内定承諾書が届いたら・返送方法や断り方や辞退の仕方と内定通知書との違いとは
就職活動をして、内定を受けた学生に対し、企業側は内定承諾書を作成し送付しなければいけません。学生は、内定通知書・内定承諾書を受け取ってから、返送作業や入社までの準備を始めなければいけません。
初めて内定承諾書を受け取ったという方は、内定承諾書とはどのような書類なのか？返送方法が分からないという方もいらっしゃるかと思います。内定承諾書とはどのような書類なのか？また、内定通知書との違いや返送方法、注意点などを解説いたします。
内定承諾書とは？
内定承諾書とは、就職活動を行った企業が内定を検討し、検討の結果入社が決まった際に、企業が内定者へ送付する書類です。学生は内定承諾書を受け取った後に、入社の意思が固まった場合、署名・捺印をして企業へ返送しなければいけません。
内定承諾書と内定通知書の違い
内定通知書は、企業が学生へ入社の承諾をした際に、承諾したという証明をするために作成され、内定者へ送付される書類です。内定承諾書は、学生の元に内定通知書が届き内容を確認後、学生が内定を承諾する場合に承諾した事を証明するために、企業へ返送するための書類で、一般的には、内定通知書に同封されている書類です。
内定承諾書が届いたらする事
学生は、内定承諾書が届き、入社する事を承諾した場合、返送作業を行わなければいけません。返送するまでの作業の一連をご紹介いたします。
内定承諾書の同封書類について
内定通知書には同封されている書類は以下の3点です。
- 内定承諾書
- 内定通知書
- 条件提示書
企業により、同封されている書類は違いますが、一般的には上記の3点です。
内定承諾書は届き次第内容を確認
内定承諾書や条件提示書には、一般的に以下のような内容がかかれているので、内定を承諾する場合は必ず目を通しておきましょう。
- 入社の承諾や正当な理由なく入社を拒否しないという文言
- 内定取消事由について
- 内定承諾書の返送期限
- 労働時間
- 業務内容
- 賃金について
これらが、内定承認書、条件指示書に記載されています。特に、労働時間や業務時間、賃金についてなどの条件は、就活中に聞かされていた内容と相違が無いかを必ず確認しておきましょう。
返送の対応
上記の内容をすべて読み、入社の承諾を決めた後は、すみやかに返送の対応を行いましょう。内定承諾書には署名・捺印をし、返送期日までに企業へ書類が到着するように、余裕を持って返送しましょう。
添え状を同封する
内定承諾書を返送する際に添え状を同封する事がビジネスマナーです。
添え状とは、書類の表紙の役目があり
- 誰が（学生の氏名）
- 何を（内定承諾書を）
- 何のために（内定を承諾する事を伝えるために）
送ったのか、担当者が一目見てわかるように添え状を同封します。
添え状の内容には
- 添え状作成日
- 宛名
- あなたの氏名・連絡先
- 件名
- 本文
- 同封書類の種類
を記載し同封しましょう。宛名は誤字脱字のない様、また(株)や㈲など略さずに記載する事に気を付けましょう。
返信用封筒について
企業によっては返信用封筒が同封されている事がありますが、同封されていない場合は、自分で用意しなければいけません。
- 封筒の色は白が好ましい。なければ茶色でも可能です。
- 中の書類が透けないように、厚手の封筒を使用する。
- 書類はおらずに入るサイズが好ましい。基本的に用紙はA4を使用されてる事が多いです。A4の場合は角2を用意しておきましょう。
封筒の表面には、郵送先の住所と担当者の部署や役職、氏名を記載し、左下に「内定承諾書在中」と記載しておき、裏面には自分の住所、氏名を記載し、封をした後は、途中で開封されていない事を表すために「〆」と書いておきましょう。
辞退について
内定承諾書を貰ったが、状況が変わり、辞退したいという場合の手続きについてご紹介いたします。
辞退する場合は電話で伝える
内定を承諾する場合は、内定承諾書を返送しなければいけないのですが、辞退する場合は、電話で辞退する旨を伝えなければいけません。すぐに電話が繋がらない場合、メールを送付し、履歴を残しておきましょう。
担当者が不在だった場合、担当者が何時ごろ戻ってくるのかを確認して、その時間帯に改めてかけなおしましょう。担当者が出張などで長期不在な場合、内定を辞退したい旨を伝え、担当者へ伝えていただける方がいないかを確認し、代わりの人に辞退する旨を伝えておきましょう。
内定承諾書を返送した後の辞退について
内定承諾書には法的効力が無く、一度内定承諾書を返送したあとに辞退を申しでる事は可能です。その場合でも、辞退をする旨を電話で伝えておきましょう。企業へ迷惑をかけるため、あまり良いことではありません。内定承諾書の返送はできるだけ、入社するか辞退するかの意思が固まってから返送するようにしましょう。
内定承諾書についてよくある質問について
内定承諾書についてよくある質問に答えていきます。
内定承諾書の返送期間を延ばす事はできますか？
内定の承諾に迷っていて、返送期間まで時間が足りないという方も中にはいらっしゃいます。その場合、企業へ連絡し、期限を延長してもらえるかどうか確認してみましょう。期限の延長をお願いする際は、きちんと理由を添えて何日までには返送すると具体的に担当者へ伝えるようにしましょう。
指定の期限がない場合でも、なるべく早く承諾の有無を決定しましょう。
記載内容についての交渉はできますか？
内定承諾書を貰うまでに、条件を決める話し合いや、内定承諾書にある条件と、前に話していな内容が異なっている場合。承諾前であれば、交渉可能です。必ず交渉が成立するとは限らないため、慎重に交渉しなければいけません。
内定を承諾するか辞退するか
内定承諾書は、内定が決まった学生が企業へ、内定の承諾をしたという事を伝えるために返送する書類です。内定承諾書には、企業によっては、返送期限がついている事もあります。期限までに入社の意思を固め、余裕を持って返送するのが好ましいです。辞退する場合は、必ず電話で連絡するようにしましょう。
