配送依頼書の文章例・メール送信編とFAX作成編・出荷と配送の違いや必要な項目
配送依頼書は、荷物の配送を依頼する会社へ送付する書類で、配送会社はこの依頼書をもとに荷物の確認、積み込みを行います。配送を代行してもらっているので、ただ、配送する商品の名前や個数を伝えれば良いのではなく、分かりやすく、正確に作成する必要があります。
今回は、配送依頼書について、使い方や作り方などについてご紹介いたしますので是非参考にしてください。
配送依頼書の使い方について
配送依頼書とは、配送依頼先に荷物をどこに持って行ってほしいという旨を伝えるため、書類にして提出されるものです。配送を請け負っている担当者や荷物を一時的に保管している倉庫会社などに発送を依頼する際に、発送依頼書が作成されます。
▼荷物がお客様に届くまでには
お客様からの注文依頼
↓
荷物を配送してもらう場所へ預ける
↓
荷物を配送者がお客様へ渡す
という流れとなります。
配送依頼書は、作成されるタイミングは会社によって違いますが、一般的に荷物を配送してもらう場所へ預けた場合、または、荷物を事前に倉庫会社などに預けているなどの場合、お客様から注文依頼が来た時点で作成しておきます。
配送について
配送と聞くと、ここからここまで荷物を移動するというイメージになりますが、実は少し違います。○○会社から卸問屋や小売店、顧客先へ運ぶ場合など、荷物が置いてある場所から、数か所に荷物を送り届ける事を配送と言います。
配送依頼書を作成し提出する先は、自社の荷物が置いてある物流センターなどの倉庫会社となります。
出荷と配送の違い
良くある認識間違いで、出荷と配送についてどちらも同じ意味だと認識している方がいらっしゃいます。
●出荷
商品などの荷物を市場（工場や倉庫など）に出す。
●配送
配送を請け負った業者が商品などの荷物をそれぞれの宛先まで運ぶこと
出荷日：〇日
配送日：〇日
上記のように、双方似たような意味ですが、少し違います。
配送依頼書の記載事項について
会社に規定がある場合があります。作成前には事前に確認しておきましょう。
▼年月日
配送依頼書を作成した年月日を記載しましょう。
▼表題
表題は、分かりやすいように「配送依頼書」としましょう。
▼荷物情報
・荷物の名前やナンバー
・配送する荷物の数量
・荷物の合計数量
・注意事項（荷物の扱いについてなど、注意事項がある場合は、記載しておきましょう。）
など、荷物に関する情報を記載しておきましょう。
▼配送日
配送日を年月日で記載しましょう。荷物によって配送日が違う場合、商品の横に配送日を入力するか、配送日ごとに用紙を変えるようにするとわかりやすいですよ。
▼配送先
配送先の氏名・住所などを記載しておきましょう。それぞれの荷物の配送先が違う場合は、配送日同様、商品の横に配送先を入力するか、配送先ごとに用紙を変えるようにするとわかりやすいですよ。
記載すると便利な内容
◆請求先
商品を配送した際にかかる送料などの料金を請求する先を記載しておくとわかりやすくて良いです。
◆温度帯
配送する商品は、チルド商品または冷凍商品なのかを記載しておくことで、配送会社が、どの車を配車すればいいのか判断がしやすくなります。
メールでの依頼でもOK？
配送会社や自社が認めている場合は、メールでのやり取りでもOKです。ただし、間違えて違う人や違う会社に送ってしまった場合、大変な事になりますので、送信先などは厳重にチェックしておきましょう。
配送依頼書の依頼文章について
依頼の文章を入れる場合は、依頼文章を考えなければいけません。多くの場合、依頼文章を入れないひな形が多いのですが、会社の方針などで、文章を入れないといけない場合に参考になれば幸いです。
簡単な文章例
いつも大変お世話になっております。
株式会社○○の○○（作成者氏名）です。
商品の配送につきまして、下記の通りご連絡いたしますのでご確認の程宜しくお願い致します。
しっかりした文章の例
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、表題の件につきまして、下記の通り配送を依頼させていただきたくお願い申し上げます。
（伝えておくべき内容を記載しましょう。）
以上、お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
敬具
FAXで配送依頼書を送付する際
FAXで配送依頼書を送付する際には、FAX送付書を一緒に送付する事が最低限のマナーとされています。配送依頼書だけを送信するのではなく、送付状と配送依頼書をセットで送信するようにしましょう。
FAX送付状には
・送信先会社名や担当者の名前など
・送信元会社名や担当者の名前など
・件名（配送依頼書の送付）
・下記の通りファックスを送付いたしますので、ご確認の程宜しくお願い致します。などの文面
・送付枚数（本送付書を含む）
・本文
（返信が必要かどうかなどを記載しましょう）
を記載して送付する事が一般的とされています。
メールで配送依頼書を送付する際
メールで配送依頼書を送付する場合は
〔例文〕
・件名
（「配送依頼書の送付について」など、メールの内容を一言でまとめた内容）
・本文
株式会社○○
○○課
○○ ○○様
いつも大変お世話になっております。
株式会社○○の○○（送信者の名前）です。
配送依頼書を〇通添付しております。
配送に関して不明点などございましたら、お手数をおかけし申し訳ありませんが、下記担当者までご連絡いただければ幸いです。
以上、お忙しいところ恐縮ですがご確認の程宜しくお願い致します。
上記のように、配送依頼書を添付していますという内容を記載しましょう。
ひな形ダウンロードサイトで簡単作成！
配送依頼書はテンプレートやひな形のサイトを利用して作成するのもおすすめします。内容文書などは簡単に変更する事ができますので、とても便利です。
どのような形で作成すればいいのかわからない方や、どのような文章を使用したらいいのかわからない方、ひな形作成が面倒な方など、作成について不安がある方は是非ご利用ください。
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