受付は会社の顔！対応のマナーについてシーン別解説・案内・お茶・見送り・準備
受付は会社の顔と言われているほど、とても重要な役割です。マナーを知らずに来客対応をしていると、会社全体の印象も悪くなってしまうという事態にもなりかねません。
商談がスムーズに行くお手伝いができるよう、受付対応のマナーについてしっかりと理解しておきましょう。受付対応の基本的なマナーについてご紹介いたします。注意点も解説しています。
受付対応のマナーとは？
会社には取引先の方々やお客様など、多くの方が訪問に来られます。訪問に来られる方は、会社にとってとても大切なお客様ばかりで、そんな方々へ粗末な来客対応をしてしまってはとても失礼です。
受付対応では「笑顔」と「丁寧な話し方」を心がけることが大切ですが、その他に、マナーや細かい気配りなどがあれば、会社の印象は更にアップします。
受付対応の準備について
受付対応をしてからすぐに案内ができるよう、来客予定者が受付に来るまでに、以下の準備を済ませておきましょう！
1. 会議室をきれいな状態にしておく
2. 換気を十分しておく
3. 空調が過ごしやすい温度か確認する
4. 説明に使用する用品などの不具合が無いかチェックする
5. 人数分の椅子を用意しておく
とくに、商談にホワイトボードを使用する場合、置いてあるインクは全てきちんと出るかどうか確認をしたり、プロジェクターや使用するPCに不具合がないかを確認することはとても重要です。
前の会議に使われていた資料などが残っていないかも忘れずにチェックしておきましょう。
受付対応のマナーについて
受付対応のマナーについてご紹介いたします。
受付対応のマナー【受付】
受付対応では終始笑顔で挨拶をすることを心がけましょう。受付に来られたら、まずは来客者の会社名と名前を聞き、事前にアポイントがあるか確認をします。
受付対応のマナー【案内】
案内の際のマナーは以下のとおりです。
1.歩く際はお客様から2～3歩あけ、左前を歩く
2.行き先を伝えながら案内をする（「〇〇室にご案内いたします」など）
3.エレベーターを使用する場合、自分は操作ボタンの前に立つ
4.エレベーターを降りる際は、最後の人が降りるまで手でドアを押さえておく
5.階段を登る時は自分が後ろ、下るときは自分が先に歩く
6.会議室に入室する際はドアを2回ノックする
7.空調が過ごしやすい温度か確認し、調整をする。
少し細かいですが、基本的なマナーですのでしっかりと覚えておきましょう。
受付対応のマナー【お茶】
来客の際にはお茶を出します。（会社によって規定が異なりますので、会社の規定に従いましょう。）お茶を出す際の基本的なマナーは以下のとおりです。
1.お茶を出す際は茶托を用意する
2.入室時はドアを3回ノックし「失礼いたします」と一言添え、入室する。
3.役職の高い順（来客者）から順番に出す
4.お茶を出す際は右後方から出す
5.お茶を出す際はお盆をサイドテーブルもしくは下座の位置に置いて、両手でお茶を置く
6.退出時は「失礼しました」と一言添え、軽く会釈をして退出する
万が一お茶をこぼしてしまった時に備えて、布巾を1～2枚持っておくことをおすすめします。
受付対応のマナー【見送り】
来客者がおかえりになる最後まで、気は抜けません。
1.玄関先まで不安なく行けるよう案内をする
2.エレベーターでお見送りをする場合、ドアが閉まるまでしっかりとお辞儀をしておく
3.お帰りの際には「本日はありがとうございました」など一言お礼を伝える
最後まで笑顔を忘れずに、しっかりとマナーを守りましょう。
受付対応の気遣いについて
受付でのちょっとした気遣いも、会社の評価に大きく左右されます。雨の日に来客された場合「お足元の悪い中、お越しいただきありがとうございます」という一言や、部屋に入った際には「暑くありませんか？」「寒くありませんか？」など部屋を快適に使っていただくために確認をするのも、とても大切なことです。
良く来られる方（お世話になっている方）に対しては「今日の〇〇お似合いですね」「髪型変えましたか？」などと、気遣いできるだけでも喜ばれますよ。
アポイントがない場合の受付対応について
良く来られる取引先などで、アポイントなく急に来られる場合もあります。アポイントを取るのは基本的なマナーですが、急を要する場合やなにか事情がある時は、アポイントを取らずに来られるケースもあります。
急な来客は対応が困るかもしれませんが、「ただいま確認してまいりますので、少々お待ち下さい」と冷静に一言伝え、担当の方へ来客があることを伝えましょう。「アポイントなしでは困ります」など、冷たい対応は間違ってもしないようにしましょう。
飛び込みの営業に来られた場合の対応について
飛び込みの営業に対して、各会社で対応のルールが指定されている事が多いです。飛び込み営業に対しての対応ルールについて知らない方は、確認しておきましょう。
対応ができない場合は「大変申し訳ございませんが、お約束がない方のお取次ぎはいたしかねます。お約束をしていただいた上で、お越しくださいませ」などと、丁寧にお断りしましょう。
受付対応の注意点について
受付対応の注意点は以下のとおりです。
声のトーンは気持ち高めを意識する
受付対応をする際は、プライベートで話す声のトーンから気持ち高めを意識して話しましょう。重要な話や深刻な話などの対応をしている場合は、低めのトーンを意識します。
基本的に受付で深刻な話などになることは少ないので、基本的には明るく話すように心がけましょう。
身だしなみに注意する
ビジネスシーンでは、第一印象もとても大切です。不潔そうな方とは「お仕事したい！」と思ってくれる方も少ないでしょう。
- シワのないシャツ
- 清潔感のある髪型
- メイクは濃すぎず薄すぎず
- ネイルは派手すぎずシンプルに
- 体臭・匂いの強い香水はNG
特に上記のようなことに注意しましょう。
大切なマナーは5つ
受付対応のマナーをまとめると
- 笑顔
- 丁寧な話し方
- 歩くときは2・3歩前を歩く
- 声のトーンは気持ち高め
- 清潔な身だしなみを心がける
ビジネスシーンでは、大切なお客様に対応する機会も増えてきますので、以上のマナー5点はしっかりと身につけておきましょう。
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