旅費計算書とは何？出張の目的や明細を明確に！加えたい項目を記入例を参考に解説

プライベートなどではなく、仕事としてさまざまな出張を行なう方もいるでしょう。地方や海外…といったように旅費がかかる出張になる場合もあるはずです。自腹などではなく基本的には会社側がそれらの旅費を支払ってくれます。

この時に提出しないとならない書類が旅費計算書です。普段から旅費計算書を作成していない…という方はどうやって作成するか困惑してしまうことでしょう。ここでは、旅費計算書の作成の仕方について考えていきます。

旅費計算書とは何？

旅費計算書とは、旅費を計算し、細かく記載する明細書のような書類です。旅費計算書ですので、目的は自分がわかるように…というよりは、会社側など支払いを行なう側へと差し出す書類と考えた方がよいでしょう。旅費計算書は、旅費精算書といわれることが一般的であり、ここに記載された金額を会社側が支払います。

どこまでを清算ができるか

旅費計算書を作成する上で重要なことはどこまでを清算してもらえるのか、さらに不透明ではなくしっかりと何にどのくらいかかったのか…ということを記載しておかないといけません。トラブルに発展したり、清算してもらえない…ということ起きぬよう、細かな部分までしっかりと旅費計算書を作成するようにしてください。

旅費計算書を作る前に

旅費計算書を作成する前に、ある程度しっかりとポイントを作成しておくことが重要です。旅費計算書は、自らが使用した料金を記載する書類。相手側にそれらを全て支払ってもらうように作成するものです。

雑に項目を作り、ざっくりと交通費用を多くもらうなどそういったことをすると横領にもなりかねません。旅費計算書を作成する前は旅費計算書を正しく作るためのコツについて考えておく必要があるのではないでしょうか。

領収書について

旅費計算書を作成し提出した後、トラブルになりやすいのが領収書の有無です。領収書の原本添付などが義務づけられている会社がほとんどであり、紛失してしまった…ということが続くと信用を大きく失ってしまいます。

公共の移動手段であれば求められないこともあるのですが、ホテル代や飲食代、何らかの必要経費などは領収書無しでは認められなかったり、面倒な手間がかかることがあります。

旅費計算書において領収書は、請求を行なう証明となります。面倒ではありますが、必ず旅費計算書は添付できるよに全てを取っておくように努力をしてほしいと思います。

旅費計算書に加えたい項目は？

旅費計算書を作成する際、どういった書き方をすればよいか分からずに悩んでいる方もいると思います。法律で様式が定められているわけではありませんが、旅費計算書を作成する上ではある程度、定められた項目に記入していくことが重要になります。旅費計算書を作る上のベースになりますので、基本ということで覚えておきましょう。

旅費計算書の項目

旅費計算書を作成する際、加えておくべき項目は申請日や氏名、そして所属部署なのです。誰の旅費計算書であるのかハッキリさせないことには始まりません。基本的な部分ですので、書き漏れのないように旅費計算書を作成するようにしてください。

出張の目的を明確に

重要になってくるのが出張期間に出張先、出張の目的です。どんな目的でどのような場所にどの程度の期間行くべきか。そういった部分を旅費計算書には記載するようにしましょう。宿泊先や移動経路、日当、何らかの経費などを作成できる欄を作成しておくと安心です。最終的な合計金額、捺印欄などもあるとよいでしょう。これらを基本に、旅費計算書を作成しておくと安心です。

旅費計算書の例文は？

実際に使われている旅費計算書を一例にした例文をご紹介していきます。旅費計算書は基本的には会社に提出する文書となるため、できるだけ細かく記入できるように枠を作っておくと便利です。左上部分には旅費計算書という表題を作成します。どういった文書であるのか分かりやすくするために、大きく太い文字で旅費計算書を作成することが求められるでしょう。

右上部分は、旅費計算書の右上部分には、さまざまな部署の関係者が旅費計算書を確認し、印を押せるような欄を並べて上手に作成します。その企業の方針があるのでそれに従った形が理想的です。

旅費計算書を作成した日付を記載後、自らの所在について記載していきます。氏名や所属、さらに出張先と出張期間です。令和○年○月○日という形で記載していきます。

旅費計算書の明細は？

旅費計算書を作成する際、もっとも重要視されるのが明細です。交通費などは、枠をしっかりと作って○月○日支払先、支払事由といった形で書き込めるようにします。交通費という欄を作り最終的に合計金額を導きだせるようにしてください。

下部には、日当と宿泊費の欄を作り、日数と単価、宿泊地、施設などを記入できるようにします。泊数に単価、金額などが必要です。雑費などが請求できるのであればその欄もあってもいいでしょう。明細があまりにも多い場合は別紙対応なども可能か聞きます。

領収書を貼付ける場合もあるので、それらの書類はどういったように作成するかも経理などに相談しておくと便利です。

旅費計算書のテンプレート

旅費計算書を作成する際、前述したような内容で基本的には問題ありません。会社によってもその体裁は変わってくるでしょうし、ゼロから作成するというのも大変面倒なこともあるかもしれません。役立つのが旅費計算書のテンプレートです。インターネット上には、数多くの旅費計算書のテンプレートが存在しており、サイトに無料登録するだけで利用することができることもあります。

既存の旅費計算書のテンプレートであれば、難しくいろいろと考えることなく、手早く旅費計算書が作成できるので便利です。PDFなどではなく、ワードやエクセルテンプレートがおすすめ。自社の体裁に合わせてアレンジできるなど、使い勝手が広がるはずです。旅費計算書を作成する際は旅費計算書のテンプレートを利用するなど、工夫をしながら作成をしてみていかがでしょうか。

旅費計算書は虚偽無く記載する

旅費計算書は、領収書などが必要ではあるものの、基本的には信用取引のようなところがあります。できるだけ、会社側からの信頼を損なわぬよう、細かく細部にまでこだわって旅費計算書を作成すべきです。テンプレートなどもうまく活用し、見やすく信頼される旅費計算書の作成を心掛けることが大切でしょう。