内定通知書を発行する際の仕方を例文で内容の説明・メールや電話の回答方法もあり
企業が、選考を経て決定した採用予定の方へ「採用が決定しました」と伝えるために送付する書類が内定通知書です。応募者は内定通知書が届くと、それに承諾して、契約成立となります。
応募者の今後の人生に関わる書類でもあるので、作成者は内定通知書がどのような書類なのかなどの知識を得る必要があります。応募者は、内定通知書が届いてからしなければいけないことがいくつかあります。
内定通知書について、企業側へ基本的なことや作り方について、そして応募者側へ、内定通知書が届いたらやる事について解説いたします。
内定通知書とは？
内定通知書とは、応募者が最終面接を受け、その結果を企業側が選考し内定が決定したことを、応募者へ知らせるという重要な役割があります。企業側は内定が決定した後、応募者へ速やかに内定が決定した旨を伝える必要があり、その方法の一つとして内定通知書が送付されます。
内定通知書には発行義務がありません
内定通知書には発行義務が無く、特に内定から入社までの期間が短期の場合、発行しないという企業もありますが、内定から入社までに数ヵ月かかる場合は内定通知書の役割が重要となります。
トラブル回避には内定通知書が必要
内定の通知は、必ず書面で行わなければいけないという事はありません。そのため、口頭やメールでやり取りされる会社も存在します。企業側も応募者側も、内定通知書が無い事によっておこるトラブルがあります。
「言った、言っていない」というトラブルは、内定通知書などの証拠がある事が一番早く物事を解決する方法となります。お互い、こういったトラブルを避けるためにも、内定通知書を送付する、または、応募者は内定通知書の発行をお願いする事をおすすめします。
内定通知書の法的効力について
内定通知書には、上記でお話した通り、発行義務はありません。ですが法的効力はあるので、取り扱いには十分注意しなければいけません。
内定は法律で定められている
応募者へ内定を伝えた時点で、雇用関係は成立します。内定通知書は、民法における労働契約とみなされ、正当な理由がない限り、簡単に取り消しをする事ができません。
内定を不適法な取り消しを行った場合
内定を応募者へ伝えた後に、不適切（人員を減らすことになったなど…）な理由で内定取消を行った場合は
- 数ヵ月の賃金相当額
- 慰謝料
などの損害賠償の支払いを命じられる可能性があります。
内定取消が可能になる可能性がある事由
- 契約書に記載されている内定取消に該当する時
- 内定者が勤務に耐えられないほどの健康状態が悪いと判断された時
- 傷害や重大な犯罪を行った（逮捕）場合
- 卒業予定が長引いた場合（卒業できなかった場合） など…
必ず取り消しが認可されるわけではありませんが、認可される可能性の高い事由が上記の4点となります。企業側の都合による内定取消の場合は、以下の原則整理解雇の要件を満たしていることが必須となります。
- 整理解雇の必要性がある
- 整理解雇回避のために、努力したこと
- 解雇対象者の選定で、客観的・合理的な基準を作成して、適正に運用した事
- 整理解雇を行うにあたり、使用者は当該労働者、労働組合と誠実に十分協議しなければいけない
内定取消を回避するためにはどうすればいいのかについて考えられるすべての事や努力を行っても手段がなく、やむを得ず内定を取り消しするに至ったという事態の場合、認可される可能性があります。会社は内定を取り消した内定者の就職先の確保に、最大限の努力を行わなければいけません。
内定通知書の作り方
内定通知書に記載すべき項目や、作成時のポイントについてご紹介いたします。
- タイトル
タイトルは、タイトルを見ただけで、何の書類かが把握できるように「内定通知書」や「採用内定のお知らせ」などとしておきましょう。
- 年月日
- 宛名と差出人
- 内定通知
- 同封書類の内容
- 注意事項
- 承諾後のスケジュール
- 問い合わせ先
内定通知書について不明な点や今後についてなど、内定者が不明な点がある場合に、対応できる問い合わせ先を記載しておきましょう。
内定通知書が届いてからについて
応募者は、内定通知書が届いたらまず、記載されている内容をしっかりと読み、準備物や入社日などをチェックしましょう。内定取消事由がかかれている場合もあるので、そういった点もしっかりチェックしておかなければ、後にトラブルとなってしまう可能性があるので、まずは、すべての内容をしっかりとチェックしておきましょう。
通知方法がメールや口頭の場合
企業によっては、書面ではなく、メールや口頭での報告となる事もあります。
▼メールの場合
・返信はできるだけ早く（24時間以内がベスト）感謝の言葉と入社意思をっ付けて返信する
・返信は新規ではなく「Re:」を付けたまま返信する（企業が誰から来たメールかわかるようにするため）
▼口頭（電話など）での通知の場合
・感謝の言葉と入社意思を伝える
・辞退する場合はきちんと伝えて、感謝の気持ちを伝える
・内定通知書の発行について確認する
内定通知書が無いと不安という方は、一度担当者へ「内定通知書はもらえますか」と確認してみましょう。
トラブル回避の為にも内定通知書を発行しよう
内定通知書は、企業側に発行義務はありませんが、内定という行為による法的拘束力があります。内定決定後の取り消しなどの扱いについては、十分に注意が必要です。応募者は、内定通知書はトラブルに発展した際の証拠品としても扱う事ができるので、なるべく内定通知書を貰っておくことが大切です。
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