマナーができるかできないかで、その後のスケジュールがスムーズに進められるかどうかの問題にも発展するため、正しい日程調整のマナーは社会人にとって必須スキルとなります。
ビジネスシーンにおいての日程調整のマナーについて、メールの書き方や注意点などを詳しく解説いたします。
日程調整とは？
社会人になると、様々な方と直接会い話し合いを進めなければいけないこともあります。自分の都合のいい日で進められる話であればそれほど難しくはありませんが、日程調整では基本的には先方の都合の良い日に合わせることが望ましいとされています。
商談や会議などは先方との日程調整が必要で、日程調節をする際には気遣いやビジネスマナーを守ってやり取りを進めることが重要です。
日程調整の気遣いについて
日程調整をする際には常に「気遣い」を忘れずに対応していきましょう。具体的にどのような気遣いをすれば良いのか、以下にてチェックしていきましょう。
日程調整は相手の都合に配慮する
基本的に日程調整をする場合は、相手の都合に配慮しながら決定する必要があります。相手の都合に配慮するという意味もありますが、日程をよりスムーズに決定するためでもあります。
日程候補は複数準備しておく
いくつか候補日を挙げて、その中から選択してもらうという方法でも問題ありません。その場合は、「この日はどうでしょう？」「その日はNGです」「じゃあこの日はどうですか？」「その日もNGです」のように、何度も日程のやり取りをしなければいけないということを避けるためにも、選択がしやすいように候補日を3～6日ほど設定すると尚親切ですよ。
当日にかかる時間を伝えておく
分かる範囲でいいので、当日会議や商談などにかかる予測時間を伝えておくと、相手もスケジュールが組みやすくなり、よりスムーズに日程調整を行うことができます。この時、ギリギリの時間を伝えるのではなく、少し多め多めに時間を見積もって伝えると良いでしょう。
日程が合わない場合でも急かさない
こちらも相手も日々色々な予定が組まれていますので、なかなか日程が合わない時も珍しくはありません。やきもきする気持ちはわかりますが、その気持は押さえて「万が一このスケジュールでご予定が合わない場合は、翌週以降（翌月など）の日程を改めてご提示させていただきますので、ご遠慮無くお申し付け下さい」などと伝え、相手に「合わなくても気にしないで」という気遣いができると尚良いでしょう。
日程調整の連絡の注意点について
日程調整をする際に、以下の点には気をつけましょう。
当日の内容を具体的に伝える
日程調整の際は、相手に内容がスムーズに伝わるように、以下の4点を伝えるようにしましょう。
- いつ
- どこで
- なんのための
- だれが
相手が重役の場合は日程の候補日を伺う
日程調整をする相手が重役などの偉い方の場合は、まずは相手の日程候補を伺うのがマナーです。相手の方が、そちらの都合のいい日を教えて下さいと言われた場合は、一つだけではなく、いくつか候補を伝えて、その日の中で相手に選んでもらうようにしましょう。
「あなたの都合のいい日に決定してください」と言われた場合は、「○月◯日◯時はいかがでしょうか？」とお伺いしましょう。
誤字脱字がないか
日程調整のメールで最もNGなことは、日程や当日の案内についての間違いです。
- 都合のいい日や時間帯を間違えてしまった
- 当日の参加者人数や集合場所を間違えてしまった
などのミスは、大きな問題になりかねません。メールの送信時は再度、ミスが無いかどうか確認してから送信するようにしましょう。電話などの口頭で伝える場合は、口頭で伝えた後、確認のためにも確認メールとしてメールを送っておきましょう。
日程調整の連絡後は電話を入れる
メールは常にチェックしている方もいれば、後日まとめて確認する方もいて、メールに気づくのが遅くなってしまう場合もあります。日程調整をメールでやり取りする場合、メールを送った後に念の為電話でも連絡を入れておくと安心です。
日程調整の連絡のメール例文について
【例文】
件名：〇〇の打ち合わせ日時のご相談
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様
いつも大変お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇部〇〇です。
この度は、〇〇○について詳しくご説明する機会をいただきたくご連絡させていただきました。
もし可能でしたら、一度貴社へお伺いし、○時間ほどお時間を頂戴できればと存じます。
つきましては、下記日程にてご都合のよろしい日時をご連絡いただけますでしょうか。
① ○月○日（○）□□：□□～□□：□□
② ○月○日（○）□□：□□～□□：□□
③ ○月○日（○）□□：□□～□□：□□
④ ○月○日（○）□□：□□～□□：□□
上記日程以外でも、調整可能ですのでご都合が合わなければお気軽にお申し付けください。
お忙しいところ恐縮ではございますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。
～署名～
日程がいつでも良い、相手に合わせるという場合は、候補日の箇所を「今月中に（いつまでに）一度、ご訪問の機会をいただければ幸いです。お忙しいところ恐縮ですが、〇〇様のご都合のよろしい日時をいくつかお知らせいただけないでしょうか？」という内容にして送りましょう。
マナーのポイントをおさえよう
日程調整のマナーをまとめると
- 日程調整は基本的に相手の都合に合わせる
- 候補日をいくつか挙げるとスムーズに調整ができる
- 重役などのお偉いさんとの日程調整は指示が無い限り相手の都合に合わせる
- メールの場合、誤字脱字には気をつける
- 打ち合わせの内容を具体的に箇条書きにして伝える
- 日程調整をメールでした後は電話を入れると安心
日程調整のメールはビジネスシーンでは多く使われるメールです。無料でダウンロードできるテンプレートのサイトもありますので、そういったサイトを利用してみるのもおすすめです。
