転職活動中に必要なビジネスメール、お客様や取引先、上司や同僚へ送る例文で作成
転職が決まると、お世話になっている取引先やお客様などへ挨拶・報告をしなければいけません。転職活動中には転職先へ応募のメールやお礼メールなどを送ることもあります。
転職をする場合、様々な方へ報告・挨拶の連絡をする必要があり、退職日までの引き継ぎ作業と平行になってしまい大変だという方もいらっしゃいます。
少しでも負担を減らすためにも、転職活動中にチェックしておきたい連絡事項やメールの例文を理解してスムーズに遂行できるようにしておきましょう。転職活動中におこなうビジネスメールの例文をご紹介いたします。
退職日の報告と挨拶とは？
基本的に、会社には退職日より遅くても1ヶ月前に退職の旨を伝えるのがマナーとされています。退職日に向けた引き継ぎ作業の中には、担当の変更などのお知らせをするために、取引先やお客様へ連絡を入れる必要がありとてもバタバタする時期でもあります。
すべてがスムーズに終え、綺麗に引き継ぎができるようにするためにも、報告や挨拶はとても大切です。退職を伝える時期はできるだけ早い時期で伝えると、会社の負担も少なくなりますので、早めの報告を心がけましょう。
お客様や取引先への報告・お礼のメールの例文
直属の上司へ退職の旨を伝えた後は、引き継ぎのためにお客様や取引先へ、報告とお礼のメールを送りましょう。それぞれの例文を以下にてご紹介いたします。
お客様や取引先へ退職を伝える時期について
退職が決まり、お客様や取引先へ退職の旨を報告する時期は、退職日より2～3週間前に伝えるようにするのが最適です。有給消化がある場合や万が一トラブルが場合でも対応できるようにするためにも、2～3週間を目安に伝えるようにしましょう。※自己判断はNGです。必ず伝える時期を上司へ相談して決定するようにしましょう。
お客様や取引先へ退職を伝える方法について
- メール
- 挨拶状
- 会社へ訪問する
お客様や取引先へ退職を伝える方法は上記3つの方法があります。会社などの訪問が報告時期とかぶっている場合は、直接報告するようにしましょう。この場合、後任者と同行して顔合わせができるのがベストです。
お客様や取引先がスムーズに対応ができるよう、全力で配慮ができるように心がけましょう。退職日までに、訪問が難しい場合はメールや挨拶状で報告・お礼を伝えましょう。
お客様や取引先への報告・お礼のメールの例文
メールで伝えるべき内容は以下のとおりです。
- 退職日
- 後任者や引き継ぎについての内容
- これまでお世話になったことに対して感謝の気持ち
上記が全て伝えられるようなメールの内容にしましょう。
【例文】
件名：転職のご報告│〇〇 〇〇（名前）
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇 〇〇様
いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇（名前）です。
唐突なご報告で大変恐縮ですが、この度私〇〇は一身上の都合により、〇年◯月◯日をもって、株式会社〇〇を退職することとなりました。
在籍中は大変お世話になりました。
～個別で送る場合は、簡単なエピソードを入れると尚良いです。～
本来であれば、伺いしご挨拶すべきところ、メールでのご挨拶となってしまったこと、お詫び申し上げます。
後任は、同じ部署の〇〇が務めることとなりました。
（訪問予定がある場合は「後日改めて、〇〇とご挨拶に伺いますので」と入れておきましょう。）
今後とも変わらぬご指導のほどよろしくお願い申し上げます。
末筆ながら、〇〇様（皆様）のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。
～署名～
退職後に上司や同僚へ送る挨拶メールの例文
上司や同僚の関係性によっては、今後の関係を良好に保つためにも挨拶メールを送る場合もあります。メールを送る場合は、ポジティブな内容を心がけた内容にするといいでしょう。前職へ不満や悪口などもあるかもしれませんが、送らないようにしましょう。
【例文】
件名：転職のご挨拶│〇〇 〇〇（名前）
〇〇会社
〇〇部 〇〇様
お世話になっております。〇〇です。
退職時にもお伝えさせていただいていたとおり、この度◯年◯月◯日付で〇〇株式会社に入社し、営業部に所属させていただいております。
周りの環境もとても良く、わからないこともたくさんありますが丁寧に教えていただけて、恵まれた環境におります。
〇〇会社に在籍中、〇〇さん（上司）に教えていただいたことを糧に、〇〇株式会社でも〇〇に向けて邁進してまいります。
◯年間（長い間）大変お世話になりまして、誠にありがとうございました。
メールでのご挨拶となりましたこと、大変失礼いたしますが今後ともお付き合いのほどよろしくお願い申し上げます。
～署名～
転職活動中のビジネスメールの例文
転職活動中のビジネスメール文をシーン別でご紹介いたします。
求人応募の際の例文
【例文】
件名：〇〇へのご応募につきまして│〇〇 〇〇（名前）
〇〇株式会社
人事部 〇〇様
初めてご連絡させていただきます。
〇〇 〇〇と申します。
〇〇（求人サイトなど）にて貴社の〇〇の求人を拝見いたしまして、ぜひとも応募させていただきたくご連絡申し上げました。
現在私は、△△の仕事に就いており、〇〇のお仕事にもわたしの経歴が活かせるのではないかと思い、応募させていただきました。
ぜひ、一度面接の機会をいただきたく思います。
お忙しいとは思いますが、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。
～署名～
求人応募メールには必ず件名と署名を忘れずに入れておきましょう。
署名には
- フルネーム
- 住所
- 電話番号
- メールアドレス
上記の4点を入れて送るようにしましょう。
書類選考通過した際のお礼の例文
【例文】
件名：書類選考通過のお礼と面接の日程について│〇〇 〇〇（氏名）
株式会社〇〇
人事部 〇〇様（採用ご担当者様）
お世話になっております。
貴社の求人に応募いたしました、〇〇と申します。
この度は面接の機会をいただき、ありがとうございます。
ご連絡頂いた日程を拝見させていただきました。◯年◯月◯日（曜日）◯時はお伺いすることが可能です。
ぜひ、面接の機会をいただければと思います。
取り急ぎ、メールにて確認と日程希望のご連絡をさせていただきました。
引き続き、よろしくお願いいたします。
～署名～
書類選考通過で、面接の日時の選択肢がいくつかある場合は、都合の良い日時をメールでお知らせするようにしましょう。
面接後のお礼の例文
【例文】
件名：面接のお礼│〇〇 〇〇（名前）
株式会社〇〇
人事部 〇◯様
お世話になっております。〇〇です。
本日はご多忙の中、面接の機会をいただき誠にありがとうございました。
〇〇様のお話を伺い貴社の～ちょっとした面接の感想を入れると尚良いです～
貴社で仕事をしたいという思いが一層強くなりました。
取り急ぎ、面接のお礼をしたくメールいたしました。
末筆ながら、貴社のますますのご発展・ご活躍をお祈り申し上げます。
～署名～
面接のお礼は面接結果が来る前、できれば当日中に送りましょう。面接のお礼は基本的には採用担当者宛におりますが、状況に応じて送付先を選択しましょう。
お客様や取引先へは後任など引継について明記する
お客様や取引先へ送る転職の報告・お礼メールでは、相手を不安にさせないように、引き継ぎについて必ず明記しておきましょう。
引き継ぎ業務はこれまでの仕事についてまとめたり、報告や挨拶を済ませたりと、しなければいけないことがたくさんあり大変ですが、新たな職場で気持ちよく働くためにも、しっかりと引き継ぎができるようにしましょう。
