取引確認書の書類作成と取り交わし方や効力は？正確さが重要で例文を使って解説

企業同士はもちろん、個人から企業、企業から個人などいろいろな取引がかわされることがあります。その際、口約束や契約書などではなく「取引確認書」の提出を作成したり提出を求められることがあるでしょう。取引確認書を作成する際、一体どういった書き方が正解なのでしょうか。

取引確認書の書き方や作成方法、意味、テンプレートなどを解説していきたいと思います。取引確認書を作成する機会がある方はぜひ確認してみてください。

取引確認書とは？

取引確認書は、その文字の通りで取引を双方で確認したという意味合いの書面となります。契約書とは違っていることになります。署名押印を作成し、さらに一方的に差入れることになるため確認書は多少のリスクがあると考えられています。相手に不利益のないよう、しっかりと内容には注意して作成することが求められるのではないでしょうか。

取引確認書の効力は？

取引確認書を作成した際の効力とはどういったものになるのか考えていきましょう。まず、性質です。取引確認書は、一方の当事者の認識を確認するという性質です。取引を行ないますよね？ということを相手に聞き、認識しているか否かを回答してもらう文書ということです。また、証拠能力は極めて高いとされているので法的効力は比較的高い文書ということが判断できます。

取引確認書を交付する場合は一方の当事者側が他方の当事者に向けて一方的に交付することが可能です。契約書のように相互に交付されるものではない、というところは頭に入れておきましょう。

原本の所持者は一方の当事者が所持する形になるので、そちらもしっかりと忘れずに確認しておきたいところです。

取引確認書の書き方

一般的な取引確認書の作成の仕方を考えていきましょう。まず、取引確認書の提出のお願いという文書をまずは作成する必要があります。

前述したように、取引確認書は一方の当事者が他方の当事者に確認せずに交付できるものです。そのため、まず取引確認書を作成してもらうお願いを記載することが丁寧な対応といえるでしょう。

取引確認書のお願い

取引確認書を作成する際、まずは「拝啓 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」といった、季節の挨拶や定型文などではじめると丁寧な印象を与えることができるでしょう。

「当社では、下記に該当するお取引の場合…」という形でなぜ取引確認書の提出を求めているのか、という文言もしっかりと記載します。

お願いにてこういった条件を文書に入れた場合は、実際に取引確認書を提出する側の条件をしっかりと記載することが求められるでしょう。

取引確認書の例文

実際に取引確認書の例文を見ながらその項目などを確認していきます。文書の目立つところに取引確認書という文言を入れてください。これが何の書類なのか、ということが相手にわかるように記載することが大切です。

社名と社判を押せる欄を作ってください。相手が個人の場合であれば、そこは個人名という形で作成すればよいでしょう。会社であれば代表者とその印、連絡先を記載します。

所在地に事業内容もしっかりと記載できる欄を作成することが求められます。設立年月日に資本金、従業員数、年間売上高、制作担当者などの細かな情報もしっかりと記載してあげると丁寧です。取引銀行の支店や口座番号、さらに支払い条件なども記載できる項目があるとよいでしょう。

基本的に、取引確認書は取引を確認してくれた、ということが交付する側にわかることが意図とした文書です。面倒なことを記載したり、ユーモアを交えた文書である必要性は一切ありません。

シンプルに片付けることが大切になっていきます。間違い、また相手に不快感を抱かせないような作成が求められるので注意して対応するようにしてください。

取引確認書のテンプレート

取引確認書を作成する際、テンプレートが必要になっていきます。個人でエクセルから作成するという方法もありますが、法的効力のあるものであり、さらになかなか項目がわからない…という方もいるはずです。

取引確認書はインターネットで無料ダウンロードすることができます。エクセルテンプレートであれば、そこから自社に合わせてアレンジをすることも可能です。無理をせず、上手にテンプレートを利用するとよいでしょう。

取引確認書は正確さが重要

取引確認書は、取引先とよい関係を築いていくためにも重要な書類となります。テンプレートなどを上手に利用し、相手がスムーズに提出できるような文書であるように心掛けてください。