メールの基本的なビジネスマナーと返信する際の注意すべき点・返信時の文例・例文
ビジネスシーンでは、連絡手段の中でも手軽に連絡ができるメールが重宝されています。友達や家族とのメールとは違い、ビジネスシーンでのメールにはしっかりとしたマナーがあります。
メールのやりとりについてのマナーや注意点はたくさんありますが、今回は「メールの返信」についてのマナーを主にご紹介いたします。顔の見えないやり取りだからこそ、しっかりとマナーが守られているかどうかでお互いの信頼問題にも繋がります。
今後の取引をスムーズに行うためにも、しっかりとマナーを守っていきましょう！
ビジネスメールの基本的なビジネスマナーとは？
ビジネスメールの基本的なビジネスマナーについてチェックしてみましょう！
基本的には必ず返信する
どのようなメールでも、仕事に関するメールには基本的には必ず返信をするのが基本的なマナーです。回答が必要のないメールの場合でも、協力していただいたことや情報の共有をしていただいたことに感謝をする言葉を伝えるためにメールを返信します。
1日何通もメールが届く企業もありますが、届くメールが多ければ多いほど漏れが生じてしまいます。漏れのないように、1つ1つメールを確認して、返信をしましょう。
こちらで調べて後ほど回答が必要な場合のメールは、その件を伝えるためにメールを一度返信し、その後メールに関しての回答が必要なことをメモに残しておくなどの工夫をして、返信忘れなどのミスを防ぐように努めましょう。
自分がCCに入っている場合は？
自分がCCに入っているメールには基本的に返信する必要はありません。自分に対して問いかけがある場合は返信が必要ですので、内容によって臨機応変に対応するようにしましょう。
メールは読みやすく簡潔にする
メールはできれば開いて数秒で内容が理解できるように、簡潔に読みやすくするのが親切です。中には、忙しい中メールを確認している方もいらっしゃいます。
メールの文章が長くなってしまいそうであれば、箇条書きにするとより読みやすくなります。
返信はなるべくはやく
メールの返信はなるべく早く、遅くても翌日中には返信するように心がけましょう。回答に時間がかかる場合は、「〇〇のため、確認が必要となります。本日の◯時までに回答いたしますので、今しばらくお待ちいただけると幸いです。」など、回答までに時間がかかるということと、時間がかかる理由、そしてどれくらいの時間を要するのかを伝えるために一旦メールを返信しましょう。
返信はなるべく営業時間内で
メールの返信は、時間帯にも配慮して返信することが大切です。なるべく営業時間内に返信するようにしましょう。営業時間外や相手が休暇の日にメールを返信しなければいけないこともあるかと思います。
メールの文章に「お休みのところ失礼いたします」や「夜分遅くに失礼いたします」など、相手を気遣う一言添えてメールを送信するようにしましょう。
ビジネスメールの返信時の注意点
ビジネスメールの返信時の注意点は以下のとおりです。
誤字脱字には気をつける
メールの内容には、言葉遣いや誤字脱字に気をつけるようにしましょう。誤字脱字があるだけで、相手からの印象が悪くなってしまう恐れもあります。
メールを送信する前には必ず正しい言葉遣いができているか、誤字脱字がないかをチェックしてから送信しましょう。
送信先は入念に確認する
ビジネスメールでもよくあるミス、そして起こしてはいけないミスが「送信先のミス」です。送信先のミスは、相手からの信頼性を失うだけではなく、送信するメールに寄っては、会社または相手の会社の個人情報を漏洩してしまうことになり、重大な損失につながることもあります。
特に、名字が同じでも会社が全く違う人などは、間違えやすいです。こういったミスを防ぐためにも、メールアドレスの名前を登録する際はわかりやすく登録をするよう心がけましょう。
送信相手の間違いは絶対にあってはいけないミスですので、メールの送信先は送信前に入念にチェックしましょう。
急ぎの内容は電話で返信も
メールは手軽に送れて便利ですが、送るタイミングによってはすぐに返信がいただけないこともあります。回答を急ぐ場合は、すぐに返答がいただきやすい電話で確認するなど、臨機応変に対応するようにしましょう。
電話で対応していただいた場合でも、確認や対応していただいた御礼のためにも、要件をまとめたメールを一度送信しておくことが大切です。
ビジネスメールの件名について
ビジネスシーンでのメールの件名はとても重要で、件名をひと目見るだけで、メールの内容がある程度分かるように件名を付ける必要があります。その中でも返信時の件名について悩んでいる方も多いようです。
相手から送られてきたメールに返信する場合、件名には「Re:」と付いていますが、基本的にはそれも含め件名は変えずに返信するのがマナーとされています。その理由は、まず「Re:」をつけたまま返信することで、相手が新規のメールか、こちらが送信したメールかをひと目みて判断することができます。
相手のメール管理を邪魔せずにスムーズにやり取りができるような配慮をするためにも、件名は変えずそのままで送るよう配慮しましょう。
ビジネスメールの返信例文について
ビジネスメールの中でも、気が重く文章に悩む催促のメールやお断りのメールの例文をご紹介いたします。
催促メールの例文
件名：〇〇再送いたします。
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇です。
◯月◯日◯時頃に一度〇〇についてメールをお送りいたしましたが、ごらんになりましたでしょうか。
念の為、再送させていただきますのでご確認くださいますようお願いいたします。
お忙しい中大変恐縮ですが、◯月◯日までにご回答いただければ幸いです。
ご不明点・ご要望などがございましたらお気軽にご連絡ください。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
～署名～
催促のメールをするということは、以前にも連絡をしたということです。以前連絡した連絡方法、メールを送信したのであれば、日時を具体的に伝えることで、相手もメールボックスから探しやすくなります。
見積書について合意などの返信を頂きたい場合は、再度見積書を添付して送るようにしましょう。
お断りのメールの例文
件名：〇〇のご提案内容について
〇〇◯株式会社
〇〇部 〇〇様
いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。
この度は〇〇についてのご提案をいただき、誠にありがとうございます。
せっかくご提案いただいた中、大変恐縮ではございますが今回は見送りとさせていただきます。
大変魅力的な内容ではありますが、〇〇（理由）のため貴社のご要望には答え兼ねます。
またの機会がございましたらぜひ、よろしくお願いいたします。
貴社のますますのご発展、心よりお祈り申し上げます。
～署名～
今後の新しい取引の可能性を潰してしまわないためにも、丁寧にお断りすることがポイントです。「またの機会がございましたらぜひ」という一言があるだけでも、今後も良好な関係を築くことができますので、一言添えておくことをおすすめします。
今後一切の取引をおこなわないつもりであれば、上記のような言葉は誤解を生んでしまうので、入れないようにしておきましょう。
送信前には確認をしましょう
メールの返信のマナーについてまとめると
- メールの返信は基本的には必ずおこなう
- 自分がCCに入っている場合は返信しなくてもいい場合もある
- 誤字脱字や送信先のミスはNG。送信前に必ず確認する
- 返信時の件名はそのままにしておくのが基本的なマナー
- 催促やお断りのメールは今後の取引のことも考慮し、丁寧な文章を心がける
文章のやりとりは、感情が伝わりにくく難しいです。マナーがいかに守られているかということが重要となってきます。メールを送る前には、必ず内容と送信先にミスがないか必ず確認してから送るように心がけましょう。
