在庫証明書とは？保管期間や書き方と作成時の注意点や記載項目など使い方の説明

倉庫運営をしている会社で良く使用されている書類の一つが在庫証明書です。在庫証明書は本来の在庫の持ち主に在庫数を知らせるための書類として使用されています。

他にも社内倉庫の在庫を確認する際にも在庫証明書は使用されています。在庫を抱える業種でない場合は必要ない書類ですので、こういった書類がある事を知らない方が多いです。

これから就職する方や転職する方へ、在庫証明書についてご紹介いたします。

在庫証明書の使い方について

在庫証明書とは？

在庫証明書は、文字通り在庫を証明するために使用される証明書です。沢山の在庫を抱えている会社にとっては、少し大変な作業となりますが、決算時に使用されたり、お客様から要望された際に発行します。主に倉庫会社でよく作成されている書類です。

在庫証明書の必要性

決算の際に必要となる書類が、在庫の数量を証明する書類です。決算時には棚卸表を作成し経理へ提出するのですが、在庫証明書を提示する事で棚卸表作成の手助けとなります。

在庫証明書の保存期間

会社で作成される書類には法律でそれぞれ保存期間を義務付けられています。在庫証明書は、取引に関する帳簿や決算に関して作成された書類に当てはまりますので、保存期間が7年とされています。

7年たつと処分可能となりますので、保存する際には作成年月日を記入しておくことをお勧めします。

在庫証明書と在庫管理表の違い

双方あまり違いはなく、在庫管理表を在庫証明書として提出を求める会社も存在します。法的にも決まっておりませんので、どちらかの管理でも大丈夫なのです。

他社から発行依頼が来た場合について

• 他社の商品を預かり仕事をしている場合
• 倉庫を貸している場合
• 他社の在庫を一時的に保管している場合

上記のような状況の場合、先方から「現在までの在庫を証明できる、在庫証明書を作成してほしい」と頼まれる事があります。先方が直接確認できればいいのですが、上記のような場合、管理を預かり人に任せている所が多いため、発行依頼が来た場合は作成しなければいけません。

在庫証明書は、決算で使用される大切な書類です。在庫管理表のように、現物を確認せず数字を打ち込むのではなく、必ず目視で確認し、正しい数量を記入するようにしましょう。

在庫証明書作成時の注意点

在庫証明書の書式の確認

在庫証明書の書式や記載事項は会社によって決められている場合があります。

• コンピューターによる電算処理で発行する事
• 鉛筆での記入は禁止
• 在庫証明書に記載する日付は在庫の確認した日付を記入する
• 重量の端数は切り捨てとする。

上記のような決まり事が無いかを事前に確認し、作成する必要があります。先方に決まったひな形がある場合は、そのひな形を使用して作成しましょう。

電子データについて

コンピューターが普及していて、電子化していることが沢山ある中で在庫証明書の電子化も近い将来あるかもしれません。現時点では電子データによって在庫証明をする事は書面によるものと同等とみなされておらず、別途書類の添付をしないといけない場合があります。

会社によっては、電子データによる提出は禁止されている場合もあります。別途書類を作成する手間もありますので、書面での提出をおすすめします。

押印について

在庫証明書は、証明するための書類なので押印が必要となります。在庫を確認した担当者の押印と、倉庫の責任者の押印、さらに会社角印があれば押印しましょう。

控えについて

作成後は必ず自社の控えとしてコピーを取り、自社でも保管できるようにしておきましょう。コンピューター内での保管も可能です。

在庫証明書の作り方について

在庫証明書の記載項目

表題

表題はわかりやすいように「在庫証明書」としましょう。

保管を証明する文章

「〇年〇月〇日　現在下記の通り保管していることを証明いたします」のような文言を入れておきましょう。

商品名

それぞれの商品名を記入しましょう。商品ナンバーや同じ商品の種類がいくつかある場合は、商品ナンバーと商品の種類も記入しておきましょう。

単位

単位の表示はとても重要で、いくつか単位がある場合、それぞれに単位を付ける必要があります。すべての単位が「個」の場合は、タイトルを【個数（個）】と記入しておくと、すべてに「個」を付ける手間が省けます。

それぞれ単位が違う場合、単位の欄を作成しておかないと、先方の確認者も分かりづらくなってしまいます。

＿＿＿＿＿＿＿＿＿

|　単位　|　数量　|

＿＿＿＿＿＿＿＿＿

|　kg　　|　５　　|

＿＿＿＿＿＿＿＿＿

|　個　　|　４　　|

＿＿＿＿＿＿＿＿＿

このように単位を分ける事で、集計もしやすくなります。

確認はしっかり行う

万が一数量のミスが発覚した場合、信用を失ってしまう事になってしまい、先方に迷惑をかけてしまう事にもなってしまうので、ミスが無いよう、確認はきっちり行いましょう。

在庫証明書の作成は断れる？

在庫証明書は、法的に義務づけられていませんので、先方との契約の際、条件次第で在庫証明書の作成を頼まれたとしても拒否する事が可能です。在庫証明書の作成を断る事が難しい場合は、在庫証明書を作成する旨が書かれている契約書にサインした場合です。

在庫証明書の作成をすると合意し、サインをしたという事ですので、これを後に「やっぱり作成できない」と断る事は難しいでしょう。在庫を預かる際は、在庫証明書についても話し合いをする必要があります。

在庫は預かるが、在庫管理は一切しませんとしている会社もあります。あまり負担が増えてしまうのが嫌な場合は、初めからそういった決まりを決めておくことをおすすめします。

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在庫証明書は、会社で特に決められた様式が無い場合、自身で作成をしなければいけません。沢山の在庫を数えなければいけない場合、ひな形の作成に時間を取っていられません。

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