社内や社外「打ち合わせ報告書」わかりやすい書き方・記載項目と作成時のポイント
打ち合わせをした際、上司に打ち合わせ内容を報告しなければなりません。その報告を円滑に行うために、書類にまとめて提出する会社がほとんどです。打ち合わせの内容を正確かつわかりやすく記入する事で、上司からの評価もあがりランクアップのチャンスともなります。
どのようにまとめればいいのか、またどのようにすれば読みやすいのかいまいちわからない方も多いと思います。打ち合わせ報告書について、作り方やポイント、注意点などをご紹介いたしますので、是非参考にしてください。
打ち合わせ報告書について
打ち合わせ報告書とは、社内や外での打ち合わせ内容を正確に上司や関係者に伝えるために、打ち合わせ内容をまとめた書類を打ち合わせ報告書と言います。
打ち合わせ報告書の必要性
口頭の報告で良いのでは？と思われる方もいらっしゃいます。もちろんそのような報告方法を取っている会社も沢山あります。口頭で伝えるだけでは後に「伝えたはずなのに伝わっていなかった」「私は、こう聞いたのに」と、食い違いや伝え忘れ、聞き逃しなどのトラブルに繋がる可能性があります。
トラブルを防ぐためには、文章を残しておく事が有効的です。
メモの重要性について
この書類を作成するにあたり、一番頼りになる物が、メモです。打ち合わせ内容をすべて記憶できるのであれば、必要ないですが、沢山の内容を詰め込まれた打ち合わせはすべてを覚える事はできません。伝え忘れを防ぐためにもメモをしっかりと取っておきます。
一語一句メモを取るわけにはいきません。中でも特にメモをしておかなければいけない内容は、話し合いの中で出てきた提案や意見決定事項や予定などは必ず細かくメモを取っておきましょう。
打ち合わせ報告書の書き方について
提出する人によって、伝えなければいけない内容は変わります。提出先によって何を中心に伝えなければいけないのかを考えながら作成しましょう。
- トップ・役員へ提出
トップや役員など、立場が上の方は忙しいので、内容は簡潔に、目を通してすぐに理解ができるように1枚のA4用紙にまとめましょう。主に、打ち合わせで決定した事や問題点がある場合やメリット・重要情報などを記載しましょう。
- 上司・社内へ提出
上司や社内の人間は、打ち合わせの内容を詳しく把握しておく必要がありますので、報告内容は主に、打ち合わせの内容、プロジェクトの内容、問題点や出張の有無など主な記載内容で紹介した内容を報告書へまとめましょう。提出枚数はA4用紙で2.3枚が好ましいです。
※簡単に書いて提出するようにと言われた場合は、要旨のみを200文字前後でまとめましょう。
- お客様へ提出
お客様へ報告書を提出する場合は、失礼の無いよう丁寧かつ間違いが無いかを入念にチェックする必要があります。報告内容は主に、調査の結果やトラブルがある場合はトラブルの報告、打ち合わせの結果実地する内容などを記載しましょう。
主な記載内容は７項目
1.打ち合わせ日時
2.打ち合わせ場所
3.打ち合わせに参加した者
4.欠席者がいれば欠席者
5.打ち合わせで話したこと（検議した内容）
6.打ち合わせの結果どうなったのか
7.これからやるべき事（課題）
特に5からの内容は重要となりますので、作成前にまとめておくことをおすすめします。
5W2Hを意識して書く
【なぜ、なにを、いつ、だれが、どこで、どうやって、いくら】これらを、メモを参考に明確にして書き出しましょう。
作成のポイント・注意点について
報告書を本格的に作成する前におさえておきたいポイントをご紹介します。
- 図・表などを取り入れる
内容によって、文章ではわかりづらい内容もあると思います。そのような場合は分かりやすく図や表などで分かりにくさをカバーしましょう。
- 見出しをつける
「見出し」「小見出し」「説明文」の順で内容を作成し、見出しは、小見出しの要約を約15字で説明し、小見出しは、説明文の要約を20字前後で説明すると読みやすい報告書になります。
- 文字の大きさ
作成時によく悩まれる文字の大きさは、見出し・タイトルは13～14ポイント、その他説明文は11～12ポイントが見やすいと言われています。
作成の注意点
重言にはきをつける
説明文でよくある重言は、説明文を読みにくくなる要因となります。よく見るとおかしいなと気づく事ができますので、作成後の確認はしっかりしておきましょう。
ビジネス面でよくある重言例
×約○○ほど。
◎○〇ほど・約○○。
×あらかじめ予定しておく。
◎予定しておく・あらかじめ決定しておく。
×いちばん最初に決める
◎最初に決める・いちばんに決める
×今、現在は
◎今は・現在は・
×およそ○○ほど
◎およそ○○・○○ほど
不要な部分は省く
打ち合わせ中の話で、今後の1日の対応数について話していた際に、「1日30件は厳しいので20件を目標に対応しよう。」と決定した場合、【1日に30件の対応は難しいので今後の目標は20件と決定しました】と書くより、【1日の対応目標件数は20件にする】と少し簡潔に記載する方が、読みやすくなります。話し合いの内容をだらだらと書いてしまうと、長くなってしまい読みにくいので省ける部分は省きましょう。
数字のチェックは入念に
数字は書類を作成する中でも間違えやすい箇所になります。取引金額や支払金額、次の打ち合わせ日時など、後に信用を失ってしまうような間違いがない様、作成後のチェックで特に気を付けて確認しておく必要があります。
株式会社は省略せずに記載する
よくある間違いで、お客様へ提出する報告書の宛先を、(株)で記載してしまう事がありますが、株式会社や有限会社など会社名は正式名称で記載しましょう。その他にも、名前間違いや漢字間違え、役職名の間違いは失礼となりますので、十分気を付けて記載しましょう。
