ビジネス文書「社内向けお願い文」の書き方・協力や参加の依頼をする時の文例あり

社内にて、何らかのお願いの文書を作成することがあるでしょう。社外文書としてお願いを出す機会が多い方もいるかもしれませんが、社内文書でお願いを出すといった方は意外に少ないかもしれません。

社内文書で利用できるお願い文の書き方や文例について解説していきたいと思います。社内文書でお願い文を作成する機会のある方は参考にしてみてください。

お願い文を作成する上での基本

社内文書に限らず、お願い文を作成するためにはある程度の基本が必要になります。社内文書における構成が間違っていなくても、それら基本が間違っているとトラブルが発生しまう可能性もあるでしょう。

社内文書でお願い文を作成する上で注意したいポイントについて解説していきましょう。

簡潔であることが重要

社内文書でお願いを作成する際、簡潔に記載されていることを確認しましょう。何か人にお願いする際、その人がそのお願いを受けてくれるようにいろいろな言い回しを考える方は少なくありません。

あまりに回りくどい言い方をしてしまうと、相手が何をお願いされているのかわからず、その期待に応えてくれない可能性があるのです。社内文書は社外文書と違い、あまりに謙遜し過ぎるのは違和感を与えます。

社内文書は敬語は不要

社内文書の種類にもよりますが、総務部などから社員各位といった形でお願い文を出す場合、「お願いいただけませんでしょうか？」や「ぜひ、お願いしたいのですがいかがでしょうか？」など、そういった文言を挟む必要はありません。

社内文書でお願い文を作成する場合は、シンプルにお願いすることだけを記載し、その旨を出すように心がけるようにしてください。

一言を添える事が大事

上記でお伝えしたように、社内文書でお願い文を作成する際、無理にかしこまり過ぎる必要はありません。その一方で横柄だったり命令口調になるのは避けたいところです。

「押し付けがましいな」と思われてしまった場合、社員がそのお願いを受け入れてくれなかったり、最悪クレームなどが発生することもあるでしょう。社内文書でお願いをする際もせめて、お願いする上での「一言」を添える必要があるのではないでしょうか。

一言添える際の文例

社内文書でお願い文を作成する際、これら文例を使うとより丁寧な印象を与えることができます。

・ご迷惑をおかけして申し訳ありませんが

・お忙しいなか恐縮ですが

・大変恐縮ですが…など　

これをベースに、社内文書におけるお願い文を作成してみてはいかがでしょうか。

社内文書におけるお願いの文例

社内文書におけるお願いの文例を見ていきます。あくまで一例なので、ご自身が作成するシチュエーションに合わせた上でアレンジしてみてください。

文例

「文書番号 日付 署名

社員各位 新社長歓迎会の実施・参加のお願い

令和〇〇年に新社長〇〇の歓迎会を実施することになりました。

ご多忙だと思いますが、ぜひご参加をお願いいたします。

　　　記

①日程 令和〇年〇月〇日

②場所 〇〇ホテル〇〇の場

③備考 なお、やむをえず当日参加できない場合は、総務部〇〇まで前日までにご連絡ください。

〇部〇〇 内線〇〇 mail 〇〇 以上」

簡単ではありますが、社内文書におけるお願い文はこのようにシンプルに作成されているとよいでしょう。お願い文ではありますが、あまりに謙遜し過ぎないといったところも社内文書ならではです。

社内文書におけるお願いの注意点

社内文書でお願い文を作成する際の注意点についてまとめました。

見やすい構成で作成する

社内文書は見やすい構成で作成されていることが重要になります。社内文書とはいえ、ビジネスメールの一環であり、社員全員に送られることもあるでしょう。その際、適当な文面である場合はビジネスメールとしては成り立たないことから、必ず正しい構成で作成されていることが重要になります。

社内文書の構成について

社内文書の構成は、シンプルに件名と本文、記書きといった形です。文書番号や日付、署名欄などは差し出す部署によって変わってきますが、基本的には社内文書のお願い文で作成される項目です。これら項目に沿って社内文書のお願い文が作成されているよう、しっかりと確認してから送信するようにしましょう。

前文と末文は省略する

社内文書の特徴として、前文と末文は省略できるといった部分があります。前文とは、いつもお疲れさまですや時候の挨拶、ちょっとした挨拶文などのことで、これらは社外文書や社交文書でよく利用されるものです。

社内文書は社内の身内に送信する文書であることから、これら前文は必要ありません。末文などに「皆様の繁栄とご多幸を…」など、そういった挨拶文も社内文書で利用するのは違和感を与えてしまうポイントです。

上記の例文を参考に、ごくシンプルに作成されていることを確認してから提出するようにしてください。

記書きで作成する

社内文書のお願い文を作成する際、上記の例文は日程などでしたが、何らかの項目をつくる際は記書きで提示することが基本です。「清掃についてのお願い」といった形のお願い文を社内文書で作成するとなった際、そのまま本文に依頼したいことを書き連ねていくと、とてもわかりにくい文書になってしまいます。

本文は簡潔にお願いしたいことだけを記載し、その下に「記」といった形で作成していきましょう。文例としては、「①清掃時間は社員で分割しておこなうこと」といった形で、数個をバランスよく配置するようにしてください。全て書き終わったら、問合せ窓口と連絡先を記載し、「以上」で締めるように作成します。

サンプルを見ながら作成

社内文書は社外文書と違い、ある企業で定められた型などが存在しているかもしれません。正しく作成するためには前任者などが作成したサンプルなどを参考にしながら作成し、第三者に確認してもらうようにしましょう。上記を参考に社内文書でお願い文を作成してみてはいかがでしょうか。