ビジネスメールの作成や返信の仕方と基本的なマナーについてのポイントや注意点
現代では必須となっているビジネスメールのマナーの知識。メールは、いかに相手へ分かりやすく伝えられるかが重要となり、あなたの文章力でどれだけスムーズにメールのやりとりができるかが変わってきます。
ビジネスシーンでは、メールは日常的に使用されるので。正しいマナーと文章力を身につけておきたい業務の中のひとつです。ビジネスメールの基本的なマナーや、メール作成時のポイントや注意点を覚えておきましょう。
ビジネスメールでのマナーは重要
コロナウイルスの影響後、テレワークを取り入れながら運営している会社も多々出てきました。会社に出勤している方でも、メールや電話のやりとりを行う方もおり、メールでのやりとりが増えてきています。
表情や感情が伝わりにくいメールは、何気ない言葉ややり取りでも相手に不快な思いをさせてしまう事もあります。相手との信頼関係を崩してしまわないよう、きちんとビジネスメールのマナーを心得ておきましょう。
ビジネスメールの基本的な構成
どのような内容のビジネスメールでも、ある程度構成は同じです。基本的な構成を覚えておくと、便利ですよ！
件名
件名は一目見ただけで内容がわかる件名にしておきましょう。
宛名
宛名は会社名・部署名・役職名・フルネームを誤字脱字が無いよう正しく入れましょう
名前と挨拶
お手紙では無いので、時候の挨拶などは入れず、簡単に挨拶を済ませましょう。
例：「いつも大変お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。」
内容
「〇〇についてご報告します」など、まずは内容について簡単に説明をします。
日程などの詳細
内容に記載した件について詳しく記載します。詳細が多い場合は箇条書きにすると分かりやすくなります。
結びの挨拶
最後に「ご不明点などございましたら、お気軽にお問い合わせください。よろしくお願いいたします。」など結びの挨拶を入れましょう。
署名
最後に、必ず署名を入力してください。
上記が基本的な構成となります。どのような内容のメールでも、この構成を覚えておくと分かりやすく相手に伝える事ができますよ。
ビジネスメールの基本的なマナー
ビジネスメールの基本的なマナーはどの企業でも必要になる知識になります。社会人になればメールでやり取りする機会も増えてくるため理解しておきましょう。
取引先やお客様との打ち合わせ・訪問後
取引先やお客様との打ち合わせや訪問、会食などがあった場合、終わった後に必ずお礼のメールを入れましょう。一言お礼のメールを入れておくだけでも印象はかなり良くなります。
メールを送るタイミングですが、取引先やお客様と解散した後、翌日までに送るのが基本的です。会社に戻ったタイミングなどで、送るといいでしょう！
打ち合わせ・訪問後のメール例文
『先ほどは、お忙しい中貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。〇〇のお話、詳しくお伺いでき大変参考になりました。
今後は、〇〇の方向で進めさせていただければと思います。今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。』
上記のように、当日のお礼とお話しした内容を簡単にまとめるようなメールになると丁寧です。
メールの返信は１営業日以内に返信
取引先やお客様からいただいたメールは、必ず１営業日以内に返信するように心がけましょう。打ち合わせ後に相手から連絡が来てないかチェックすると良いでしょう。
すぐに返事ができないような内容の場合、そのままにしておくのではなくメールを受け取った旨と、いつまでに回答できるという内容で取り急ぎメールを入れておくと先方も安心します。
返信メールの例文について
『〇〇の件、承知いたしました。すぐにご回答ができず申し訳ないのですが、○日までにご回答いたしますので、今しばらくお待ちいただけると幸いです。今後ともよろしくお願い申し上げます。』
すぐに回答できない事への謝罪、もしくは「社内で確認した上で○日までに返信いたします」など、すぐに回答ができない事を伝え、いつまでに回答ができるかも必ず記載しておきましょう。
お願いのメールは理由と内容を分かりやすく
