企業向け緊急連絡網の必要事項や作成時の注意点と会社の安否確認システムについて

地震や氾濫など、日本は多くの自然災害が起こります。このような緊急事態の際、従業員全員に有事を知らせるために役立つのが緊急連絡網です。

あらかじめ、どのような順番で、誰がどこにで連絡をするかを決めて、従業員全員に確実に有事を知らせるために、企業で作成しなければいけない書類です。

緊急連絡網の必要事項や、作成時の注意点などもご紹介いたします。

緊急連絡網について

緊急連絡網について、それぞれ紹介いたします。

緊急連絡網とは？

大きな災害が起こった際に、従業員と連絡を取り、安否確認などを行う際に、全員に確実に連絡が回る様に、どのような順番で、誰がどこに連絡するのかが記載されている書類となります。

緊急連絡網の作成は義務

緊急連絡網の作成は、企業であれば「危機管理マニュアル」の作成が制定されています。緊急連絡網はこの「危機管理マニュアル」の項目の中の1つになります。国内すべての学校は、危機管理マニュアルの作成が義務付けられています。

緊急連絡網を作成する前に確認しておくこと

緊急連絡網を作成する前に、以下の事を必ず確認しておきましょう！

従業員全員の連絡先は保管してあるかどうか？

• 携帯の電話番号
• メールアドレス
• ラインID（使用がある場合）

従業員の自宅番号は分かるが携帯番号が分からないという事があります。連絡網には従業員の携帯番号を記載しなければいけないため、従業員全員の携帯番号、さらにメールアドレスがきちんと保管されているかチェックしましょう。

抜けがある場合は、その方に連絡先の提出をお願いしなければいけません。ラインなどが主なやり取りの企業もあります。その場合はラインIDなども保管しておくことをおすすめします。

責任者を決めておく

緊急事態の際に、誰が主導となり従業員の安否確認を行うのかを決めておかなければ意味がありません。緊急連絡の責任者を決めておきましょう。大きな企業で部署がいくつかある場合は、部署ごとで責任者を決めると、より迅速に安否確認をする事が可能です。

連絡網をどういった時に使うかを決める

• 震度4以上を観測した場合
• 各特別警報が発令された場合
• 緊急事態宣言が出された場合
• 交通会社が計画運休を出した場合

実際に緊急連絡網を使用するのはどういった時なのかを決めておかなければいけません。社内で起きた事由の場合も同じく、連絡をしなければいけない時について決めておきましょう。

不足な事態を考えておく

緊急連絡網を使用しなければいけない事態となった場合、不足な事態も起こる可能性が高いです。

• 緊急連絡網の責任者が不在
• 従業員の一人と連絡が取れず、連絡網が回らない
• 電話・ネット回線が繋がらない

緊急連絡網の責任者が不在や連絡が取れないときのために、責任者代理を作っておくなど、対策をして不足な事態に備えておかなければいけません。

緊急連絡網の必要事項や作成時の注意点について

緊急連絡網を作成するにあたり、必要事項や、注意点などをご紹介します。

必要項目について

緊急連絡網に必要な事項は

• 連絡を回す順番
• 連絡を回す人のフルネーム
• 一人一人の電話番号

上記の3点です。緊急連絡網をExcelで作成する場合、無料でダウンロードする事のできるひな形サイトの利用がおすすめです。ダウンロードするだけで、あとは従業員の氏名と電話番号を入力するだけなのでとても便利です。

作成時の注意点

• 情報漏えい対策をしておく
• プライベート用の連絡先を使用する前には事前に従業員へ同意を得る

情報漏えいを防ぐために、緊急時に取り出しやすく、紛失や漏えいが起こらないような場所へ保管しておくなど、緊急連絡網の保管場所には十分気を付けておかなければいけません。

従業員のプライベートの連絡先を共有する場合、必ず従業員一人一人に同意を得てから作成しなければいけません。

緊急連絡の連絡方法について

緊急連絡は電話だけではなく、色々な方法で連絡を回している企業もあります。それぞれのメリット・デメリットも一緒にご紹介いたします。

電話での連絡の場合

電話での連絡は昔から使用されていた手段で、今でも多くの企業が、電話で緊急連絡を回しています。

▼メリット

携帯電話があれば、誰でも使用する事ができて、企業側はとくにシステム導入の料金や手間もかかりません。アプリなどのツールが使用できない際でも電話で連絡が取る事ができる点もメリットの一つとなります。

▼デメリット

特に多くの従業員を雇っている会社の場合、電話では時間がかかり過ぎてしまう点がデメリットとなります。

ラインなどのSNS

現代では、ラインなどで連絡のやり取りをしている企業も増えています。

▼メリット

ラインなどのSNSは無料で利用する事ができ、現代ではすべてのやりとりをラインなどのアプリを使ってする企業が多いです。グループなどを作れるSNSの場合、1度の連絡で全員に連絡を回せるため、連絡を迅速に回せるといった点では優秀です。

▼デメリット

SNSによっては、閲覧の有無が見られないものもあるため閲覧の有無や閲覧数が見られるSNSを使用する事をおすすめします。アプリが正常に動かないという可能性もあるのでそういった点が大きなデメリットとなります。

安否確認システム

緊急連絡に特化している安否確認システムは、近年導入している企業も増えています。

▼メリット

安否確認システムは、使用するシステムによって機能は変わりますが、基本的には安否確認が自動で実行できる、複数の通信手段で安否確認ができるなど、有事の際にはとても役に立つツールです。

▼デメリット

使用するシステムによって金額は大きく変わりますが初期費用の平均相場が100,000円前後、維持費が15,000円前後と、かなり高額になってしまう点が大きなデメリットとなります。

メール配信

あらかじめメールアドレスを登録しておくだけで、簡単に緊急連絡を送る事ができるため、迅速かつ正確に安否確認等を行う事ができます。

▼メリット

従業員一人一人に一斉にメールが送れるので、何度も送信する手間が無い点や、費用も安く使用する事ができます。緊急連絡だけでなく、普段の仕事で使用する事もできるので、安否確認システムのように、緊急時のみの使用で維持費を払い続けるという少し勿体ないような気もする事なく、使用する事ができます。

▼デメリット

デメリットは、メールを普段見ないという方がメールに気づかない可能性があるという事です。アプリなどで連絡を主に取っている方は、メールを普段全く使用せず、通知を消してしまっている方もいらっしゃいます。

そのような場合は、メールに気づかないという事もあります。

安否確認は様々な方法があります

現代では電話連絡だけではなく、様々な方法で安否確認をする事が可能となっています。今後、もっと簡単でもっと確実にできるシステムも開発されるかもしれません。経営者の方々は、自分の会社に合った緊急連絡方法を導入して、いざという時に準備万全で備えるようにしましょう。