基本的ビジネスマナー！留守電の残し方と注意点を解説・留守電を残す際の例文あり
ビジネスシーンでは電話対応をする機会もたくさんあるでしょう。電話をかけてみなさんがタイミングよく電話を取ってくれると良いのですが、タイミング悪く留守電に繋がることも少なくはありませんよね。
中には留守電にメッセージを残すのが億劫な方もいらっしゃるかと思います。上手くメッセージを残せないと、不審に思われてしまったり相手に内容が伝わらないこともあります。
ビジネスシーンでの留守電の残し方と、留守電を残す際の注意点を解説いたします。
留守電のビジネスマナーとは？
現代ではプライベートで留守電を残す人はあまり多くないようですが、ビジネスシーンでは日常的に留守電にメッセージを残す機会が多々あります。ビジネスシーンで電話をかけて相手が不在だった場合、留守電を入れずに切ってしまうのはビジネスマナーとしてNGな行為です。
他にも留守電のマナーに関してNGなことはいくつかあります。マナーを知らずに対応していると、会社の信用を大きく損なう可能性もあります。会社の信用のためにも、留守電のビジネスマナーはしっかりと守れるようにしましょう。
留守電で伝えるべき事について
留守電につながってしまった場合、以下のような内容を必ず留守電に残すようにしましょう。
挨拶・会社名・名前を伝える
留守電に繋がると、まずは「お世話になっております」など、まずは挨拶をして、会社名・名前を必ず伝えましょう。付き合いが長く、相手の電話帳に登録があると考えられる場合でも会社名と名前を伝えることがマナーです。
電話の用件を伝える
挨拶・会社名・名前を伝えた後に、なぜ電話をしたのかを伝える必要があります。伝えるときは、相手にしっかりと伝わるようにゆっくりハキハキと話すように心がけましょう。
折り返しについて
最後に、折り返しの電話が必要なのかどうかについて伝えましょう。
こちらからまた掛け直す場合は
「〇〇の件についてご相談したいことがあり、ご連絡いたしました。本日◯時ごろに改めてご連絡させていただきますのでよろしくお願いいたします」のように、だいたいどれくらいの時間に折り返すのかを伝えましょう。
折り返しをしてほしい場合は
「〇〇の件についてご相談したいことがあり、ご連絡いたしました。ご都合が宜しい時に折り返しのご連絡をいただけないでしょうか。お手数ですがよろしくお願いいたします」と伝えましょう。
こちらから折り返すか、相手から折り返してもらうかの判断は、急ぎ具合や要件によって決めましょう。急ぎでない場合は基本的にはこちらから再度かけ直すようにしましょう。
留守電を入れる際のポイントについて
電話を入れる前に用件をメモしておく
電話を入れる前に、用件をメモしておくことで伝えなければいけない内容を漏れなく伝えることができます。特に留守電になってしまい、次回の通話までに時間が空いてしまうと伝える内容を忘れてしまう可能性もありますので、メモを残しておくことはとても大切なことです。
留守電を残した後しばらくはすぐに電話に出られるようにしておく
「こちらから折り返す」と伝言を残していてもかけ直してきてくれる方はいらっしゃいます。折り返しの電話がすぐにかかってくることも考えられますので、留守電を残した後はしばらくいつでも電話に出られる状態でいることが好ましいです。
留守電を入れる際の注意点について
留守電を入れる際は以下のようなことに注意しましょう。
折り返しの電話は１日２回まで
折り返しの電話は初めの電話を含め１日２回までにしましょう。２度目の留守電を入れる場合は「何度もご連絡して申し訳ございません。◯日の◯時ごろ改めてご連絡いたします」などと残して、その日はこれ以上連絡を入れないようにしましょう。
録音の時間を意識して用件は簡潔に
留守電のメッセージ録音時間は30秒～60秒ほどです。短い時間で設定されているかもしれないということを考慮して、30秒以内に収まるように用件は簡潔に伝えるようにしましょう。「〇〇と〇〇についてお電話いたしました」など、内容をズラッと伝えるのではなく、端的に伝えるようにしましょう。
途中で留守電が終わってしまった時
万が一途中で留守電が終わってしまった場合は、もう一度電話をかけ直してメッセージの続きを伝えましょう。その際は「先程は失礼いたしました。メッセージの続きですが、、、」と一度お詫びしてから内容を伝えるようにしましょう。
留守電を残す際の例文について
留守電を残す際の一通りの例文は以下のとおりです。
【例文】
いつも大変お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇でございます。先日ご依頼いただいた〇〇が揃いまして、その後の〇〇の件についてお伺いしたくご連絡いたしました。本日◯時頃に改めてお電話いたしますのでよろしくお願いいたします。
（掛け直す場合：つきましては、大変恐縮でございますが折り返しのお電話をいただけませんでしょうか。本日◯日は午前・午後◯時まで事務所におります。お手数をおかけいたしますがよろしくお願い申し上げます。）失礼します。
電話先がやり取りの少ない相手な場合の留守電の例文
【例文】
お世話になります。〇〇会社の〇〇です。〇〇様のお電話でお間違い無いでしょうか？〇〇の件でご相談したいことがありお電話させていただきました。大変お手数ですが、お時間ができ次第でかまいませんのでお電話をいただけると幸いです。よろしくお願いいたします。失礼いたします。
電話の相手がやり取りの少ない相手な場合は、必ず相手の名前を確認するようにしましょう。
留守電のビジネスマナーのポイント
留守電のビジネスマナーのポイントは
- 相手に聞き取ってもらいやすくするために、ゆっくりハキハキと話す
- 留守電に繋がるとまずは挨拶・会社名・氏名を伝える
- 折り返しが必要かどうかを伝える
- やり取りの少ない相手に留守電を残す場合は相手の名前を確認する
- 30秒以内に収まるように端的に内容を伝える
以上の5つです。録音時間が決まっているので慌ててしまいがちですが、慌てると早口になってしまい相手に内容がしっかりと伝わらない可能性もありますので「慌てずゆっくりハキハキと」を意識して伝えるように心がけましょう。
予め電話で伝える内容をメモしておくと、落ち着いて用件を伝えることができるのでおすすめです。