取引先やお客様などへお願いをする機会もあります。お願いのメールは、慎重に文章を考えないと、相手に不快な思いをさせてしまう恐れもあり注意が必要です。
誠意が伝わるよう、お願いする理由をきちんと伝え、内容を分かりやすいよう明確に伝えるよう心がけましょう。
お願いのメール例文について
本日は、○○〇〇○についてご相談したく、ご連絡いたしました。〇〇プロジェクトにつきまして、現在××の理由で××のような状況となっております。
つきましては、貴社へ〇〇をお願いする事は可能でしょうか。お忙しい中お手数をおかけしてしまい大変恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いでございます。
ビジネスメール作成のポイントや注意点
取引先やお客さまなどに送信するビジネスメールの作成時には注意する事やポイントがいくつかあります。使いすぎてはいけない言葉などもあるので見ていきましょう。
「お世話になっております」は乱用しない
メールの挨拶の文章として便利な言葉が「お世話になっております」という言葉ですが、この言葉はあまり関わりのない相手には不自然なので使用しないように注意しましょう。
あまり関わりのない方や、初めてメールを送る相手には[なっております」という継続的な言葉ではなく「お世話になります。」と挨拶をすると良いでしょう。
「様」「御中」の使い方には注意する
間違っている方も少なくはない「様」や「御中」は、正しい使い方をしましょう。この事は、メールだけではなく手紙などでも同じルールとなっていますので、理解しておきましょう！
様や御中の正しい使い方は以下の通りです。
- 会社宛に送る場合：〇〇株式会社 御中
- 部署宛に送る場合：〇〇株式会社 〇〇部署 御中
- 個人宛に送る場合：〇〇株式会社 〇〇部署 〇〇 〇〇 様
間違っている使い方は以下の通りです。
- ×〇〇株式会社 御中 〇〇 〇〇 様
- ×〇〇株式会社 〇〇部 〇〇 〇〇 御中
様と御中の併用は敬称が２重になってしまっているため、不適切となり、氏名の後に「御中」を付けるのも不適切です。個人宛の場合、「御中」は使用せずに氏名の後に「様」を付けるようにしましょう。
担当者がわかっている場合は必ず記載を
対応していただける担当者の名前がわかっているのに、メールを御中で送ってしまうのはNGです。「この担当者は頼りないから部署全体宛で送った」と伝えているのと同じになりかなりの失礼にあたります。
メールの内容について、対応していただける担当者がわかっている場合は、必ず担当者の氏名まで入れておくのが正しいビジネスメールのマナーです。
メールでは「貴社」が正しい
「御社」と「貴社」で悩む方もいらっしゃいますが、どちらも正しい使い方があります。
- 御社＝電話などの口言葉で話す時に使います。
- 貴社＝メールや手紙などの書き言葉の時に使います。
ですので、ビジネスメールの時は「貴社」を使用するようにしましょう。
使ってしまいがちな間違っている言葉
つい、使ってしまいがちな言葉の中には目上の方へ使うべきではない言葉もあります。間違いだと気づかず使い続ける方もいるので注意してくださいね。
- ご苦労様です。
- 了解しました。
特に上記の２つは、メールでも使用してしまいがちな言葉です。目上の方に使う場合、この２つの言葉は使用しないよう気をつけましょう。「ご苦労様です」は「お疲れ様です」に置き換えても問題ありませんが、
- いつもお世話になっております
- お世話になります
- 先日はありがとうございました
など、別の言葉に置き換えると当たり障りがなく良いです。「了解しました」は「承知いたしました」や「かしこまりました」を使用しましょう。
急用の場合は、メールはNG
早急な返信が必要な時など、急を要する際に、メールの返信を促してしまうのは、マナー違反です。急ぎの連絡で、すぐに返信が欲しい場合は電話などメール以外の方法で連絡をするようにしましょう。
相手に失礼のないメール作成を
ビジネスマナーの中でもメールのマナーはコロナ禍以降、会社内での営業や運営の方針の変更や、働き方改革などの影響もありこれからの社会でかなり重要となってくるマナーでしょう。
ビジネスマナーの基本と注意点、ポイントをチェックしながらメールを作成し、相手に失礼のないようなメールの文章を作れるようにしておきましょう！
