在職証明書は誰が作る？依頼分の書き方やメールか手紙で依頼できるその方法とは

社会に出る際、さまざまなシチュエーションで数多くの書類の提出が求められることがあります。新社会人になったり転職した際などに多く必要になるため「知らない」ではすまされないことも多いようです。

そんな数ある書類の中で「在職証明書」を求められることがあります。一体、在職証明書とは何なのでしょうか。在職証明書の書き方やテンプレート、さらに依頼方法などについて考えます。

在職証明書とは？

在職証明書とは、どういった場所に在籍しているのかを証明する書類です。在職証明書が必要となるシチュエーションは多く、さまざまな人が在職証明書を求められることがあります。

再就職先の企業から今現在在籍している企業の在職証明書を求められる場合。金融機関などからローンを申込んだ際に求められる場合、さらに認可保育園などに求められることもあるようです。

公務員への転職をする場合、経歴詐称などがないように在職証明書が求められます。外国人労働者のビザ申請・更新など、そういった場合にも求められることになるでしょう。

一口に在職証明書とはいえかなりのシチュエーションで求められることがわかります。

在職証明書は、求める側ではなく求められる側が作成することになります。在職証明書を欲している側が勝手に作ることはできないので、必ず相手先に相談して作ってもらうようにしましょう。

在職証明書を作る場合はある程度のフォーマットに則って作成すれば問題ありません。難しいこと、オリジナリティなどは求められる書類ではありませんので、定められている部分だけをしっかりと記載するだけで大丈夫です。

在職証明書の書き方としては在職者の氏名、性別を記載しましょう。その後に生年月日と住所、採用年月日を記載していきます。雇用形態や雇用期間、職場での地位や仕事内容についても記載すると丁寧でしょう。

終了形態や勤務日数に勤務時間、勤務地、さらに重要なのが給与支給額。ローンの時などもそうですが、新しく転職する会社が待遇を決める時にもっとも注目する点です。そのほか、申請者の希望欄に作成側の会社の証明印となります。

在職証明書を作成する際、とても近しい間柄だった場合は電話などで済むでしょうが、基本的には依頼文を作成する必要があります。作成する側も勝手に発行するわけにはいかないので、しっかりと公的に依頼文があることで着手することができると考えられます。

在職証明書の依頼文は、基本的にはメールか手紙となります。担当となる部署に繋いでもらい、依頼文を発行しましょう。書き方としては、在職証明書の依頼文の発行依頼という件名をつけて送りましょう。

○○会社○○担当者さまという感じで相手の名前を出汁、この度は在職証明書を発行することになった…という理由を付け加えて進めてください。

季節の挨拶をしたり余計な私事を挟んだり、経理部への感謝などは不要です。退職証明書ではありませんので、感謝の気持ちをここで伝えると相手に不信感を持たれてしまうでしょう。

簡潔に在職証明書の依頼をした後、「なお、在職証明書には、以下の項目を記載していただけると…」という流れで、自ら希望する項目を記載してもらうようにしてください。

在職証明書を依頼する場合ではなく、自分が担当して作成しなければいけない…というシチュエーションもあるでしょう。どういったように作ればよいか悩んでしまうかもしれません。

在職証明書は公的な文書ですので難しい項目をたくさん記載したり、私的なことを記載するような必要はありません。最低限の項目を記載し、それに則って作成していけば問題はないでしょう。

相手が希望することだったり、相手が求められているシチュエーションによってもその記載内容が変わってきます。ビザであれば相手は外国人ですし、保育園、転職先が求めていることなどさまざまなシチュエーションがあります。

どれも一概に、同じような在職証明書出会った場合は再提出を求められる可能性もゼロではありません。ネット上でフォーマットがしっかりと用意されているテンプレートを利用するというのも便利でしょう。

在職証明書は求められているもの、そして相手が希望する項目だけを作れば問題ありません。よりシンプルに、見やすいものを作れるようにテンプレートなどを駆使して作ってみましょう。