ビジネスマナーにおいての待ち合わせ時間はどれくらい？訪問時の最適な時間を解説

プライベートでの待ち合わせでも、毎回待ち合わせの時間に遅れてくる人は徐々に信用を失っていきます。ビジネスシーンでは、1度の遅刻でも信用を大きく失ってしまうこともあります。

反対に早く到着しすぎてしまうのも迷惑になったりと、ビジネスシーンでの待ち合わせ時間は少し調節が難しいこともあります。待ち合わせに関するビジネスマナーについて、ご紹介いたします。最適な時間や注意点なども説明します。

ビジネスマナーにおける待ち合わせの時間とは？

ビジネスシーンでは、遅刻は厳禁！だからといって早すぎる到着も実はマナー違反となってしまいます。遅刻はもっといけないことです。早すぎる到着であれば、近くで時間を潰すこともできますが、遅刻は取り返しが付きません。

ビジネスマンが遅刻をしないコツは「早めの行動」です。まずは早めの行動とはどのような行動を取れば良いのでしょうか？見ていきましょう。

早めの行動＝余裕を持って行動する

早めの行動とは、余裕を持って行動するということです。あなたは朝の出勤の際に、家をバタバタして出ていくことはありませんか？その場合、いつもより15分早起きをしてみてください。

朝をゆっくり過ごすことができ、バタバタせずに会社へ向かうことができるでしょう。普段から余裕を持って行動を意識しておくと、遅刻することも減ってくるでしょう。

待ち合わせのビジネスマナーについて

それでは、待ち合わせの基本的なビジネスマナーについてご紹介いたします。

早すぎる到着は逆に迷惑になることも

待ち合わせ場所への到着時間は「早ければ早いほうが良い」というわけではありません。早く到着しすぎてしまうと、相手は「早く案内をしなければ」とバタバタさせてしまい、訪問先の負担にもなりかねません。

絶対に遅刻できない大切な待ち合わせには、待ち合わせ場所に早く着いてしまいがちですが、もし早い到着となってしまった場合は、どこか別の場所で待機しておきましょう。

先方へ訪問に行く際は時間ピッタリがベスト

会社では「5分前行動！」「10分前行動！」と言われているところが多いですが、実は先方へ訪問に行く際は、早めの行動がNGで時間ピッタリに到着するのがベストなのです。

訪問先は時間ぴったりに対応できるよう、スケジュールが組まれているところがほとんどです。そこに早めの到着をしてしまうと、スケジュールを崩してしまうことになるのでNGです。

早めに到着した場合、時間ピッタリに訪問先に到着できるよう、どこかで時間を潰しておいたり、身だしなみを整えて時間が来るのを待ちましょう。

手続きが必要な場合は5分～10分前到着がベスト

訪問先で、氏名や会社名など事前に何らかの手続きが必要な場合は、少し早めの5分～10分前には到着し、時間までに手続きが終えるように調整しましょう。

アポ無し訪問の場合の訪問時間について

本来アポ無しで訪問することは、マナー違反とされています。先方からすると、予期せぬ来客となりますので、できるだけ訪問時間には配慮することで、印象が良くなり話を聞いてもらいやすくなります。アポ無しで訪問する場合は以下の時間は避けて訪問するように心がけましょう。

• お昼休みの時間帯
• 相手が忙しいということが予想できる時間帯
• 早朝や深夜の時間帯

多くの会社ではお昼休みが12時～13時です。就業直後や終業直前などはミーティングなどで忙しい時間帯です。これらの時間帯の前後はできる限り避けるようにしましょう。

待ち合わせの際のスケジュールの組み方とは？

待ち合わせの際のスケジュールは、以下のような点に注意して組みましょう。

10分前の到着予定でスケジュールを組む

訪問先にはピッタリに到着がベストというお話をいたしましたが、行動は10分前が理想的です。電車の遅延や道に迷ったなど、想定していない事態に備えるためです。

初めての場所へ行く場合は、何かしらのトラブルに遭うことも想定して30分前行動がベストでしょう。何事もなく早めに到着してしまった場合は、近くで待機して時間が来るのを待っておきましょう。

時間潰しのしすぎに注意

時間潰しのために喫茶店などに入る方もいらっしゃるかと思いますが、リラックスをしすぎて結局遅刻してしまいそうになっては意味がありません。

時間つぶしをしているときは、常に時計を気にして行動するように心がけましょう。訪問先近くでは、誰に見られているかわかりません。

訪問先の方と出会っても恥ずかしくないような振る舞いを心がけましょう。

待ち合わせ時間に間に合わないときの対処法について

万が一待ち合わせに間に合わない時は、それ以上相手に迷惑がかからないように動くことが大切です。

到着時間は少し余裕を持って伝える

待ち合わせ時間に間に合わないと分かった時点で、すぐに連絡を入れるようにしましょう。時間を伝える際に、ギリギリの時間を伝えてしまうと再度間に合わなくなってしまった時に連絡を入れなければいけないこととなります。

それでは印象がより悪くなってしまう他、先方へかなり迷惑をかけてしまうことになりますので、10分ほど遅刻しそうな場合は、余裕を持たせて15分後の時間を伝えるなど、到着時間に少し余裕を持たせて伝えるように心がけましょう。

相手の予定も配慮する

20分、30分の遅刻ともなれば、先方のその後の予定にも影響が出てしまう恐れがあります。

遅刻の連絡をする際は、到着予定時間を伝えるだけではなく「このまま予定を決行していただくことは可能でしょうか？」などと相手の予定を配慮してお伺いするようにすることが大切です。

遅刻の言い訳は絶対にNG

「さっきの予定が押してしまっていて」「〇〇をしていたら遅れてしまって」など、たとえ事情があったとしても、それは言い訳にしかなりません。

余計印象を悪くしてしまう恐れもありますので、まずは丁寧に謝罪をすることが大切です。事情は聞かれたら伝える程度にして、誠心誠意謝罪に努めるように心がけましょう。

ミスがカバーが重要

ビジネスシーンでは、遅刻は厳禁です。遅刻をしないためには常に余裕のある行動を心がけることが大切です。万が一遅刻をしてしまいそうなときは、どれだけミスがカバーできているかが重要になります。

相手に素直に連絡を入れ、その際は遅刻をして焦る気持ちを押さえて、相手に配慮ができる対応を目指してくださいね。