突然のメールのマナーとは？正しい書き方と注意点や良い印象にするポイントと例文
近年、テレワークやリモートワークという方も増えています。実際に訪問をして営業や打ち合わせなどがしにくくなって来ている中、メールやSNSなどが連絡手段として重宝されていますよね。
面識のない方にメールを送ることも増えてきているかと思います。「どのような内容で送れば良いのか」「失礼のない内容にしたい」など、自分の第一印象を損ねないためにもメールの内容やマナーには注意をしなければいけません。
今回は、突然のメールのマナーと例文についてご紹介いたします。
ビジネスメールのマナーの必要性について
近年ではテレワークやリモートワークの方も増えてきて、顔の知らない相手にメールを送ることも増えてきています。表情の見えないやり取りですので、メールでの伝え方はとても重要になってきて、マナーを知っていないと相手に失礼な印象を与えてしまう恐れもあります。せっかくのチャンスを逃してしまう恐れもあるのです。
ビジネスメールは、仕事での信頼関係を得るためにも正しいマナーを身に着けて相手に好印象を与えられるようなメールを送ることがとても重要になるのです。
突然のメールをする場合のビジネスマナーとは？
突然のビジネスメールを送る際の基本的なマナーをご紹介いたします。
はじめに自己紹介と初めてメールをすることが分かるように伝える
メールの冒頭では、初めてメールをする旨と自己紹介を記載する必要があります。突然のメールが届くと相手も警戒心を抱くこともあります。
「突然のメールなのに、自己紹介も無い非常識な人」と思われてしまう恐れもありますので、必ず冒頭には、自己紹介と初めてメールをする挨拶文を入れておきましょう。
メールの目的をしっかりと伝える
自己紹介をした後は「なぜメールを送ったのか」について明確に記載する必要があります。この時、内容をダラダラと書いてしまうと相手の読む意欲をなくしてしまう恐れもありますので、大切な事を簡潔に記載するように心がけて下さい。
送り先の会社名や名前は正確に
初めてメールを送る際、会社の名前や担当者を間違えやすい傾向にあります。「株式会社」の前株・後株の間違いや、「株式会社」などの名称を㈱と略してしまうなどは大変失礼に当たります。名前を間違えることもNGです。
メールを送る前に再度誤字脱字が無いかチェックしてから送るように心がけましょう。
件名は内容を明確にする
件名を空欄にしてメールを送るのはマナー違反です。メールの件名に「はじめまして」などの挨拶を入れる方もいらっしゃいますが、挨拶はメール本文でおこなうので、件名には入れなくてもOKです。
件名には必ず「メールの内容」「あなたの会社名・担当者名」を簡潔に記載して、相手に件名を見るだけでメールの内容がある程度分かるようにしておきましょう。
突然のメールでよく使われる書き出しの例文
突然のメールでよく使われる書き出し文をご紹介いたします。
- 初めてメールをいたします。株式会社??の〇〇〇〇と申します。
- 突然のメール失礼いたします。株式会社??の〇〇〇〇と申します。
- 初めて連絡をさせていただきます。株式会社??の〇〇〇〇と申します。
初めてのメールでもよく使われていておすすめな挨拶文は上記の3点です。ひと目みて「初めてのメール相手」という事が分かるように、簡単に挨拶をするのがポイントです。
突然のメールの注意点
突然のメールの注意点は以下のとおりです。メールを送る前に当てはまっている事がないかどうかチェックしておきましょう。
「お世話になっております」は間違い
企業間でもよく使われている「お世話になります」は、すでに取引がある場合にのみ適用する挨拶文です。初めてメールをする相手に「お世話になります」は不適切ですので、使用しないようにしましょう。
初めてやりとりをする相手には、必ず「はじめまして」の挨拶から入るようにして下さい。
マイナスな言葉は使用しない
「経験は無いのですが、やる気はあります！」「現在経営が上手く言っておらず、生活が大変な状況です。」「なんでもできます」「なんでもします」など、営業メールではマイナスな言葉は絶対に使用しないようにしましょう。
特に会社とプライベート事情は全く関係ありませんので、同情はされても仕事を貰うことはできないでしょう。マイナスな言葉よりも自身のある技術や知識を積極的にアピールできるような内容にしましょう。
用件を簡潔にまとめる
自己紹介と挨拶がかけたら、次は以下のような順番で用件を簡潔に伝えるようにしましょう。
1.自己紹介・挨拶
2.メールを送った理由
3.結論→詳細の順で用件を伝える
4.終わりの挨拶
用件は詳細から書いてしまうと、とても読みにくくなります。文章も長くなりがちですので、まずは結論から書いて詳細を明確に記載しましょう。結論や詳細の内容が多くなってしまう場合は、箇条書きにして送ると見やすくておすすめです。
突然のメールの例文について
突然のメールの例文をそれぞれシーン別でご紹介いたします。
紹介を受けているメールの例文について
【例文】
件名：〇〇様（紹介してもらった人の名前）にご紹介いただいた〇〇株式会社の〇〇と申します。
株式会社〇〇
〇〇様
突然のメール失礼いたします。
〇〇株式会社の〇〇と申します。
貴社〇〇部の〇〇様にご紹介賜り、〇〇の件でメールいたしました。
〇〇の資料をPDFにて添付しておりますので、ご確認いただけますと幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願い申し上げます。
尚、ご不明点などがございましたら、お気軽にご連絡下さい。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
～署名～
営業・アポイントのメールの例文について
【例文】
件名：アポイントのお願い（株式会社?? 〇〇（名前））
突然のメール失礼いたします。
□□株式会社の〇〇と申します。
貴社の広告を拝見し、ぜひ弊社開発の新商品をご提案する機会をいただきたくメールを差し上げました。
新商品は～（多くても4行までに収めておきましょう。）
よろしければ一度お伺いしてご案内ができればと思っております。
〇〇様のご都合はいかがでしょうか。
お忙しいところ大変恐縮ではございますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。
～署名～
良い印象にするための４つのポイント
初めてメールを送る相手には、マナーや文章の内容に配慮している文章を作成する事がとても大切です。
初めての印象を、良い印象で残すためにも
- 件名は必ず入れる
- 挨拶・自己紹介は必須
- 内容は重要なことを簡潔に
- 用件は結論→詳細の順で記載する
上記の4つのポイントはしっかりと取り入れて、メールを送る前には必ず文面がおかしくないか、誤字脱字は無いかなどをチェックしてから送信するようにしましょう。
