会社の飲み会「懇親会」の出欠の取り方や案内文を作成するポイントと文書の文例

近年、少なくなってきているとはいえ社内で飲み会を開催する企業は多いでしょう。仲間内で飲み会をするのであれば個人的に誘うだけで問題はありませんが、業務の一環として飲み会を開催する場合、その案内文などを作成しなければなりません。

社内文書における飲み会のお誘い分の書き方を解説します。文例も合わせて作成いたしますので、参考にしてみてください。

社内文書で飲み会の文書作成文例

社内文書で飲み会の挨拶を作成する際の文例を紹介します。シチュエーションに合わせてアレンジしてご活用ください。

飲み会の文書作成文例

日付 経理部の皆様（各位）

恒例 経理部懇親会のご案内

標題の件、日頃のご慰労をかねて下記のとおりに恒例の懇親会を開催いたします。 ご多忙の折ではございますが、ぜひご参加いただければと存じます。

　　記

①日時 ○○

②場所 ○○

③会費 ○○

④備考 以上 なお準備の都合により、今週中に経理部〇〇まで出欠の返事をいただけますよう、よろしくお願いいたします。内線〇〇 メールアドレス〇〇

社内文書で飲み会の案内文を作成する場合のポイント

社内で飲み会を開催する際、どこまでカジュアルな形で作成するべきか悩んでしまう方も多いようです。一般的な業務に関連する話題であれば、ビジネス文書で作成すべきですが、社内文書で飲み会となるとあまりかた苦しい内容ではない方がよいイメージです。

社内文書で飲み会の案内文を作成する上でのポイントについて解説していきたいと思います。

懇親会といった表現で問題ない

社内で飲み会を開催するといった場合、どういった形で表現すればよいか悩んでしまう方もいるでしょう。同僚や親しい人物たちだけであれば、「飲み会の開催」といった形で作成しやすいですが、上司や目上の方、また多数の社員に送信するとなった場合はカジュアル過ぎる表現は避けたいところです。

「懇親会」がキーワード

社内文書など社内で飲み会の文章を作成する場合、基本的に「懇親会」といった表現で問題ないといわれています。昼食会でも同様で、社員が集合して飲食する機会は全て懇親会といった表現であらわすことができるので便利です。

上記の文例でも作成しているように、飲み会などが合った場合はすべて懇親会といった表現で作成してみることをおすすめします。

件名でわかるようにする

社内文書であっても、わかりやすい表現で件名が作成されていることが求められます。メール出ない場合は標題になりますが、ここにしっかりと「懇親会のお知らせ」といった形で作成されているか確認してみましょう。

社内懇親会にはもう一工夫

上記の例文でも、「恒例 経理部懇親会のご案内」といったタイトルで作成されています。社内文書は、基本的に社外文書と比較してチェックが後回しにされやすい傾向にあり、曖昧な件名をつけてしまうとチェックされない可能性があるのです。

よりわかりやすくするためには、【○月○日】といったような日付を標題などに付け加えてもよいでしょう。社員が一目見てわかるような件名に作成されているよう、必ずチェックをしましょう。

インフォメーションは間違えないこと

飲み会の案内文に限ったことではありませんが、社内文書での案内文は必ずインフォメーションを間違えないように作成してください。とくに、飲み会のような案内文は社員がプライベートの時間を削って参加するような業務の一環です。

日付や時間などを間違ってしまうと、いざそれが発覚した時にもろもろの予定が立てられなくなってしまう恐れがあるのです。日時だけでなく店舗や費用面についても間違いを記載するとトラブルに繋がりますし、注意が必要です。

インフォメーションはＷチェックが大事

インフォメーションは、自分で何度も確認するだけでなく、まず第三者に必ずチェックしてもらうようにしてください。案内文がチェックされた後、送信することでミスを防ぐことができるためおすすめです。

参加を強制しないこと

社内の方向性にもよりますが、基本的に強制参加といった場合でない飲み会も多いでしょう。あまり文書の中で強制参加といった雰囲気を持った内容で作成されていないことをおすすめします。

近年、プライベートを充実させるといった方向性になってきている企業も多く、会社に縛られない生き方が推奨されています。飲み会に来ないとペナルティが与えられるとか、来て当たり前といった雰囲気を出すのはNG。何かそれでトラブルが発生すると大きな問題が起こる可能性があります。

強制しすぎない誘い方

社内文書で飲み会の案内文を作成する場合、参加の有無をしっかりと伺える機会を設けることと、その連絡先などを記載してください。飲み会に参加できないといった場合の逃げ道がない文書にしてしまうと、それを強いストレスと感じてしまう方も少なくありません。決して強制的に参加させるようなことはしないよう、心がけて作成するようにしてください。

社内文書は謙遜し過ぎない

社内文書を作成する際、飲み会の案内文に限らずシンプルに作成されていることが大切です。敬語の使い方も重要になってきます。社内文書は、その文書の性質上、あまりに謙遜し過ぎる文書だと読み手側に違和感を与えてしまう恐れがあるでしょう。

上記の飲み会の文例にも「ご多忙の折ではございますが、ぜひご参加いただければと存じます。」といった形の文章が作成されていますが、これ以上謙遜し過ぎると社員側も断りにくくなります。

あくまで社内文書であることを忘れず、簡潔に作成されていることを心がけてください。

社内文書は簡潔に作成しよう

飲み会の案内文といったことでいろいろと文書を作成したくなるものですが、あくまで案内文でありコラムではありません。そのため、社内文書での飲み会の案内文などはシンプルに作成されていることを心がけてください。

社内文書で飲み会の案内をしてみよう

社内文書で飲み会の案内文を作成する際、懇親会の表現にしたり、バランスよく作成されていることが重要です。記事を参考に飲み会の案内文を作成してみてください。