会議スケジュールの作り方やアジェンダとレジュメの違いは？作成時のポイントとは

会議の進行役に選ばれた際に、作成しなければいけない書類が「会議スケジュール」です。会議に参加した際に「今お手元に配られた、アジェンダを参考に会議を進めていこうと思います。」などの言葉を聞いたことがありませんか？

アジェンダ＝会議スケジュールという事なのですが、アジェンダを元に会議を進めて行くため、作成者は今回の会議をどう進行していくかを考え、記入していかなければいけません。会議スケジュールについて、使い方や作り方のポイント、注意点をまとめています。

会議スケジュールについて
会議スケジュール作成時のポイント
会議スケジュールの作り方
- 基本必須項目
- その他項目

会議スケジュールについて

会議スケジュールの使い方

会議では、話が議題から大幅にずれてしまいがちで、時間もかかってしまう事もしばしば…。会議スケジュールは、会議をより円滑に進めるために、議題を設定しそれぞれ時間制限を設定した物を記載し、それを参考に会議を進めるために作成されています。

会議の進行役が作成しなければいけません。ビジネス用語で【アジェンダ】と呼ばれています。

アジェンダとは？

アジェンダ（agenda）とは、日本語に翻訳すると【議題】と言います。会議についてのスケジュールで、アジェンダを用いて会議をするとスムーズに進める事ができます。

アジェンダとレジュメ

似たような意味で、使用されている言葉が「レジュメ」です。アジェンダとの大きな違いはアジェンダはこれから行う会議の議題をまとめている書類で、レジュメは「要約」という意味で、決まっている内容の要約をまとめている書類という事です。

作成時の注意点とは？

基本項目については、会議スケジュールを作成するにあたり必ず必要となる項目です。必ず記載するようにしましょう。

見やすい様に作成する

見やすい様に、文字サイズやフォントを揃えるようにしましょう。文字サイズは少し大きめに設定しておくことをおすすめします。フォントは一般的には「明朝体」や「ゴジック体」が利用されています。

内容は簡潔かつ明確に

会議のスケジュールをお知らせするためのモノなので、具体的な内容は記載しなくても良いです。大切なのは、【会議の目的】【報告内容】【議題】ですので、この内容を優先的に記載するように心がけましょう。

会議スケジュール作成時のポイント

配布のタイミング

会議スケジュールの提出のタイミングは会社や会議の内容によって様々ですが、基本的には、会議当日ではなく、前日までに提出しましょう。会議当日までに用意するモノや資料がある場合は、早めに報告しなければいけません。

配布方法ですが、会議スケジュールの内容をあらかじめメールで送信する事をおすすめします。早めに提出する事で会議参加者は議題内容を把握でき、事前に質問や意見をまとめる事ができます。

時間配分を決める

会議で一番嫌がられるのが、だらだらとした長い会議や、終了予定時間を大幅に過ぎてしまう事です。これは、ひとつの議題に対して設ける時間設定をしていない為に生じてしまう問題です。

会議時間を約１時間30分で２つの議題がある場合は、早く解決しそうな議題を少し短くとり、

14：00～14：20　○○についての話し合い

14：20～14：40　○○についてまとめ結果

14：45～15：10　○○についての話し合い

15：10～15：20　○○についてのまとめ結果

15：20～15：30　次の打ち合わせについて日程を組む

のように、各議題の制限時間を設けましょう。ここで重要になるポイントが、時間配分の方法です。時間がかかる議題なのに、時間が短すぎてしまうと結論が出ないまま会議が終わってしまい、次回再会議となってしまい、迷惑をかけてしまいます。

会議の時間は少し長く余裕をもって設定し、議題に関しても少し長めに、長くなりそうな議題は特に長めに時間配分しましょう。

会議のルール

会議を始める前に、この会議でのルールを決めておきましょう。会議は会議参加者の意見が最も大切と言えます。意見が全くないと先に進めません。

【1つの議題に対して最低1つの発言を要する】などのルールを決めておくと、スムーズに会議を進める事ができます。