卒業証明書のもらい方・依頼文の作り方や書き方を例文を使って作成・提出の流れ

面接などで卒業証明書の提出が求められることがあります。手元に卒業証明書がなかったり、どこかに紛失してしまった…ということもあるでしょう。重要になってくるのが卒業証明書の依頼文です。

ここでは、卒業証明書の依頼文の書き方などについて解説します。卒業証明書の依頼文を作成しようと考えている方は参考にしてみてください。

卒業証明書とは

卒業証明書とは何かについて解説していきます。卒業証明書とは学校などを卒業したことを証明するために正式に発行される書類のことです。卒業証明書とは、その学校などの全ての過程を修了していることを証明するものであり、嘘偽りなく卒業したということを証明できる書類となっています。

就活で使う場合もある

卒業証明書は日常生活であまり求められるものでありませんが、職種によっては履歴書などに虚偽の記載がないことを確認するために提出が求められることがあります。もし卒業証明書は紛失したとか提出することはできない、勝手に手書きのものを出してしまうとトラブルに発展します。

卒業証明書の提出が求められたら、すぐに対応できるよう、本記事を参考にしてみてください。

卒業証明書の依頼文について

卒業証明書の提出を求められた時、必要になるのが該当する学校などへの依頼です。電話ではなく正式な文書を作成し、それを依頼文として発送しなければなりません。卒業証明書の依頼文の書き方について解説していきたいと思います。

時候の挨拶などは不要

卒業証明書の依頼文は、基本的にはビジネス文書の類いに入ります。手紙とはいえ、相手を気遣っているものでもありませんし、何かお誘いしたり、お仲間に出すわけでもないでしょう。卒業証明書の依頼文を作成する際、書き出しに時候の挨拶などは不要です。

拝啓などの頭語はある程度あってもよいですが、とくに季節のことに関連することや、無駄な前おきなどは不要ですので省いてしまっても問題ないでしょう。

依頼することになった経緯を記載

卒業証明書の依頼文の中には、なぜ依頼することになったかの文面も記載されていることが重要です。学校側としても全く意味もなく卒業証明書を発行するのはリスクがありますし、その理由がなければ悪用されるといった恐れもあるでしょう。

そこまで厳しく追及されることもありませんが、有名大学などの学校になれば安易に卒業証明書の発行はリスクを伴います。就職や転職で必要になったのか、なぜ今卒業証明書の発行が必要になったのか、その旨を簡潔に記載しておくことが求められます。

記載内容を簡潔にまとめておく

卒業証明書の依頼文とはいえ、何をどのくらい発行してもらうか相手に伝わらなければ二度手間です。卒業証明書が欲しい…と伝えたところで、それだけで対応してくれるかわかりません。

卒業証明書の書き方

卒業証明書の書き方としての基本ですが、記載してほしい内容をしっかりと伝えるように文面に書き出します。卒業証明書に記載すべきは一般的に氏名と送付先住所と連絡先、さらに学籍番号、部数などです。とくに学籍番号などはそれが卒業証明書の重要なポイントになってくるかもしれません。わからないようであれば、卒業証明書の提出を求めてくる先に何が記載されていればよいかと聞いても良いでしょう。

依頼時に必要な書類

卒業証明書の依頼文には身分証明書などのコピーを添付する可能性があります。いきなり卒業証明書の依頼文を相手に送るのではなく、あくまで電話などでどういった内容で送ればよいか聞いておくことがマナーとなるでしょう。

卒業証明書の依頼文の例文など

卒業証明書を依頼する段取りを説明します。

依頼の際は予め電話をする

卒業証明書の依頼文の例文など、ここからは、卒業証明書の依頼文について解説していきます。まず、卒業証明書を依頼する前の注意点についても解説していきます。前述したように卒業証明書を依頼する際は先に依頼先に電話で対応してもらうようにします。

事前に準備することとは

依頼文を出すだけではなく、しっかりと手数料や返信料、返信用封筒などを入れておくと便利でしょう。いつまでに発行してもらうのかも伝えておきます。学校側も暇ではありませんので、「いつでも構わない」といったスタンスで依頼してしまうと、本当に必要な時期に間に合わなかったり、トラブルに発展しまうことがあるでしょう。

学校側にもいつまで…といった形で、必要になる数日前には手元に届くような設定にすべきではないでしょうか。

卒業証明書発行依頼の例文

卒業証明書の依頼文の例文をひとつ紹介します。参考に卒業証明書の依頼文を作成してみてください。

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令和○年○月○日 郵便番号 住所 氏名 電話番号など…

卒業証明書送付依頼 〇〇大学 御中 拝啓 お忙しい中、ご連絡大変申し訳ございません。

私は〇〇年3月に貴校を卒業した者でございます。

このたび、〇〇株式会社の面接にて卒業証明書1通の提出を求められ、必要となりました。

下記住所まで郵送していただけると幸いです。

返信用封筒、切手、手数料分為替を同封しております。 どうぞよろしくお願いいたします。 敬具

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卒業証明書の依頼文は、特別なことを記載する必要はありません。相手を気遣う文面で作成することは必要ですが、あまりそちらに気を取られる必要もないでしょう。

重要なのは上記で解説しているように、いつ、どこに、どれだけの卒業証明書が必要になるかです。例文のような文面でぜひ作成していただければ幸いです。

卒業証明書をあらためて持っておくと安心

卒業証明書を利用する際、急に提出が求められることがあります。転職などの際、学校側が忙しい時期に提出するとなると遅れてしまうかもしれません。卒業証明書の提出が求められる可能性がある場合、予めもらっておくのもよいでしょう。

本記事を参考に卒業証明書の依頼文を作成しておき、いざという時にすぐに提出できるようにしましょう。