ビジネス文書で社外へ送る依頼文はどう作る？書き方のポイントやルールを解説！

ビジネス文書がなかなかうまく書けない、といった方は多いかもしれません。自分ではうまく書いているつもりでも相手に全く伝わっていない…といったこともあるかもしれません。

ビジネス文書は一般的な文書とは違い、ビジネス相手やビジネスに関連するお客様などに出す文書です。ビジネス文書を作成する上で意識しておきたいことについて解説していきます。

ビジネス文書の基本

ビジネス文章で大切なこと

ビジネス文書は、一般的な文書とはカテゴリが違います。小説やコラム、友達へのメール、読書感想文、論文など、こういったカテゴリとは一線を画す、あくまでビジネス上での文書です。ビジネス文書を作成する上で大前提となるのが、「伝えたいことを簡潔に伝える」といった部分。また、それに宛名や書き出しなども加えることがマナーとされており、それなりにかた苦しい文章になります。

社会人としての基本である

「近頃は、そんなかた苦しい文面必要ない」といった方もいるでしょう。業種によってはそうかもしれませんが、やはり対外的にビジネス文書を利用している企業がほとんどであり、マナーとしてビジネス文書の書き方を覚えておくことは、社会人としての基本といえるのではないでしょうか。

ビジネス文書で意識したいこと

ビジネス文書を作成する上で意識しておきたいことを下記にまとめました。・読み手を想像すること・型にしっかりと当てはまっているのか確認する・間違いはないか？ それぞれ解説していきたいと思います。

読み手を想像すること

ビジネス文書を作成する上でもっとも意識したいのが、読み手のことを想像するといった方法です。ビジネス文書は、自分自身で読み返すために作成するのではなく、あくまで第三者や特定のビジネス相手に向かって作成される文書です。

読み手を意識して作成

何らかのイベントを開催することになり、関係しているビジネス相手に参加を促したいといったビジネス文書を作成するとしましょう。重要になってくるのは、イベントを開催するにあたってのインフォメーションや基本情報です。

思いや経緯は記載不要

イベントの内容の具体的なことや、担当者の気持ち、さらに経緯なども記載しても問題ないのですが、場合によっては不要な情報になるかもしれません。

イベントをいつ、どこで、誰が主宰で開催するのか。そのお知らせだけであれば、読み手は細かいことまで求めていません。その中で、「担当者の鈴木は〇〇県に生まれ、幼少期から…」など、社員のストーリーは誰も求めていないわけです。

ビジネス文書はあくまで読み手を意識して作成されていることが前提です。

型に当てはめて作成

ビジネス文書は、上記で解説したように特殊な文書です。かた苦しく難しいイメージを抱く方が多いですが、一方である程度「型」が存在しています。極端なことをいえば、伝えたい情報が本文に記載されており、さらに内容が型にしっかりとはまっていればさほどおかしな文章にならない、ということにもなるのです。

テンプレートを利用する

ビジネス文書を作成する際は、宛名を間違えないこと、差出人の記載があること、頭語・結語が使われていること、ビジネスにおける書き出しになっていること…など、そういった型にはまっているのか確認してください。

今はビジネス文書に対応しているテンプレートなどが多く存在しています。ビジネス文書はオリジナルの型を作るような文書ではないため、すでに存在しているテンプレートに当てはめていくだけでも十分でしょう。

間違いがないかチェック

ビジネス文書で求められるのは、文章のうまさではありません。何をいっているのかわからない…といった文章ではいけませんが、プロの物書きになった方がよい…といわれるような能力は不要です。

まるで人を引き込むような文章をかけたとしても、その内容に間違いがあった場合、ビジネス文書としては失格です。

チェックしてから提出

イベント開催や打ち合わせの日時や場所など、そういった部分で間違いがあるとトラブルに発展してしまいます。ビジネス文書で意識すべきは読みやすい、うまい文章だ、といったところではなく、あくまで事実が間違っていないかということの確認になるでしょう。

内容がおかしい、文字がおかしい、変換がおかしいなど、そういった基本的な部分から伝えたい情報に間違いがないかといった部分までチェックした上で提出することを意識していきましょう。

ビジネス文書は意識しながら作成

何度も繰り返し作成

1年に一度だけそういった文書を作成するといったことでは、なかなかビジネス文書はうまくなりません。ビジネス文書を上手に作成するためには、とにかく何度も作成する必要があります。
積極的にビジネス文書の作成を請負い、どんどん書いてチャレンジしてみましょう。

読み手を意識し作成

自分だったらどうか…といったことを意識することは重要ですが、独りよがりになる可能性があります。

自分だったらこの文章の流れから何となく察することができるから、この情報は省いてしまってもいいだろう…。読み手によってはそれが理解できずトラブルになってしまうこともあります。

依頼文など、自分は丁寧なつもりで失礼な印象を与えてしまう内容を送ることもあるでしょう。ビジネス文書で意識することは、読み手や型、さらに間違いなどがないかが大切です。

ビジネス文書の作成を積極的に行う

ビジネス文書を上手に作成するためには、何ごとも意識しながら作成されていることが重要です。いろいろなビジネス文書の作成を積極的におこなってみてはいかがでしょうか。