来社＆来客対応の基本マナーとは？エレベーターや会議室の案内と入室の簡単な流れ

ビジネスシーンでは来客対応を任されることもあります。初めての方の場合や、経験が浅い方の場合どのような対応をすれば良いのかわからずに不安になることもあるかと思います。

来客対応は、会社の印象も大きく変わってくる大切な業務ですのでしっかりとマナーを熟知しておきたいですよね。来客のビジネスマナーについて、来客準備から来客対応の流れまでのマナーをご紹介いたします。

来客対応のビジネスマナーとは？

会社にはたくさんの取引先やお客様が来客されます。中には会社にとって重要な人物が来客されることもあります。来客対応次第では会社の印象が大きく左右されるほど重要な役割ですので、自分は会社の「顔」と意識をしながら対応することが大切です。

来客対応までに準備しておく事

まずは実際に来客対応をするまでに準備しておく事についてご紹介いたします。

当日の来客予定について確認する

来客対応をする方は毎日当日の来客予定

• 誰が
• 誰と（人数）
• 時間帯

この3つの事を必ず確認しておきましょう。これらの確認しておくことでスムーズに案内することができます。

来客時間までに応接室の準備をする

来客者がいる前で、準備を始めるのはマナー違反です。お客様をお迎えする前に、応接室を整えるようにしましょう。準備をする際は以下のようなことを必ずチェックするようにしましょう。

• テーブル・椅子などは綺麗にされているか（綺麗に拭かれているか・整列しているかなど）
• 灰皿が汚れている状態で置かれていないか
• 部屋は明るいか（来客時間までに証明を付けておく）
• 室内温度は適温かどうか

お出迎え・受付の来客対応について

お客様がくるまでに準備を終え、来客時間が近くなるとお客様を対応するために待機しておきましょう。

お客様が来られた時の対応について

お客様が来られたらまずは笑顔で「おはようございます」「こんにちは」「いらっしゃいませ」などの挨拶をしましょう。その後、来客者が誰か把握できてかつアポイントメントがある方の場合は「〇〇様ですね。お待ちしておりました。」と一声かけて案内をしましょう。

来客者が誰かわからない場合は相手の会社名と名前を伺い、「〇〇会社の〇〇様ですね。お待ちしておりました。」などと一声かけて案内をしましょう。

会議室や応接室への案内について

会議室や応接室への案内の手順は以下のとおりです。

どこに案内するのかを伝える

お客様をご案内する際は必ず「〇〇の会議室にご案内します」と行き先を伝えてから案内をしましょう。案内が無いと不安に思う方もいらっしゃいます。

先導の方法について

行き先を伝えた後に「ではこちらへどうぞ」と、向かう先を手で示します。（指先は揃えて、指をささないように注意しましょう。）案内中はお客様に自分のおしりを向けないよう、お客様から右斜前方の2～3歩先を歩いて、お客様には中央を歩いてもらうようにしましょう。道中は都度振り返りながらお客様との歩調を合わせるように歩きましょう。

階段・エスカレーターでの案内について

一般的なビジネスマナーは、階段やエスカレーターでは「お客様が上、案内人は下」になるようにしましょう。「自分の位置はお客様より下の位置」になるように心がけていれば、間違えることはないでしょう。

初めて来られた方やお客様が女性（スカートを履いている）で案内人が男性の場合は、例外です。これらの場合は、自分がお客様の上の位置になるように上り下りをしましょう。

先にエスカレーターに乗り込む場合は「お先に失礼いたします」「お足元にお気をつけてください」などと一言声をかけるようにしましょう。

会議室・応接室の入室について

会議室や応接室に入室する場合、誰もいないことが分かっていたとしても必ずドアを「3回ノック」するようにしましょう。部屋のドアが外開きの場合は「どうぞお入りください」と一言伝え、お客様を先に通しましょう。

部屋のドアが内開きの場合は「お先に失礼します」と一言伝え会釈をし、ドアが閉まらないように押さえておき「どうぞ」とお客様を入れましょう。

席順について

会議室や応接室にお客様を通した後は、席をご案内しましょう。基本的には出入り口から一番遠い席が上座、出入り口に近づくにつれて下座になります。

お客様は基本的に上座に座っていただくようにしましょう。「こちらにおかけになってお待ち下さい」と一言添えて待っていただくようにしましょう。

窓から見える風景がキレイな時は「本日はこちらのお席から〇〇がご覧いただけますので、どうぞこちらにお座りください。」と伝えて、その場所をおすすめしましょう。

アポイントメントがない来客者の対応方法について

基本的にはアポイントメントを取るのがビジネスマナーとされていますが、飛び込みの営業や急用などでアポイントメントを取らずに来られる方もいらっしゃいます。急な来客者の対応方法は以下のとおりです。

1.会社名と名前そして「失礼ですが、お約束はございますか？」とアポイントメントの有無を確認します。

2.「〇〇会社の〇〇様ですね。ただいま確認してまいりますので少々お待ちいただけますでしょうか？」とひと声かけて、対応できるかどうか担当者や上司に確認をしましょう。

3.担当者や上司の指示を仰ぎ、対応をしましょう。対応不可だった場合は「大変申し訳ございませんが、お約束のないお取次ぎはいたしかねます。お約束をいただいた上でお越しください。」と丁寧にお断りしましょう。

アポイントメントのない方についての対応方法は会社によって異なりますので、必ずマニュアルを確認しておくようにしましょう。

来客対応のポイントとは

• 来客時間までに応接室などの準備を整えておく
• 部屋の上座・下座の位置を把握しておく
• 案内する際はお客様に中央を歩いてもらい、案内人は右斜前2～3歩先を歩く
• 応接室に入室する前は必ずドアを3回ノックする

来客対応が不安な方でもこの記事でご紹介した、来客対応の最低限のマナーを覚えておけば、安心です。お客様に終始快適に過ごしてもらえるように心がけましょう！