年末年始の挨拶文「お知らせ」を簡単作成！社内文書やメールで送る例文から解説

12月頃、年末年始のお知らせを関係者に送信する方も多いでしょう。社外の取引先だけでなく、社内向けに年末年始のお知らせを作成される方もいると思います。その際、どのように書けばよいかわからず悩んでいるといった方もいるのではないでしょうか。

社内文書を年末年始向けに作成するポイントなどを解説していきます。年末年始の文例もお伝えしますので、参考にしてみてください。

社内文書で年末年始のお知らせ文例

社内文書いおける年末年始のお知らせ文例を解説していきます。基本的なサンプルの文例ですので、ご自身が作成される社内のシチュエーションに合わせて作成してください。

年末年始のお知らせ文例

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文書番号 日付

社員各位

年末年始休暇のお知らせ

本年度の年末年始に伴う休暇日程につきまして以下にお知らせいたします。

　　　記

①休暇期間 ○月○日から○月○日まで

②営業日 ○月○日から

③注意事項 休暇中、緊急時を除き社内への出入りはできません

出勤が決められている方は休日出勤届けを予め提出してください。

以上 問合せ先 ○部○課○ 内線○　メールアドレス

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社内文書における年末年始のお知らせは、あくまで休暇だったり年末年始の対応をシンプルに伝えるだけですので、挨拶文などは不要です。場合によって最後の文末に、「健康を管理し、新年をお迎えください」といった一文はあってもとくに問題はありません。

社員の一年の頑張りをねぎらう文章などを取り入れられる、そんな企業風土だった場合は積極的に取り入れてみてはいかがでしょうか。

社内文書で年末年始のお知らせ書き方

社内文書で年末年始のお知らせ文を作成する上での書き方についてまとめました。

一般的な社内文書と同じ

社内文書で年末年始のお知らせ文を作成する際、とくに特別な構成にする必要はありません。年末年始は、どことなく気分が浮き足立っている中なので、社内文書も一年で最後の特別なものにしようと考える方もいるでしょう。

社内文書における年末年始の挨拶文は、上記の文例でもお伝えしたようにあくまでお知らせです。特別な構成などに仕上げる必要性はなく、あくまでシンプルに伝えるだけで問題ありません。

社内文書として、一般的な構成で作成されていることが基本なので、文書番号や日付、社員各位などといった敬称で作成するようにしましょう。

伝えたい部分は記書き

社内で年末年始の挨拶をおしらせする場合、基本的にその休暇の日時をお知らせすることが目的です。決して自らの文章の上手さを伝えるようなものではありませんし、コラムのように年末年始の挨拶文を作成する必要もありません。

書き出しの文章は上記の文例でお伝えしたように、「 年末年始休暇のお知らせ 本年度の年末年始に伴う休暇日程につきまして以下にお知らせいたします。」といったごくシンプルな内容で問題ありません。記書きとしてそのインフォメーションを作成する形になります。

記書きの書き方ポイント

記書きは、基本的に箇条書きで伝えていくものなので、あまり一文が長くなり過ぎないように配慮しましょう。ある程度長い文書で伝えなければならない事柄があった場合、「以上」の下記部分にその旨をあらためて作成すれば問題ありません。

お知らせを送る注意点

社内文書で年末年始の作成方法はお分かりいただけと思います。社内文書における年末年始のお知らせメールや文書の注意点についてまとめました。ぜひ、参考にしてみてください。

日程に余裕を持つこと

年末年始のお知らせを作成する際、最も注意したいのが配信する日程です。年末年始の営業日のお知らせは、早過ぎても遅過ぎても問題です。ギリギリになって送信すると社員も困惑しますし、何か予定を立てたいと思っていた社員にからのクレームにも繋がってしまいます。

遅くても、一週間前までには年末年始のお知らせが送信できているように心がけましょう。

早ければ12月の初旬くらいに出しても問題はありません。12月に入って、「年末」といった雰囲気をしっかりと伝えることができれば、逆に早い方が社員にとっても予定などが立てやすいといったメリットがあります。

テンプレートや定型文

年末年始のお知らせは、基本的には定型文が存在しており、会社内、そしてインターネット上でも手に入れることができるでしょう。そのため、そこに当てはめるだけで文書が作成できてしまいます。

上記でもお伝えしているように、社内文書における年末年始のお知らせはコラムではないので、個性を出す必要性はありません。そのまま定型文を利用してしまっても問題がないといった文書になるでしょう。

第三者を交えてチェック

インフォメーションなどを間違えることは問題です。年末年始のお知らせを作成する時期は、師走でとても忙しく煩雑です。テンプレートなどを利用してそのままコピペといった形で送信してしまう事例なども少なくありません。

当然、社名なども変化してしまっていますし、問題は年末年始の休業日などを直さずにそのまま送ってしまうと、社員が混乱してしまう恐れがあるので注意しましょう。

対策としては、一度作成したらチェックリストをつくってみること、そして、第三者などに確認してもらうことが大切です。決して、自分だけでつくり自分の判断で送信しないように注意しましょう。

年始についても記載する

社内文書における年末年始のお知らせを作成する場合、基本的にどの程度の休暇日数があるのかを気にされる方も多いと思います。基本的にその部分に力を入れて作成されるのですが、年始のことを記載しないまま送信する方もたまにいます。

年始は何日から営業日になり、何時に出勤できるのかなど、細かいところまでしっかりとフォローできているか確認してから送信するようにしたいところです。

社内文書で年末年始の挨拶文を作成しよう

社内文書で年末年始の挨拶文を作成したことがない、といった方にとってみればハードルの高い文書かもしれません。上記で解説した文例なども参考にしながらシンプルに作成してみてください。