Excelで作る簡単で見やすい在庫管理表の作り方・注意点や作成時のポイントとは

沢山の在庫を抱える場合、正確に在庫の数を把握するために作成される書類が在庫管理表です。会社の利益となる大切な商品や、お仕事をする中で欠かせない備品・消耗品など、在庫の数をきちんと把握するためにも在庫管理表の作成を徹底し、管理する事で業務円滑化にも繋がります。

在庫管理表には様々な様式や管理方法があり、在庫管理表を利用しているのに、使いにくい物を使用していると、せっかく利用しているのに意味がありません。分かりやすい在庫管理表の作り方や、作成時の注意点・ポイントなどをご紹介いたしますので是非参考にしてください。

在庫管理表とは？その必要性について

在庫表とは、入庫してきた商品の管理や、現在会社にある商品や備品などの数を把握するために作成する表です。在庫管理表を作成する事で、会社にある在庫を一目で把握でき、商品の発注のタイミングも在庫管理表を見て考えることが出来ます。

特に多くの在庫や備品を抱える会社は在庫管理表が必須となります。

在庫管理表の必要性について

在庫管理表を作成せず在庫管理を行っていたために起きてしまった事をいくつかご紹介いたします。

〔トラブル1〕在庫の存在を見落とし

引き取ったリサイクル品を値上がりしたタイミングでリサイクル業者に出荷する予定だったが、時がたって在庫の存在を見落としてしまい、結果一番利益になる時期を逃してしまい会社にとって、大きな損失を負ってしまった。

〔トラブル2〕備品が底を尽きてしまう

必要不可欠な備品があと少ししかないのに、発注されず、備品が底を尽きてしまい仕事がストップして社員や契約企業様に大変迷惑をかけてしまった。

〔トラブル3〕大量に売れ残ってしまう

棚に並べきれなかった商品を倉庫に保管していたが、それに気づかなかった他の従業員がもう商品が少ししかないと勘違いし発注をしてしまい、それほど売れ行きが良くなかった商品だったので、大量に売れ残ってしまった。

〔トラブル4〕探すのに時間が掛かった

企業様へ出荷する荷物がどこに置かれているか分からなくて探すのに時間がかかり、納品に遅れが出て企業様に大変ご迷惑をおかけしてしまった。

など、在庫管理表を作成していないと上記のようなトラブルにもなってしまいます。在庫管理表だけに頼らず、目視で定期的に確認する事も大切ですが、どうしても目視だけの確認ですと、抜けが出てしまいます。

在庫管理の抜けなどのトラブルが起きてしまわないためにも、在庫管理表の作成は必要です。

在庫管理表を使用するメリット・デメリットについて

メリット

在庫管理表を使用していると、商品や備品をどこに保管しているのか、在庫管理表を確認しただけで把握できますので、業務の円滑化にもなります。他にも在庫の無駄な発注を回避する、在庫切れを防ぐ、商品の売れ具合が把握でき、無駄な商品の選別にも役立ちます。

デメリット

在庫管理表をエクセルで使用する場合、やはりPCの通信費やエクセルのソフト代金が発生してきます。エクセルだけではなく、専用ソフトに関しましても料金が発生してしまいます。

在庫管理表のマニュアルを置いていなかった場合、他人が間違えて入力をしてしまって、すべての数字が狂ってしまった…という事も少なくはありません。

在庫管理表の作り方について

在庫管理表に必要な項目について

• 商品の名前
• 前月繰越の商品の数
• 入庫、出庫の日付と数
• 在庫の数

上記4点は在庫管理表を作成するのであれば、必須項目となります。

会社の種類にもよりますが、在庫を管理する場所が複数ある場合、「どこに置いてあるか」を把握するために、保管場所の項目も作成しましょう。その他にも、入庫・出庫する予定のある商品がある場合、「どこに」「いつ」を記載しておくと、より管理がしやすくなります。

手書きで管理する場合

手書きで管理する場合、項目が分けやすい様にマス目が付いているノートを使用する事をおすすめします。他にも、PCで手書き用の在庫管理表を印刷して使用する、在庫管理表用のノートを購入して管理する事もおすすめです。

PCで作成する場合

エクセルで管理する事によって、自動計算機能で簡単に管理する事ができます。商品個別事に管理する事も出来ます。一度ひな形を作成しておくと、何度も作成する手間が省けますよ！他にも専用ソフトを購入する事で簡単に管理する事ができます。

上記の通り、ご自身で作成される場合詳しく入力できるように作成しておきましょう。ひな形をダウンロードする場合でも、管理者と社員にとって使用のしやすいひな形を選んでダウンロードする事をおすすめします。

エクセルで作成する際のポイントや注意点

関数を使い管理の負担を減らしましょう。

エクセルで作成する場合足し算、引き算、掛け算など、在庫管理に必要な計算を自動で計算してくれるように、関数を使用する事がおすすめです。

誰でも入力しやすいように作成する。

在庫管理者だけが管理している場合、自分だけがわかればいい様な作り方をすると、急なお休みなどにも誰も対応できず、結局一から在庫を数えないといけなくなってしまうと、元も子もありません。

このようなことが起きないよう、誰でも入力できるような簡単な様式にしておきましょう。

在庫管理表のマニュアルを作成しておく。

上記で説明した通り、誰にでも在庫管理票が扱えるように、どこに何を入力するのか、どういった時に入力するのかなど、在庫管理票のマニュアルを作成し、保管しておきましょう。

在庫管理のトラブルを防ぐためには？

在庫管理のトラブルを防ぐためには？

入力後の最終チェックをする

在庫管理表を作成していて、よく起きるトラブルが入力漏れや入力ミスです。

少しでもミスを減らすため、入力後の数字の確認と、二重入力にならないように入力した時間をメモしておくなどの工夫が必要です。

在庫の置き場を固定と管理する

在庫の置き場を決め、その置き場に名前を付けて保管します。置き場を決めて名前を付け、保管場所を在庫管理表に記入する事で在庫の誤差が生じた際にも商品を探しやすく、数えやすくなります。

ひな形ダウンロードサイトで簡単作成！

関数の使用方法がわからない方は、初めから表ができていて、関数が入力されている無料でダウンロードが出来るテンプレート・ひな形サイトで沢山のひな形の中から、使いやすそうな、ひな形をダウンロードする事で作成の手間を省くことが出来ます。