発注内示書と内示書の違いと例文から書き方や記入方法と注意点や効力を解説
仕事の関係上、発注内示書を作成することになるかもしれません。建設業界の方であったりコンサルティング業務をしているなど、発注内示書などを提出して物事を進めていく機会が多いでしょう。
発注内示書は、双方のビジネスにおいてかなり強い効力を持っているものであり、正しく作成しないとトラブルに発展してしまう恐れがあります。発注内示書とか、書き方、例文についてお伝えしていきます。
発注内示書の基本情報
発注内示書とは
発注内示書は、その情報などを前もって伝えるために提出する文書のことです。内示書といわれるものがありますが、転勤や昇進、さらに何からの物事が決まる前に送られるいわゆる「事前連絡」的な役割を持っている文書です。
発注内示書の場合、発注という文字が記載されていることから、ビジネスとしてのやり取りを行なうことが決まっており、こういった条件で行ないますよ…というあらかじ確認の文書になります。発注内示書は金額をまだ記載しない場合も多いため、現段階で決まっている事柄を記載するようにしましょう。
内示発注とは
内示発注とは、正式発注前に、契約予定の内容を事前に通達することで、内示発注を受けた側としては、「受注見込み」として作業に着手することができます。これは原料の仕入れなどお金がかかってくることも多くあります。
正式な発注を待っていたら、内示でもらっている納期までに完成が間に合わない場合などに「内示発注」として、多少の変更があることを前提に作業の着手を依頼することができます。「内示発注」には、法的効果があるので、内示発注を取消しをする場合は、賠償などの問題が発生する可能性があります。
このような内示発注のトラブルはよくありますので、注意する必要があります。
非公式な文書？
発注内示書は、ある程度の効力があるために必要事項などはしっかりと性格に作成する必要性があります。発注内示書に関しては公的な文書ではないことからフォーマットが決まっていない、という側面があります。非公式な文書でもあるのです。各会社がそれぞれに発注内示書のテンプレートを作っていたり、持っていたりします。
自社には自社の書き方があるとしたらそちらを参考にされるのがよいでしょう。インターネットには発注内示書のテンプレートが存在します。働いてる会社に発注内示書のフォーマットが無い方などは、テンプレートを利用することも１つの手段です。
一般的な書き方
発注内示書は非公式な文書とはいえ、発注内示書ということである程度決められた部分は内容に記載する必要があるでしょう。発注内示書であれば、今後発注する予定の案件を提出しているわけですから、見積書番号などを振っておくことが必要になるでしょう。
金額なども明確に決まっていたり、変化するかもしれないが…という添え書きと共に今現段階でわかるだけの金額を入れてください。原材料であったり仕入れの具合、生産などの具合をチェックし、あらかじめ現実的な数を相手に伝えるような内容にすることが重要になるでしょう。
発注内示書と発注書の違い
発注内示書というのはもともと決まった定義があるわけではないので、そのフォーマットに決まりはありません。情報を提供する際に前もって情報を提供するための書面といった考え方が一般的です。
これからこれぐらいの発注があると思うので、それを分かっておいてもらいたい、それを用意してもらいたいというような形でこれから発注がある場合に前もって知らせておくための文書として考えるといいのでしょう。
正確な発注金額をまだ計算していないけれどこれだけの枚数を発注する予定でいるのだということを先方に伝えるものが内示で、その後、発注金額なども計算して正式で出すのが発注書ということで認識しているといいかもしれません。
発注内示書は、内容的には本決まりではなくて、情報をあらかじめ提供しているのだという認識です。
キャンセルになった場合
前述でも記載した通り、発注内示書を出しておいて途中でキャンセルになった場合には、それまでかかった金額を発注内示書を受けた側の会社は発注内示書を出した側に賠償請求できる可能性があります。
発注内示書の例文
発注内示書の例文について考えていきたいと思います。まず、左上には発注内示書を提出する側の相手の名前を記載してください。○○会社、○○様といった具合がよいでしょう。右上には日付と自社の誰が出しているのか…ということを記載してください。
文書の部分には大きく「発注内示書」と記載することが求められます。その下部に例えば、「○○組合は、以下の業務を貴社へ委託することを本書面にて内示いたします。」と、発注内示書であることをしっかりと記載します。業務委託に委託業務の範囲などをしっかりと明記してください。
【例文】
令和●年●月●日
- （発注内示書を送る会社名）
- （発注内示書を送る会社の住所）
- （担当者の名前） 様
- （自社の会社名）
- （自社の住所）
- （自分の名前）
発注内示書
拝啓
時下、ますますご健勝のことと、お慶び申し上げます。また、平素は格別のお引き立てをいただきまして、厚く御礼申し上げます。
さて、下記につきまして書類などの手続き上、正式な発注手続きが後日になってしまいますので、諸般の都合のためこの書類をもって先行手配をお願いいたします。
敬具
記
１. 内容
1. ●●●●
2. ●●●●
3. ●●●●
２. 予定期間
●年●月●日から●年●月●日まで
なお、本業務に関する契約締結、および各業務範囲に関する発注については、双方の協議のうえ別途実施するものといたします。
発注内示書の効力
前述でも書きましたが、発注内示書の効力は法的義務があります。発注内示書を出しといて正式発注はキャンセルということになった場合は、それまで発注内示書を受けた側の会社が発注内示書を受けて動いた金額を賠償できるぐらいの効力があると言います。
書類だけでなく、詳細な内示を受けていれば口頭でも内示として賠償請求できるという事例もあります。ただ発注内示書は口頭ではなく書類で出すようにした方が、無難でしょう。
業務内容をしっかりと記載
前述した委託業務範囲はしっかりと、相手側にどれだけの作業を行なってもらいたいのか記載する必要性があります。どこからどこまで、相手の会社に作業してもらうのか発注内示書で正確に記しましょう。
本来の工程がスタートした場合に変化する部分は出てくるでしょうが、発注内示書を見て相手も資材などを準備することになります。発注内示書と大幅に内容が変わるようなことではいけません。予定工期などをいつからいつまで…としっかりと記載。
発注内示書は決定事項ではない、ということを伝える場合は最後に「詳細協議の上で別途実施するものといたします」といった一文を入れておけば、また何らかの議題のテーブルにのる…という形で行なうことができるでしょう。
発注内示書のフォーマット
発注内示書を作成する場合、前述したシチュエーションであればそれに則ったフォーマットやテンプレートを利用するといいでしょう。各々に業務が違っていたり、業界が違っているとちぐはぐな印象になってしまいます。
発注内示書は公的な文書というよりは非公式の文書です。どういった書き方をしようがあまり関係ありません。カジュアル過ぎる雑な内容であった場合はビジネスマンとして問題視されますが、最低限のことが記載されていれば特に問題はないでしょう。
効力が多少はあることからトラブルに発展しやすい場合があります。相手が不利になるようなこと、実際の公的な文書との相違が大き過ぎるなどした場合はトラブルに発展することになるでしょう。
発注内示書は現実的に
発注内示書を作成する際は、できるだけ現実的な内容で作成することが求められます。本来の公的な発注とかけ離れた内容の場合、相手から大きく嫌がられます。発注内示書は正しく作成するように心掛けていただきたいですね。
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